واحد سازمانی در اتنسی به بخش‌های مختلفی از سازمان اشاره دارد که هر یک دارای وظایف و مسئولیت‌های مشخصی هستند. تعریف دقیق واحدهای سازمانی، نقش مهمی در ایجاد یک ساختار منسجم و شفاف در سازمان ایفا می‌کند. در این مقاله، به صورت گام به گام به نحوه ثبت واحد سازمانی در این نرم‌افزار حضور غیاب پرداخته و نکات کلیدی مربوط به این فرآیند را بررسی خواهیم کرد.
چگونه واحد سازمانی در اتنسی تعریف کنیم؟
برای تعریف واحد سازمانی لازم است صاحب امتیاز از طریق نسخه وب وارد اکانت خود شود و سپس مراحل زیر را طی کند:
- از نوار آبی رنگ سمت راست و در بخش مدیریت “واحدهای سازمانی” را انتخاب کنید.
- در صفحه باز شده دکمه “افزودن واحد سازمانی” را بزنید و در صفحه باز شده موارد زیر را تکمیل کنید.
- نام واحد: در این بخش ، نام واحد مدنظر خود مانند واحد فروش، منابع انسانی، پشتیبانی و… را بنویسید.
- مدیر واحد: در بخش مدیر واحد از بین پرسنل ثبت شده، یکی را به عنوان مدیر انتخاب کنید.
- پرسنل واحد: در این بخش پرسنلی که قرار است در واحد موردنظر مشغول به کار باشند را انتخاب کنید.
- پس از انجام تمام مراحل دکمه ثبت را بزنید.
نکات مهم در ثبت واحدسازمانی
یک مدیر واحد نمی‌تواند مدیر دو واحد متفاوت باشد.
یک شخص، نمی‌تواند دو سمت داشته باشد.
فقط صاحب امتیاز دسترسی این قسمت را دارد.
جمع‌بندی
ثبت واحدهای سازمانی در سامانه اتنسی، گامی اساسی در جهت ایجاد یک سیستم مدیریت حضور و غیاب کارآمد و دقیق است. با تعریف دقیق واحدهای سازمانی و تعیین مدیران و پرسنل مربوط به هر واحد، می‌توان به سادگی گزارش‌های مختلفی از عملکرد پرسنل و واحدهای سازمانی تهیه کرد.
10 پاسخ
آیا امکان جابجایی یک پرسنل از یک واحد سازمانی به واحد دیگر بعد از ثبت اولیه وجود دارد یا باید اطلاعات قبلی حذف و مجدد ثبت شود؟
سلام وقت شما بخیر. بله، امکان جابجایی پرسنل بین واحدهای سازمانی در سامانه اتنسی وجود دارد و نیازی نیست اطلاعات قبلی را حذف کنید. کافیست وارد تنظیمات مربوط به واحد قبلی شوید و آن پرسنل را از لیست حذف کنید، سپس در واحد جدید، گزینه افزودن پرسنل را انتخاب کرده و فرد مورد نظر را به آن اضافه نمایید. این فرآیند به سادگی قابل انجام است و هیچ اطلاعاتی از عملکرد فرد نیز از بین نمی‌رود.
اگر بعدا ساختار سازمانی شرکت تغییر کرد، مثلا چند واحد ادغام یا حذف شدند، چطور باید این تغییرات را در اتنسی اعمال کنیم؟ اطلاعات قبلی پاک می‌شود؟
سلام. در سامانه اتنسی، شما می‌توانید با مراجعه به بخش مدیریت واحدها، واحدهای غیرضروری را غیرفعال یا حذف کنید و در صورت نیاز، واحد جدیدی تعریف کنید. هنگام حذف واحد، اطلاعات اصلی اولیه مثل سوابق حضور و غیاب پرسنل حذف نمی‌شود بلکه در سابقه کارمندان باقی می‌ماند. بنابراین جای نگرانی بابت از بین رفتن اطلاعات قبلی نیست. همچنین اگر ساختار جدید به صورت تفکیک شده باشد، می‌تونید واحدها را مجدد بر اساس تغییرات سازمانی ایجاد و تنظیم کنید.
ممکنه راهنمایی کنید که اگه بخوایم برای یک واحد خاص سطح دسترسی متفاوت برای مدیرش تعریف کنیم، تو اتنسی همچین قابلیتی داریم یا نه؟
سلام. در حال حاضر در سامانه اتنسی، سطح دسترسی مدیر واحد به طور پیش‌فرض تعریف شده و بر اساس نقش «مدیر واحد» محدود به دسترسی به اطلاعات پرسنل همان واحد است. اما اگر نیازمند دسترسی فراتر برای مدیر خاصی هستید (مثلاً دسترسی به گزارش‌های سایر واحدها یا مدیریت چند سطحی)، این مورد باید از طریق «صاحب امتیاز اصلی» و در بخش تنظیمات پیشرفته مدیریت نقش‌ها تعریف یا سفارشی‌سازی شود. اگر علاقه‌مند باشید، می‌تونید درخواست خودتون رو با تیم پشتیبانی در میان بذارید تا بررسی دقیق‌تری انجام بشه.
اگه ما یه واحد سازمانی برای پروژه خاص یا موقت تعریف کنیم، بعد از پایان پروژه امکان بایگانی یا آرشیو اون واحد وجود داره یا الزاماً باید حذف بشه؟ چون نمی‌خوایم اطلاعاتش از بین بره.
سلام و وقت بخیر. بله، در اکوسیستم اتنسی این امکان وجود داره که واحدهای موقتی و پروژه‌محور رو به جای حذف، «غیرفعال» کنید. با این کار اطلاعات حضور و غیاب، سوابق کارکنان و چیدمان قبلی محفوظ باقی می‌مونه اما اون واحد دیگه در عملیات جاری و گزارش‌های روزمره لحاظ نمی‌شه. این ویژگی مخصوصاً برای پروژه‌های مقطعی یا فازهای خاص از ساختار سازمانی کاربردی و انعطاف‌پذیره. سپاس از سوال خوب و دقیق شما.
ما چند پرسنل داریم که به‌صورت پاره‌وقت در دو واحد مختلف کار می‌کنند. آیا امکان تعریف چنین حالتی در اتنسی وجود داره که یک نفر به دو واحد تخصیص داده بشه؟
سلام وقت شما بخیر. سوال خیلی خوبی پرسیدید. فعلاً در سامانه اتنسی هر پرسنل فقط می‌تونه عضو یک واحد سازمانی باشه و امکان انتساب همزمان به چند واحد به صورت مستقیم وجود نداره. اما یک راهکار پیشنهادی اینه که با استفاده از گزارش‌های عملکرد و تغییرات شیفت، تفکیک کارکرد افراد در بخش‌های مختلف رو مدیریت کنید، یا هر مدتی یکبار اختصاص فرد به واحد مربوطه رو به‌روز کنید. ما همچنین این نیاز رو به تیم فنی منتقل می‌کنیم تا در آپدیت‌های بعدی امکان چندعضویتی بررسی بشه. ممنون از طرح دقیق دغدغه‌تون.