در مراکز بهداشتی به دلیل تنوع مشاغل و شیفتهای کاری، تغییرات ناگهانی در برنامه کاری و…، چالش‌های حضور و غیاب کارکنان بیشتر است. به همین دلیل بسیاری از مراکز با روش‌هایی مثل پیاده‌سازی سیستم‌های حضور و غیاب الکترونیکی و ایجاد انگیزه در کارکنان تلاش کرده‌اند از پس این چالش‌ها برآیند. در این مقاله از وب‌سایت حضور و غیاب اتنسی به توضیح این چالش‌ها و روش مدیریت آنها می‌پردازیم؛ با ما همراه شوید.
چالش‌های مدیریت حضور و غیاب در مراکز بهداشتی درمانی
مدیریت دقیق و کارآمد حضور و غیاب کارکنان در مراکز بهداشتی درمانی، چالشی پیچیده و چند وجهی است که نیازمند توجه ویژه به ویژگی‌های خاص این محیط‌ها می‌باشد. این مراکز، با توجه به ماهیت خدمات‌رسانی خود، دارای الگوهای کاری متنوع و پیچیده‌ای هستند که از یک سو نیازمند انعطاف‌پذیری در برنامه‌ریزی و از سوی دیگر، مستلزم نظارت دقیق بر حضور کارکنان در زمان‌های تعیین شده می‌باشد. از جمله مهم‌ترین چالش‌هایی که مراکز درمانی در این زمینه با آن مواجه هستند، میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- تنوع مشاغل و شیفتهای کاری: مراکز بهداشتی درمانی، طیف گسترده‌ای از مشاغل را در خود جای داده‌اند که هر یک دارای شیفتهای کاری متفاوت و گاه نامنظم هستند. این تنوع، هماهنگی و برنامه‌ریزی برای ثبت دقیق حضور و غیاب را دشوار می‌سازد.
- تغییرات ناگهانی در برنامه کاری: وقوع حوادث غیرمترقبه، افزایش بار کاری ناگهانی و یا بیماری کارکنان، منجر به تغییرات لحظه‌ای در برنامه کاری می‌شود که مدیریت حضور و غیاب را پیچیده‌تر می‌نماید.
- اهمیت حضور مستمر در برخی بخش‌ها: در برخی بخش‌ها مانند اورژانس، حضور مستمر کارکنان در تمام ساعات شبانه‌روز ضروری است و هرگونه غیبت غیرموجه می‌تواند به کیفیت خدمات ارائه شده لطمه وارد کند.
- اهمیت حفظ حریم خصوصی: در عین حال که ثبت دقیق حضور و غیاب ضروری است، حفظ حریم خصوصی کارکنان نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. استفاده از سیستم‌های نامناسب می‌تواند به این حریم خصوصی آسیب رسانده و موجب نارضایتی کارکنان شود.
- مقررات پیچیده و متغیر: قوانین و مقررات مربوط به حضور و غیاب کارکنان در مراکز بهداشتی درمانی، پیچیده و در برخی موارد متغیر هستند که اجرای دقیق آنها را با چالش مواجه می‌سازد.
-
پراکندگی جغرافیایی واحدها: بسیاری از مراکز درمانی دولتی و خصوصی در چند نقطه‌ی شهری فعالیت می‌کنند و پایش دقیق ورود و خروج در هر واحد، به‌خصوص در شیفتهای شب، دشوارتر شده است.
-
نرخ بالای جابه‌جایی و نیروی قراردادی: در برخی مراکز درمانی، حدود ۳۰ درصد کارکنان به‌صورت قراردادی یا شرکتی مشغول‌اند که ثبات لازم را برای برنامه‌ریزی دقیق به وجود نمی‌آورد.
-
استفاده ناکامل از ابزارهای دیجیتال: با وجود راه‌اندازی سامانه‌های حضور و غیاب، در بسیاری از مراکز، همچنان گزارش‌گیری به‌صورت دستی یا نیمه‌خودکار انجام می‌شود که دقت را کاهش می‌دهد.
راه حل برای چالش های حضور و غیاب کارمندان در مراکز بهداشتی درمانی
برای حل مشکلات گفته‌شده، راهکارهای پیشنهادی زیر می‌تواند به‌صورت عملیاتی و قابل اجرا در مراکز درمانی داخل کشور پیاده‌سازی شود:
پیاده‌سازی سیستم‌های حضور و غیاب الکترونیکی
یکی از راهکارهای مؤثر برای مدیریت حضور و غیاب کارکنان، استفاده از سیستم‌های الکترونیکی است. سیستم‌های بیومتریک و نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین، به طور دقیق زمان ورود و خروج کارکنان را ثبت کرده و امکان دسترسی آسان به اطلاعات حضور و غیاب را فراهم می‌کنند. همچنین، با استفاده از این سیستم‌ها میتوان گزارش‌های مختلفی از قبیل میزان غیبت، تأخیر و اضافه کاری را تهیه کرد.
