کلیه کاربرانی که قصد بهره‌گیری از سامانه اتنسی را دارند، باید مفاد این توافق‌نامه را به دقت مطالعه نموده و سپس اقدام به استفاده ویا ثبت نام کنند. بنابراین ثبت نام در سامانه و پرداخت صورت حساب در آن به منزله مطالعه و قبول شرایط خرید و عضویت و قوانین و مقررات مربوطه است.

سامانه اتنسی قادر خواهد بود که این قوانین را در هر زمان تغییر داده یا بروزرسانی کند. هر ویژگی جدید مانند انتشار ابزار و منابع جدید که برای بهبود و تقویت خدمات این سامانه افزوده شود مشروط به این قوانین خواهد بود. نقض هر یک از مفاد زیر می‌تواند به بسته شدن حساب کاربری اعضا منجر شود.

الف) تعاریف
سامانه اتنسی: سامانه حضور و غیاب آنلاین اتنسی شامل وبسایت www.atency.ir و www.atency.com و همچنین نرم افزار‌های موبایل این سامانه بوده؛ و کلیه حقوق آن نزد گروه مهندسی راهکار های نرم افزاری مکعب به شماره ملی 14012193907 محفوظ است.

کاربر: کلیه اشخاص حقیقی (فارغ از وضعیت ثبت نام آن‌ها) که از سامانه اتنسی به نحوی استفاده می‌کنند.

حساب کاربری شرکت: حساب کاربری (Tenant) که برای استفاده جمعی از کاربران (کارکنان یک شرکت یا کارگاه و یا اعضای هر گروه) از سامانه اتنسی ایجاد می‌شود که به اختصار حساب کاربری خوانده می‌شود.

کاربر صاحب امتیاز: عضوی از حساب کاربری شرکت که به عنوان نماینده و مالک قانونی آن حساب کاربری شناخته شده؛ و عهده دار کلیه حقوق و مسئولیت‌های اطلاعات، اعضا و تراکنش‌های مالی آن به حساب می آید.

کاربر عادی: عضوی از حساب کاربری شرکت که تحت نظارت صاحب امتیاز حساب کاربری اقدام به فعالیت نموده و موجودیت آن توسط کاربر صاحب امتیاز در سامانه ثبت خواهد شد.

ب) حساب کاربری شرکت
کلیه کاربران اعم از صاحب امتیاز و کاربران عادی برای استفاده از سامانه اتنسی باید دارای حداقل 16 سال سن و تابعیت جمهوری اسلامی ایران باشند. حساب های کاربری که با ربات ها یا دیگر روش های ثبت نام خودکار در سامانه اتنسی ثبت نام می شوند مجاز شناخته نمی شوند.
مسئولیت حفاظت از نام کاربری و کلمه عبور هریک از کاربران به عهده خود آن‌ها بوده و بدین‌ترتیب کاربران، سامانه اتنسی را از هرگونه خسارت یا آسیب برخاسته از عدم پیروی از این قانون امنیتی مبرا دانسته و کاربران تمامی مسئولیت را شخصا به عهده می‌گیرند.
کاربران عادی سامانه به واسطه صاحب امتیاز حساب کاربری ثبت نام خواهند شد؛ و بنابراین حذف، غیرفعال‌سازی، اعمال محدودیت و تغییر اطلاعات کاربری و سایر اطلاعات آن‌ها توسط صاحب امتیاز امکان‌پذیر خواهد بود.
صاحب امتیاز عهده دار تمامی محتوای ایجاد شده، داده های ثبت شده و فعالیت‌های انجام شده توسط کلیه کاربران آن حساب کاربری محسوب می‌شود.
کاربران در حین ثبت نام و تکمیل اطلاعات سامانه موظف هستند که شماره موبایل، اطلاعات فردی، نشانی اقامت‌گاه قانونی و سایر اطلاعات درخواستی را به طور صحیح و مطابق اطلاعات مندرج در مدارک شناسایی رسمی خود وارد نمایند؛ و مسئولیت هرگونه اطلاعات غیرصحیح متوجه صاحب امتیاز حساب کاربری خواهد بود.
در سامانه اتنسی، ارتباطات دیجیتال مانند دریافت اطلاعیه، ایمیل سیستمی، اعلان، پشتیبانی به‌شکل پاسخ به «تیکت» و… جایگزین روش‌های سنتی ارتباطات مانند فکس، تلفن، نامه و مراجعه حضوری است.

