چگونه پرسنل جدید را در اتنسی ثبت کنیم؟
سامانه اتنسی، ابزاری کارآمد برای مدیریت اطلاعات پرسنل در سازمانها است. با استفاده از این سامانه، میتوان اطلاعات پایه پرسنل، اطلاعات کاربری، شیفت کاری، محل کار و سایر موارد مرتبط را به صورت دقیق و منظم ثبت و نگهداری نمود. در این مقاله، به آموزش جامع ثبت اطلاعات پرسنل در سامانه اتنسی میپردازیم.
برای ثبت اطلاعات پرسنل در اتنسی لازم است از طریق نسخه وب وارد اکانت خود شوید و سپس مراحل زیر را طی کنید:
- در نوار آبی رنگ سمت راست و بخش مدیریت گزینه “پرسنل” را انتخاب کنید.
- در صفحه باز شده دکمه “پرسنل جدید” را بزنید.
- در تب اطلاعات پایه که برای پرسنل جدید در دسترس است، ابتدا اطلاعات شخصی خواسته شده پرسنل که شامل نام، نام خانوادگی، تلفن همراه، کد ملی(اختیاری)، آدرس(اختیاری)، ایمیل (اختیاری) است را وارد کنید و در ادامه اطلاعات کاربری زیر را وارد کنید.
- کد پرسنلی: برای وارد کردن کد پرسنلی توجه داشته باشید که قبل از این کد از 0 استفاده نکنید. همچنین اگر از دستگاه حضور و غیاب برای ثبت تردد استفاده میکنید، کد پرسنلی دستگاه با کد پرسنلی اتنسی باید یکسان باشد.
- واحد سازمانی: در این بخش باید واحد سازمانی که پرسنل مورد نظر در آن مشغول به کار است را انتخاب کنید. واحدهای سازمانی باید توسط شما در سامانه تعریف شده باشد.
- سمت: در این بخش هر فرد سمت هر شخص طبق دسترسیهایی که به سامانه دارد، مشخص میشود. این سمتها شامل موارد زیر میباشد:
صاحب امتیاز: صاحب امتیاز شخصی است که همهی دسترسی ها به نرمافزار را دارد و در واقع ادمین اصلی است. توجه داشته باشید که تنها یک نفر میتواند صاحب امتیاز باشد. در سامانه به صورت دیفالت صاحب امتیاز کسی است که در سامانه ثبت نام کرده است.
مدیر ارشد: این سمت مثل صاحب امتیاز دسترسی به مشاهده کارکرد پرسنل و ثبت و رد مجوزها را دارد. مدیر ارشد حتی اگر برای خودش مجوز ثبت کند خود به خود تایید میشود. تنها تفاوت ان با صاحب امتیاز این است که نمیتواند برای شخصی سمت انتخاب کند و یا واحد سازمانی تعریف کند، همچنین محدودیتی برای تعداد مدیر ارشد وجود ندارد.
مدیر واحد: مدیر واحد فقط به کارکرد پرسنل خود دسترسی دارد و مجوز آن ها را میتواند رد یا تائید کند و مجوز خود مدیر واحد را مدیر ارشد یا صاحب امتیاز باید تایید کند.
مسئول حضور غیاب: این سمت به کارکرد همه پرسنل دسترسی دارد. مسئول حضور و غیاب مجوز همه پرسنل را میتواند رد یا تائید کند ولی مجوز خودش را صاحب امتیاز یا مدیر ارشد باید تائید کنند.
- شیفت فعلی: در اینجا شیفتهایی که قبلا در سامانه ثبت کرده اید نمایش داده میشوند که از بین آنها شیفت مورد نظر را برای شخص موردنظر انتخاب کنید.
- تاریخ شروع و پایان شیفت: بعد از وارد کردن تاریخ شروع شیفت پرسنل، سامانه به صورت اتوماتیک تاریخ پایان شیفت را برای 1 سال بعد انتخاب میکند که این تاریخ قابل ویرایش می باشد.
- رمز عبور:پرسنل جهت ورود به اپلیکیشن موبایل نیاز به نام کاربری و رمز عبور دارند، نام کاربری شماره همراه آن ها می باشد و رمز عبور، مقداری است که در اینجا برایشان تعریف می کنید.
- محل کار:در این قسمت می توانید محل کار مرتبط به پرسنل خود که قبلا در سامانه تعریف کرده اید را انتخاب کنید و به آن انتساب دهید.
چگونه میتوانیم اطلاعات پرسنل ثبت شده را ببینیم و ویرایش کنیم؟
برای ویرایش اطلاعات پرسنل، باید از تب های دیگر بخش مدیریت پرسنل که بعد از ثبت در دسترس قرار میگیرد استفاده کنید:
• تب تاریخچه شیفت: در این بخش میتوانید تاریخ و نوع شیفت پرسنل را ویرایش کنید. همچنین با کلیک بر روی افزودن بازه شیفت میتوانید شیفت جدید برای آنها تعریف کنید.
• تب استفاده از موبایل: در این قسمت تعداد و مدل تلفن همراه هایی که پرسنل در ان لاگین کرده اند را نشان می دهد که در صورت تایید مجاز میشوند. پرسنل می توانند با استفاده از تلفن همراه همکاران خود اقدام به ثبت تردد و تقلب نمایند که در این قسمت تلفن همراه را به عنوان تلفن غیرمجاز نشان میدهد.
• تب تغییر رمز عبور: در صورتی بخواهید رمز عبور پرسنل خود را تغییر دهید از این قسمت می توانید این کار را انجام دهید.
نکات مهم در ثبت پرسنل
اگر پرسنلی را برای بار اول ثبت نام می کنید تنها تب اطلاعات پایه برای شما در دسترس است.
زمانی که پرسنل را به صورت کامل تعریف کردید، یک پیامک حاوی نام کاربری، رمز عبور و لینک اپلیکیشن برای آن ها پیامک می شود.
اگر هنگام ثبت پرسنل به شما ارور این شماره قبلا در سامانه اتنسی ثبت شده است، شماره پرسنل به همراه توضیحات را در تیکت برای پشتیبانی ارسال کنید تا مشکل برطرف شود.
هر پرسنل می تواند یک یا چند محل کار داشته باشد.
جمعبندی
ثبت اطلاعات پرسنل در سامانه اتنسی، فرایندی ساده است. با طی مراحل مشخص شده در این مقاله، میتوان اطلاعات کاملی از پرسنل، از جمله اطلاعات شخصی، کاربری، شیفت کاری و محل کار را در سامانه ثبت نمود. همچنین، امکانات جانبی مانند افزودن بازه شیفت جدید، مدیریت استفاده از موبایل و تغییر رمز عبور، به مدیریت بهتر و دقیقتر اطلاعات پرسنل کمک مینماید.