تعریف دقیق و شفاف قوانین و مقررات حضور و غیاب
تدوین قوانین و مقررات روشن و مشخص در مورد حضور و غیاب، از بروز مشکلات و سوءتفاهم‌ها جلوگیری می‌کند. این قوانین باید شامل مواردی مثل ساعات کاری، مرخصی‌ها، انواع غیبت و عواقب آنها، نحوه درخواست مرخصی و … باشد. همچنین، این قوانین باید به صورت شفاف به اطلاع تمام کارکنان رسانده شود.
آموزش کارکنان در مورد اهمیت حضور و غیاب
برگزاری دوره‌های آموزشی برای کارکنان در مورد اهمیت حضور به موقع و رعایت قوانین و مقررات، می‌تواند در افزایش آگاهی و مسئولیت‌پذیری آنها مؤثر باشد. در این دوره‌ها باید به کارکنان توضیح داده شود که چگونه حضور و غیاب آنها بر کیفیت خدمات‌رسانی و عملکرد کل سازمان تأثیر می‌گذارد.
ایجاد انگیزه در کارکنان
برای کاهش غیبت و افزایش انگیزه کارکنان، میتوان از روش‌های مختلفی مانند پاداش، تشویق و ایجاد جو مثبت در محیط کار استفاده کرد. همچنین، میتوان با برگزاری برنامه‌های تفریحی و جشن‌های مختلف، به ایجاد روحیه همکاری و تعامل در بین کارکنان کمک کرد.
انعطاف‌پذیری در ساعات کاری
در برخی موارد، ایجاد انعطاف‌پذیری در ساعات کاری می‌تواند به کاهش غیبت و افزایش رضایت شغلی کارکنان کمک کند. به عنوان مثال، میتوان برای کارکنانی که دارای مسئولیت‌های خانوادگی هستند، امکان دورکاری یا تنظیم ساعت کاری را فراهم کرد.
ارزیابی عملکرد و پاداش‌دهی بر اساس حضور و غیاب
یکی از راه‌های مؤثر برای تشویق کارکنان به حضور به موقع و رعایت قوانین و مقررات، گنجاندن شاخص‌های حضور و غیاب در سیستم ارزیابی عملکرد است. به این ترتیب، کارکنانی که عملکرد خوبی در زمینه حضور و غیاب داشته باشند، پاداش بیشتری دریافت خواهند کرد.
ایجاد ارتباط مؤثر با کارکنان
برقراری ارتباط مؤثر با کارکنان و شنیدن نظرات و پیشنهادات آنها، می‌تواند به شناسایی مشکلات و یافتن راه حل‌های مناسب کمک کند. همچنین، با ایجاد ارتباط صمیمی با کارکنان، میتوان به افزایش احساس تعلق آنها به سازمان کمک کرد.
مقایسه روش‌های سنتی و مدرن مدیریت حضور و غیاب در مراکز درمانی
در گذشته، مدیریت حضور و غیاب کارکنان مراکز درمانی عمدتاً به صورت دستی و با استفاده از ابزارهایی مانند دفترچه حضور و غیاب، کارت‌های حضور و غیاب و… انجام می‌شد. با پیشرفت تکنولوژی، روش‌های مدرن مدیریت حضور و غیاب، مانند سیستم بیومتریک و نرم افزارهای حضور و غیاب، جایگزین روش‌های سنتی شده‌اند که نسبت به روش سنتی برتری دارند. برخی از تفاوت‌های این دو روش برای حضور و غیاب کارکنان مراکز درمانی عبارتند از:
- دقت و صحت اطلاعات: در روش‌های سنتی، احتمال خطای انسانی در ثبت اطلاعات وجود دارد، در حالی که در روش‌های مدرن، اطلاعات به صورت خودکار و دقیق ثبت می‌شوند.
- سرعت و سهولت در ثبت اطلاعات: در روش‌های سنتی، ثبت اطلاعات زمان‌بر و مستلزم انجام کارهای دستی است، در حالی که در روش‌های مدرن، کارکنان می‌توانند با استفاده از ابزارهای الکترونیکی به سرعت و سهولت زمان ورود و خروج خود را ثبت کنند.
- دسترسی به اطلاعات: در روش‌های سنتی، دسترسی به اطلاعات جامع و دقیق دشوار است و نیاز به جستجو در اسناد و مدارک مختلف دارد، در حالی که در روش‌های مدرن، میتوان به راحتی و در هر زمان به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کرد.
- قابلیت تحلیل و گزارش‌گیری: در روش‌های سنتی، امکان تحلیل و گزارش‌گیری از داده‌ها وجود ندارد، در حالی که در روش‌های مدرن، میتوان با استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی، گزارش‌های متنوعی از جمله گزارش حضور و غیاب، گزارش اضافه کاری، گزارش مرخصی و… تولید کرد.
- هزینه: در کوتاه‌مدت، هزینه پیاده‌سازی روش‌های مدرن ممکن است بالاتر باشد، اما در بلندمدت، این روش‌ها با کاهش هزینه‌های پرسنلی و افزایش بهره‌وری، منجر به صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شوند.