ج) حریم خصوصی
تمامی اطلاعات شخصی جمع آوری شده از کاربران، نزد سامانه اتنسی محفوظ خواهد بود و این اطلاعات تنها درجهت بهبود محتوا و کیفیت خدمات، مطابق با بند سوم این ماده مورد استفاده واقع خواهد شد.
سامانه اتنسی متعهد می‌شود که کلیه اطلاعات کاربران و حساب کاربری شرکت‌ها را تحت هیچ عنوان با غیر به اشتراک نگذارد. بدیهی است که در صورت نقض مفاد مقررات و یا درخواست رسمی مراجع قضایی و نهاد‌های ناظر دولتی، گزیده این اطلاعات در اختیار سازمان‌ مربوطه قرار خواهد گرفت.
اطلاعات جمع آوری شده توسط سامانه اتنسی تنها در راستای ارائه خدمات و محصولات، صدور صورت حساب، شناسایی و احراز هویت، ارتقاء کیفی خدمات، پژوهش، برقراری تماس با کاربران جهت ارائه مشاوره و خدمات پشتیبانی، اطلاع رسانی بروزرسانی ها و جشنواره ها توسط خود این سامانه به کارگیری خواهد شد.

د) پرداخت و عودت وجه
محاسبه هزینه خدمات سامانه اتنسی بر اساس تعداد کاربران و تعداد ماه های استفاده (نفر-ماه) بنا شده که جزئیات آن در صفحه تعرفه ها قابل مشاهده است. چنانچه میزان اعتبار نفر-ماه یک حساب کاربری منفی شود، حساب کاربری به عنوان بدهکار قلمداد شده و برخی از امکانات سامانه تا زمان شارژ مجدد اعتبار و تسویه بدهی محدود خواهد شد.
اطلاعات متعلق به ماه های پیش از اتمام اعتبار هر حساب کاربری، تا مدت 6 ماه پس از منفی شدن اعتبار آن حساب کاربری قابل دسترس خواهد بود. لذا در این فرصت 6 ماهه صاحب امتیاز بایستی اطلاعات خود را از سامانه اتنسی خارج نماید. بدیهی است که سامانه اتنسی پس از اتمام این زمان می‌تواند اقدام به حذف یا غیر فعالسازی حساب کاربری نموده و تعهدی در خصوص حفظ و نگهداری اطلاعات آن حساب کاربری نخواهد داشت.
تمامی قیمت‌ها بدون احتساب مالیات و عوارض اعلام شده و مبالغ مرتبط به این موارد حین پرداخت به صورت حساب افزوده می‌شوند.
پس از نهایی شدن خرید طرح انتخابی، از نظر قانونی امکان انصراف از خرید وجود نداشته، و امکان عودت مبلغ وجود نخواهد داشت.
فرایند پرداخت صورت حساب خدمات در سامانه اتنسی به شرح زیر است:
ورود صاحب امتیاز به حساب کاربری از طریق وب­سایت سامانه اتنسی
مراجعه به صفحه خرید بسته و انتخاب بسته اعتباری مورد نظر و صدور صورت حساب
اعمال کدتخفیف در صورت لزومپرداخت صورت حساب از طریق درگاه بانکی با استفاده از کارت‌های عضو شبکه شتاب
بازگشت خودکار به سامانه اتنسی و بررسی وضعیت پرداخت
بررسی وضعیت صورت حساب و اطلاع از میزان اعتبار حساب کاربری در صفحه گزارش مصرف سامانه
درصورت پرداخت ناموفق یک صورت حساب، صاحب امتیاز می‌تواند پیش از باطل شدن آن صورت حساب با مراجعه به صفحه گزارش مصرف اقدام به پرداخت مجدد آن نماید.

