مدیریت دقیق ساعات کار و شیفتهای پرسنل، یکی از ارکان اصلی هر سازمان به شمار میآید. نرمافزار اتنسی با ارائه امکان تعریف انواع شیفتهای کاری، از جمله شیفتهای ثابت، چرخشی، و گذر از نیمه شب، ابزاری قدرتمند در اختیار مدیران قرار میدهد تا به صورت دقیق و کارآمد برنامهریزی نیروی انسانی را انجام دهند. در این بخش، به صورت جامع به نحوه تعریف شیفتهای مختلف در نرمافزار اتنسی پرداخته خواهد شد.
مفاهیم مربوط به شیفت
قبل از پرداختن به نحوه تعریف شیفتهای کاری در سامانه اتنسی، ضروری است برخی اصطلاحات مرتبط با این موضوع را بررسی کنیم. در کل شیفت کاری به برنامهای منظم گفته میشود که طی آن کارمندان در ساعات مختلفی از شبانهروز به فعالیت میپردازند. این برنامهها میتوانند متنوع باشند؛ از شیفتهای ثابت هشتساعته تا شیفتهای چرخشی که در آن کارمندان به صورت دورهای در شیفتهای مختلف مشغول به کار میشوند.
شیفتهای ثابت
شیفتهای ثابت به سادگی و به صورت مستقیم در سامانه اتنسی قابل تعریف هستند. این نوع شیفتها معمولاً شامل ساعات کاری مشخصی مانند ۹ صبح تا ۵ بعدازظهر هستند.
شیفتهای گذر از نیمهشب
شیفتهای شبانه یا شیفتهایی که از ساعت ۲۲ تا ۶ صبح ادامه دارند، از نظر حقوق و مزایا قوانین خاص خود را دارند. این نوع شیفتها معمولاً در مشاغلی مانند بیمارستانها، آتشنشانی و مراکز درمانی شبانهروزی رایج هستند. قانون کار تعیین میکند که شیفتهای شبانه باید به صورت چرخشی بین کارمندان توزیع شود.
شیفتهای چرخشی
شیفتهای چرخشی یکی از رایجترین انواع شیفتهای کاری هستند که در آنها کارمندان به صورت دورهای در شیفتهای مختلف مشغول به کار میشوند. این نوع شیفتها معمولاً در کارخانجات تولیدی بزرگ مورد استفاده قرار میگیرند. شیفتهای چرخشی میتوانند به صورت ۲۴-۲۴ یا ۴۸-۲۴ و یا به صورت دورهای تغییر کنند.
شیفت ساعتی
شیفت ساعتی یک نوع شیفت پیشفرض در سامانه اتنسی است که قابلیت ویرایش ندارد. این شیفت صرفاً کل ساعات حضور کارمند در طول روز را نشان میدهد و برای محاسبه مواردی مانند اضافه کاری، مرخصی و ماموریت مورد استفاده قرار نمیگیرد. حقوق کارمندان در این شیفت صرفاً بر اساس ساعات کارکرد آنها محاسبه میشود.
چگونه در اتنسی شیفت تعریف کنیم؟
برای تعریف شیفت ثابت در اتنسی لازم است از طریق نسخه وب وارد اکانت خود شوید و سپس مراحل زیر را دنبال کنید:
- در نوار آبی رنگ سمت راست و در بخش مدیریت گزینه “شیفت” را انتخاب کنید.
- روی دکمه “شیفت جدید” کلیک کنید و در صفحه باز شده و در تب اطلاعات پایه، اطلاعات خواسته شده که شامل موارد زیر است را وارد کنید:
- نام شیفت: در این بخش بخش نامی مانند شیفت روزانه برای شیفت خود تعیین کنید.
