اتنسی با هدف تسهیل مدیریت حضور و غیاب پرسنل و ارتقاء بهره‌وری سازمان‌ها طراحی شده است. یکی از بخش‌های کلیدی این سامانه حضور و غیاب، بخش “مجوزها” است که به پرسنل و مدیران امکان می‌دهد انواع مجوزهای مرتبط با تردد و مرخصی را به راحتی ثبت و پیگیری کنند. این نرم‌افزار با ارائه امکان فیلتر کردن مجوزها براساس نوع، دوره و تاریخ، به مدیریت و بررسی سریع‌تر و دقیق‌تر درخواست‌ها کمک می‌کند.
چگونه در سامانه اتنسی مجوز ثبت کنیم؟
در قسمت مجوز پرسنل و مدیرها میتوانند انواع مجوزهای مرخصی، اضافه کار، ماموریت و… خود را ثبت کنند. برای ثبت این مجوزها لازم است وارد نسخه وب اتنسی شوید و مراحل زیر را طی کنید:
- در نوار آبی رنگ سمت راست صفحه گرینه مجوزها را کلیک کنید.
- در صفحه باز شده روی مجوز جدید کلیک کنید و اطلاعات خواسته شده که شامل موارد زیر است را وارد کنید:
- در بخش پرسنل نام خود را بیابید و انتخاب کنید.
- در بخش نوع مجوز، مجوز مورد نظر خود که شامل مرخصی ساعتی، ماموریت ساعتی، ماموریت روزانه، تردد فراموشی و مرخصی روزانه است را انتخاب کنید.
- در بخش تاریخ، تاریخ دقیق روزی که میخواهید مجوز موردنظر برای شما صادر شود را وارد کنید.
- در بخش ساعت، بازه ساعتی که به مجوز موردنظر نیاز دارید را وارد کنید.
- در بخش توضیحات نیز، اگر توضیحی مبنی در دلیل درخواست خود دارید را بنویسید.
- پس از پایان کار دکمه ثبت را بزنید تا کارفرما یا مدیر بخش شما، مجوز را تایید یا رد کند.
مدیران چگونه میتوانند مجوز پرسنل را رد یا تایید کنند؟
در بخش مجوزها 4 تب همه، در حال بررسی، تایید شده و رد شده وجود دارد که مجوزها در آن‌ها دسته بندی شده اند. مدیران برای تایید یا رد مجوز پرسنل باید مراحل زیر را طی کنند:
- در بخش مجوزها وارد تب در حال بررسی شوید تا مجوزهای درخواستی برای شما نمایش داده شود.
- در بخش عملیات دو گزینه رد یا تایید برای هر مجوز وجود دارد که بنا بر صلاحدید خود میتوانید با استفاده از آن‌ها مجوزها را رد یا تایید کنید.
نکات مهم در ثبت مجوزها
در صورتی که سمت صاحب امتیاز،مدیر ارشد،مدیر واحد،مسئول حضور غیاب هستید و برای پرسنل خود مجوز ثبت میکنید،مجوز بلافاصله تائید شده و در کارکرد شخص لحاظ می شود و در صورتی که پرسنل مجوز را ثبت می نماید ابتدا مجوز در دست بررسی مدیر مربوطه قرار میگیرد و پس از تائید مدیر در کارکرد لحاظ می شود.
برای مدیران تمام مجوز های ثبت شده، تایید شده، در حال بررسی یا حذف و رد شده در این منو قابل مشاهده است.
میتوانید نوع مجوز، نام پرسنل، دوره و تاریخ مجوز را فیلتر کنید و مجوز مورد نظر را بیابید.
قابلیت دریافت فایل اکسل در این صفحه وجود دارد
این منو برای پرسنل و مدیران به صورت جداگانه در نسخه اپلیکیشن قابل نمایش است.
جمع‌بندی
بخش مجوزهای سامانه اتنسی به عنوان ابزاری کارآمد، به پرسنل و مدیران امکان می‌دهد تا فرآیندهای ثبت و پیگیری انواع مجوزها را به راحتی انجام دهند. این بخش به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مدیریت تردد کارکنان خود را به صورت دقیق و با حداقل خطا انجام دهند و فرآیندهای مرتبط با حضور و غیاب را به صورت شفاف و سریع ساماندهی کنند.
6 پاسخ
در صورت ثبت اشتباه مجوز توسط پرسنل (مثلاً انتخاب اشتباه نوع مجوز یا زمان)، روال اصلاح چطوره؟ باید مجوز رو حذف کنیم یا میشه ویرایش کرد؟
سپاس از سوال کاربردی‌تون. در حال حاضر اگر مجوز در وضعیت “در حال بررسی” باشه (یعنی هنوز توسط مدیر تأیید نشده)، پرسنل می‌تونه درخواست رو حذف کنه و مجوز جدید با اطلاعات درست ثبت کنه. امکان “ویرایش مستقیم” توسط پرسنل در این نسخه وجود نداره. البته مدیر می‌تونه در برخی موارد مجوز ثبت‌شده رو اصلاح یا بازبینی کنه. پیشنهاد می‌کنیم پیش از ثبت نهایی حتماً ساعت، تاریخ و نوع مجوز رو بررسی کنید تا نیازی به حذف و ثبت مجدد نباشه.
سلام، اگر درخواست مجوز من در پایان ماه هنوز در حالت “در حال بررسی” باقی بمونه، آیا تو محاسبه حقوق اون ماه لحاظ میشه یا نه؟ و اصلاً مدیر اگر فراموش کنه تأیید کنه، راهی هست پیگیری کرد؟
سلام، ممنون از سوالتون… اگر مجوز شما تا پایان دوره حقوقی تأیید نشود و همچنان در “در حال بررسی” باقی بماند، متأسفانه در محاسبه نهایی کارکرد و حقوق آن ماه لحاظ نمی‌گردد. به همین دلیل پیشنهاد می‌کنیم قبل از اتمام دوره، از مدیر خود پیگیری انجام دهید. در بخش “مجوزها” میتوانید وضعیت مجوز را بررسی کرده و همچنین از طریق یادآوری‌های داخل سامانه یا پیام مستقیم از طریق اتنسی، مدیر را مطلع کنید. در نسخه‌های آینده نیز امکان اعلان خودکار به مدیر در حال توسعه است. همیشه پیگیری دستی توسط پرسنل در این موارد راه‌گشاست.
سلام وقت بخیر، اگر مدیر مجوز مربوط به یک ماموریت روزانه رو رد کنه ولی من مدرک یا مدرک تکمیلی دارم که نشون بده واقعا اون روز مامور بودم، آیا می‌تونم درخواست تجدید نظر بدم یا فقط یکبار میشه درخواست داد؟
سلام و وقت شما بخیر. بله، اگر مدارک یا شواهد معتبری دارید که ثابت می‌کند ماموریت در آن تاریخ واقعاً انجام شده، میتوانید با مدیر مستقیم خود مجدد تماس بگیرید و از او درخواست کنید تا مجوز جدیدی با استناد به مدارک ثبت کند یا درخواست قبلی شما را با دلایل مستند مجدداً بررسی کند. در حال حاضر سیستم مجوزدهی امکان «تکرار یکبار دیگر» ثبت درخواست برای همان بازه را دارد، اما بهتر است در توضیحات ثبت مجدد دلایل و اسناد خود را به دقت درج کنید. این مسأله باعث شفافیت بیشتر و جلوگیری از خطا در محاسبه کارکردها می‌شود.