ثبت زمان حضور و غیاب اتوماتیک به طور گسترده ای توسط کارفرمایان مورد استفاده قرار نمی گیرد. تحقیقات نشان داد که ۲۰ درصد از صاحبان مشاغل کوچک و ۳۴ درصد از کارفرمایانی که تا ۱۹ کارمند دارند هنوز از ثبت زمان دستی استفاده می کنند. در دنیای دیجیتال امروز، این امر می تواند یک نقطه ضعف رقابتی برای کسب و کار ایجاد کند.
در اینجا برخی از مزایای کلیدی استفاده از نرم افزار حضور و غیاب برای اجرای روش های مؤثر تر ثبت زمان بررسی می شود:
صرفه جویی در زمان و هزینه
سیستم های مبتنی بر کاغذ وقت گیر هستند. همچنین امکان دارد که به دلیل مطابقت با تغییرات دولت و یا غیبت کارمند مربوطه پرداخت حقوق با تأخیر پرداخت شود. یک سامانه حضور و غیاب یکپارچه در مقایسه با یک سیستم دستی می تواند به طور مؤثری هزینه های مربوط به جمع آوری، مدیریت و ورود داده ها را کاهش دهد.
کاهش خطای انسانی
کارمندانی که از یک سیستم حضور و غیاب دستی استفاده می کنند ممکن در زمان مشخص اطلاعات خود را ثبت نکنند و با گذشت زمان نتوانند اطلاعات دقیق را ثبت نمایند. در نهایت زمان های کاری خود را حدس می زنند. چنین اشتباهاتی سبب می شود کارفرما برای زمان کار حقیقی پرداخت نداشته باشد.
اما سیستم حضور و غیاب اتوماتیک با وارد کردن مستقیم اطلاعات به سیستم حقوق و دستمزد این خطا را کاهش می دهد. گزینه های دیگر مانند تکنولوژی های بیومتریک، اپلیکیشن های تلفن همراه و… می تواند این خطا را کاهش و بهره وری کارکنان را افزایش دهد.
ثبت زمان حضور و غیاب از راه دور
کارمندان دورکار و یا کارمندانی که مرتب در سفر هستند، ممکن است برای ثبت زمان دقیق حضور و مسافت پیموده شده با مشکل رو به رو شوند. اپلیکیشن های ثبت مسافت از فناوری های تلفن همراه برای ثبت مسیرهای طی شده و حذف نیاز به ثبت دستی به روی کاغذ استفاده می کنند.
کارکنانی که قرار ملاقات های فردی با مشتریان را از راه دور تنظیم می کنند می توانند از ویژگی تقویم یکپارچه استفاده کنند که دقت در گزارشات را افزایش می دهد. این ویژگی همچنین تغییر بین تقویم کاری و شخصی را حذف کرده به بهبود تعادل بین کار و زندگی کمک کرده و از برنامه ریزی آشفته پیشگیری می کند.
افزایش بهره وری و رضایت شغلی
یک سیستم کارامد و دقیق، کارکنان را قادر می سازد تا تمرکز بیشتری بر مسئولیت های شغلی خود داشته باشند. کارکنان به جای پر کردن فرم ها و کنترل کردن چندبارۀ صحت آن ها، مطمئن خواهند بود که در زمان مشخص دریافتی خواهند داشت. این امر مقدار قابل ملاحظه ای از استرس و حواس پرتی را از محل کار حذف کرده و می تواند به بهبود رضایت شغلی کارکنان کمک کند.
به علاوه جایگزینی کاغذ با سیستم مدرن حضور و غیاب به کارکنان اجازه می دهد که تمرکز بیشتری بر مسئولیت های خود داشته باشند. همچنین سرپرستان می توانند اطلاعات ارزشمندی برای شناسایی و اصلاح امور مربوط به بهره وری به دست بیاورند.
افزایش امنیت اطلاعات حساس شرکت
همراه با تکنولوژی بیومتریک، می توان بر دسترسی کارکنان به اطلاعات و مناطق حساس نظارت نمود. می توان مشخص کرد که کدام مدیر و یا کارمند به اطلاعات حساس دسترسی داشته باشند. نه تنها این سیستم می تواند احتمال دسترسی کارکنان غیر مجاز به اطلاعات را کاهش دهد همچنین سیستم حضور و غیاب بیومتریک مانع از ثبت حضور همکاران به جای هم می شود. مزایای امنیتی سیستم حضور و غیاب بیومتریک که از تکنولوژی پیشرفته و تجهیزات بیومتریک استفاده می کند در عملیات روزانه شرکت ها ارزشمند است.