- شناوری: اصطلاحا بازه ی زمانی که کارمند میتواند از شروع شیفت تاخیر داشته باشد و در انتهای شیفت با اضافه کاری در همان روز جبران نماید شناوری نام دارد. به عنوان مثال اگر مقدار 30 دقیقه شناور داشته باشید و شیفت شما از 8 تا 12 باشد اما پرسنل 8.30 حضور داشته باشد موظف است تا 12.30 در مجموعه حضور داشته باشد. میزان شناوری مد نظر خود را در بخش مقدار شناوری به دقیقه وارد کنید.
- سقف اضافه کاری: سقف اضافه کاری برای سازمان هایی استفاده می شود که میزان اضافه کاری در سازمان برای کارمندان مشخص است. برای مثال اگر کارفرما نمیخواهد اضافه کار کارمندان در ماه بیش از 20 ساعت باشد باید این بخش را تکمیل کند تا اگر کارمندی بیش از زمان تعریف شده در محل کار حضور داشت، مازاد حضور محاسبه شود و دستمزدی به او تعلق نگید. زمان وارد شده در این بخش باید به ازای دقیقه در روز باشد.
- تلورانس: بازه ی زمانی که کارمند میتواند از شروع شیفت تاخیر داشته باشد و در صورت ثبت تردد در این بازه، تاخیر نادیده گرفته می شود، تلورانس نام دارد. این مقدار نیز باید بر حسب دقیقه وارد شود.
- سهمیه مرخصی روزانه : میزان سهمیه مرخصی وارد شده در این بخش، تنها به کسانی که عضو شیفت مربوطه هستند، تعلق میگیرد، که طبق قانون اداره کار 36 دقیقه در روز میباشد. این مقدار نیز باید بر حسب دقیقه در هر روز وارد شود.
- تعیین روز و ساعت شیفت: روزهایی که پرسنل برای این شیفت کاری موظف به حضور در محل کار هستند را تعیین کنید و ساعت آن را مشخص کنید. (در صورتی که پرسنل در تعطیلات رسمی تعطیل هستند، تیک گزینه تبعیت از تعطیلات رسمی را بزنید.)
- پس از انجام تمام مراحل گزینه ثبت را انتخاب کنید.
نکات مهم در ثبت شیفت در اتنسی
برای تعریف شیفتهای پیچیدهتر که ثابت نیستند، مانند شیفتهای چرخشی یا شیفتهایی که از نیمهشب عبور میکنند، لازم است با تیم پشتیبانی اتنسی تماس حاصل فرمایید.
با انتخاب تب مشمولین فعلی، پرسنلی که متعلق به شیفت تعریف شده می باشند را به شما نشان می دهد.(زمانی این قسمت پر می شود که اطلاعات پرسنل خود را به صورت کامل در منو پرسنل وارد کرده باشید)
تفاوت اصطلاح اضافه کار و مازاد حضور در این است که اضافه کاری زمانی به کار می رود که کارکنان سازمانبیش از سقف ساعت کاری عادی که 8 ساعت در روز است در محل کار مشغول کار باشند. اما مازاد حضور، بیش از سقف اضافه کاری تعیین شده است که در اتنسی که عمدتا شامل دستمزد نمی شود.
قانون حداقل پرداخت مرخصی سالانه در همه کشورها و سازمانها وجود دارد. کارگران برابر قانون کار در هر ماه 2.5 روز مرخصی در کارهای عادی طلب دارند که این عدد در سال ۱۹۲ ساعت که معادل ۲۶ روز است، میشود. به این مرخصی، مرخصی استحقاقی میگویند که چهار جمعه در هر ماه هم به آن اضافه میشود.
جمعبندی
در این آموزش، به طور جامع با مفهوم شیفت کاری، انواع مختلف آن و نحوه تعریف و پیکربندی شیفتها در سامانه اتنسی آشنا شدیم. با استفاده از ابزارهای قدرتمند اتنسی، میتوانید شیفتهای ثابت، چرخشی و گذر از نیمه شب را به سادگی تعریف کرده و به پرسنل اختصاص دهید. همچنین، میتوانید ویژگیهای مختلفی مانند شناوری، سقف اضافه کاری، تلورانس و سهمیه مرخصی را برای هر شیفت تعریف کنید.