ه) حقوق معنوی
سامانه اتنسی از اسامی اتنسی، اتنسی کلود، ابر اتنسی، Atency، AtencyCloud استفاده می‌کند و مالکیت انحصاری و تمام حقوق مادی و معنوی این اسم، ایده‌های به‌کارگیری شده، محصول، سرویس و محتوای منتشرشده به هر شکل در وب‌سایت www.atency.com و www.atency.ir و تحت هر زیردامنه‌ی آن برای شرکت کیمیاگران سرزمین رایانه به شماره ملی 10260370998 محفوظ است و استفاده و بهره‌برداری از آن به هر شکل، برای پروژه‌ها و امور شخصی، تجاری و یا عام‌المنفعه، بدون مجوز کتبی از اتنسی غیرمجاز است.
رابط‌های گرافیکی، طراحی و تصویرسازی‌ها، اطلاعات و داده‌ها، کدهای کامپیوتری، متون آموزشی و دیگر عناصر تولیدشده‌ی سامانه اتنسی از مصادیق محتوای منتشرشده مذکور در بند اول این ماده هستند و هرگونه استفاده از آن بدون اجازه نامه کتبی از شرکت غیر مجاز خواهد بود.
شرکت کیمیاگران سرزمین رایانه در کشور ایران ثبت شده است و تحت قوانین جمهوری اسلامی ایران فعالیت می‌کند؛ لذا تمامی اطلاعات ایجاد شده در سامانه اتنسی باید مطابق با قوانین حقوق معنوی ایران باشند و هرگونه استفاده سوء، ثبت اطلاعات غیرواقعی و استفاده‌ای که موجب نقض قوانین ایران، عرف بین‌المللی اینترنت و قوانین و عرف نافذمحلی کاربران شود در سامانه اتنسی مجاز نبوده و مسئولیت آن متوجه سامانه اتنسی نخواهد بود.
سامانه اتنسی هیچ‌گونه ادعایی در مورد مالکیت معنوی محتوای ایجاد شده توسط کاربران نداشته و مالکیت معنوی تمامی اطلاعات ایجاد شده و فایل‌های آپلود شده متعلق به صاحب امتیاز حساب کاربری شرکت خواهد بود.

و) اختلال در خدمات و جبران خسارت
با پیش‌آمدن اختلال در بهره‌برداری کاربران از خدمات سامانه اتنسی، جبران خسارت تنها برای آن‌ دسته کاربرانی که اقدام به انعقاد قراردادهای سطح کیفیت خدمات (SLA) نموده اند انجام می‌شود. جهت انعقاد قرارداد SLA صاحب امتیاز حساب کاربری بایستی درخواست خود را از طریق مکاتبه رسمی و یا ارسال تیکت پشتیبانی به سامانه اتنسی اعلام نماید.
تسویه ریالی به‌عنوان جبران خسارت تنها برای کاربران مشمول قرارداد SLA انجام می‌پذیرد و برای استفاده از این امکان لازم است صاحب امتیاز نسبت به ارسال نامه‌ی رسمی یا ثبت «تیکت» در سامانه‌ی اتنسی با عنوان «درخواست خدمات اعتباری» حاوی گزارش‌ها و لاگ‌های سیستمی نشان‌دهنده اختلال‌های به‌وجود آمده، اقدام کند.
سامانه اتنسی در زمان پیش‌آمدن موارد ضروری و فورس ماژور مانند بلایای طبیعی، جنگ، شورش، اعتصاب، تحریم، قطعی اینترنت و ارتباطات داخلی و بین‌المللی، مسوولیتی در قبال انجام‌نشدن تعهدات خود ندارد، هر چند تلاش ما در کاهش آثار این موارد بر عرضه‌ی خدمات اتنسی به کاربران است.

ز) تغییرات در خدمات و قیمت ها
سامانه اتنسی مختار است در هر زمان و بدون اطلاع کاربر شرایط استفاده از خدمات خود را به طور کلی یا جزیی تغییر دهد و توصیه می‌شود برای آگاهی از آخرین نسخه‌ی این موارد مرتب به‌ این صفحه مراجعه شود. لازم به ذکر است که امکان غیرفعال سازی و حذف حساب کاربری همواره وجود داشته و صاحب امتیاز می‌تواند از طریق پنل حساب کاربری انصراف خود را از استفاده از خدمات سامانه اتنسی اعلام کند.
سامانه اتنسی می تواند در هر زمان اقدام به تغییر و یا قطع خدمات خود به طور کلی و جزئی به صورت موقت یا دائم با یا بدون اطلاع رسانی نماید.
حق تغییر قیمت‌های تمامی خدمات برای اتنسی محفوظ است. و اطلاع رسانی آن می‌تواند در هر زمانی از طریق ارسال ایمیل یا صفحه تعرفه‌های برروی وب­سایت صورت پذیرد.