تفاوت‌های کلیدی میان روش‌های سنتی و دیجیتال مدیریت حضور و غیاب
| ویژگی‌ها | روش سنتی | روش مدرن (دیجیتال) |
|---|---|---|
| دقت در ثبت داده‌ها | پایین، وابسته به خطای انسانی | بالا، خودکار و بی‌خطا |
| زمان موردنیاز برای پردازش | زیاد | بسیار کم |
| دسترسی به اطلاعات | دستی و زمان‌بر | آنی و از راه دور |
| تحلیل و گزارش‌گیری | بسیار محدود | پیشرفته و خودکار |
| قابلیت انعطاف در شیفت‌ها | ضعیف | قابل تنظیم براساس نیازهای شیفت |
| هزینه راه‌اندازی اولیه | کم | نسبتاً زیاد |
| هزینه عملیاتی در بلندمدت | بالا، به دلیل نیروی انسانی | پایین، به دلیل خودکار بودن |
جمع بندی
در مجموع، چالش‌های حضور و غیاب کارکنان در مراکز بهداشتی درمانی، ریشه در عوامل مختلفی از جمله پیچیدگی شیفتهای کاری، ماهیت پویای محیط کار، تنوع وظایف کارکنان و نبود سیستم‌های یکپارچه دارد. برای رفع این چالش‌ها، ضرورت دارد تا با بهره‌گیری از فناوری‌های نوین و طراحی سیستم‌های هوشمند، ضمن تسهیل فرآیند حضور و غیاب، شفافیت و دقت در ثبت اطلاعات را افزایش داد. همچنین، طراحی برنامه‌های انگیزشی و بهبود شرایط کاری، می‌تواند به کاهش غیبت‌های غیرموجه و افزایش رضایت شغلی کارکنان کمک کند.
6 پاسخ
با توجه به سختی هماهنگی بین شیفتهای شبانه و روزانه در مراکز درمانی، سیستم حضور و غیاب الکترونیکی واقعاً چقدر قابلیت انعطاف در برنامه‌ریزی شیفت‌ها رو داره؟ یعنی میشه بدون پیچیدگی زیاد، تغییر شیفت‌ها رو ثبت و مدیریت کرد؟
سوال خیلی خوبیه، چون یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران مراکز درمانی همین ناهماهنگی شیفت‌هاست. در سیستم‌های حضور و غیاب هوشمند مانند آنچه ما ارائه می‌کنیم، امکان تعریف برنامه‌های شیفتی کاملاً انعطاف‌پذیر وجود داره. شما می‌تونید به‌صورت روزانه یا هفتگی شیفت‌ها رو نرم‌افزاری تعریف کنید، حتی تغییرات لحظه‌ای رو هم به‌راحتی ثبت و به کارمند اطلاع بدین. همچنین سیستم می‌تونه تنظیم بشه تا عملکرد هر فرد تو هر نوع شیفت به‌صورت خودکار محاسبه بشه. بنابراین مدیریت تغییرات در شیفت‌ها اصلاً پیچیده نیست.
در شیفتهای شب یا اورژانس که ورود و خروج بعضی کارکنان ممکنه با تأخیر یا اضطرار انجام بشه، سیستم حضور و غیاب چطور عملکرد منصفانه‌ای داره؟
پرسش مهمی مطرح کردید. در چنین مواردی سیستم‌های پیشرفته حضور و غیاب امکان تعریف «بازه انعطاف زمانی» دارند. این به معنیه که اگر ورود یا خروج فرد اندکی زودتر یا دیرتر از زمان برنامه‌ریزی‌شده باشه اما در محدوده مجاز قرار بگیره، به‌عنوان تأخیر یا غیبت تلقی نمی‌شه. همین‌طور میشه برای مدیر هر بخش دسترسی تعریف کرد تا در شرایط اضطراری، تغییرات خاصی رو به سیستم اضافه کنه. هدف اینه که هم انضباط حفظ بشه، هم انعطاف انسانی در شرایط سخت کار رعایت بشه.
ما در مرکز درمانی‌مون قراردادهای کاری مختلفی مثل پروژه‌ای، ساعتی و شرکتی داریم. برای ثبت حضور و محاسبه دقیق حقوق این کارمندان متنوع، سیستم‌های حضور و غیاب چطور می‌تونن کمک کنن بدون اینکه دچار اشتباه یا بی‌عدالتی بشیم؟
پرسش بسیار دقیقی مطرح کردید و اتفاقاً یکی از چالش‌های رایج در مراکز پرسنل‌محور همینه. خوشبختانه سیستم‌های حضور و غیاب حرفه‌ای مثل آنچه در اتنسی عرضه میشه، امکان تعریف نوع قرارداد رو برای هر فرد به‌صورت جداگانه دارن. شما می‌تونید قواعد اختصاصی مثل نرخ ساعتی، تعداد ساعات پایه، حق شیفت و موارد مشابه رو برای هر نوع قرارداد تنظیم کنید. با این کار، گزارش‌ها به‌صورت خودکار، دقیق و منطبق با نوع رابطه‌کاری افراد تولید می‌شن. این مسئله هم باعث حفظ عدالت میشه، هم روند محاسبات حقوق بسیار سریع‌تر و قابل اطمینان میشه.