آیا استفاده از ساعت‌های ثبت تردد تنها راه محاسبه حضور و غیاب است؟

دغدغه سازمان ها و شرکت ها چیست؟

محاسبه حضور و غیاب برای کارفرمایان همیشه چالش بوده و برای حل این دغدغه اوّلین روشی که به ذهن هر کسی میومد استفاده از ساعت‌های ثبت ورود و خروج بود که در کنار مزیت‌هاش معایبی هم داره که امروزه با فراگیرشدن استفاده از گوشی‌های هوشمند و بالا رفتن دقّت موقعیت مکانی و همچنین آنلاین شدن نرم‌افزارها، روش‌های جدیدی برای ثبت تردد در نرم‌افزارهای حضور و غیاب معرفی شده است. استفاده از پتانسیل‌های موجود در گوشی‌های هوشمند مثل موقعیت‌ مکانی در ابتدایی‌ترین حالت، هزینه‌های ثبت تردد رو برای کارفرما به شدّت کاهش میده و امکان بررسی ورود و خروج به محل‌های بیشتری رو بدون نیاز به خریداری یا نصب ساعت‌های ثبت تردد فراهم میکنه.

ساعت‌های ثبت تردد رایج  معمولا از روش‌هایی مثل استفاده از کارت، ثبت اثر انگشت و یا تشخیص چهره کارمند برای ثبت ورود و خروج‌ها استفاده می‌کنن. بعضی از این روش‌ها درصد اطمینان بالایی برای شناسایی افراد ارائه میدن امّا با قیمت بالا، مشکلات نصب و نگهداری و عدم جوابگویی بعضی مدل‌ها در زمان‌ نبود برق باید کنار اومد. اگر محدوده شرکت نیز وسیع و درب‌های ورود و خروج به محدوده زیاد باشه به ازای هر درب باید ساعت ثبت تردد خریداری بشه تا تردد کارمندان کنترل شود که این مشکل برای شرکت‌هایی با شعب فراوان در سطح شهر یا کشور هم وجود داره.

 نکته‌ی دیگر در ثابت بودن این ساعت‌ها و سخت یا غیر ممکن بودن جابجایی آنهاست که برای ثبت ورود و خروج در مکان‌های متفاوت باید چند دستگاه حضور و غیاب خرید که برای خیلی‌ها مقرون به صرفه نیست و یا برای کنترل تردد کارمندان در زمان ماموریت داخل شهری و بین شهری روش مطمئنی برای گرفتن گزارش ورود و خروج کارمندانی که به ماموریت رفتن وجود نداره و صرفا با اعتماد گزارش‌های ماموریت ثبت میشه.

راهکار پیشنهادی ما چیست؟

در روش استفاده از موقعیت ‌مکانیِ گوشی هوشمند به جای ساعتِ ثبت تردد، هر محدوده‌ای روی نقشه که ثبت ورود و خروج در اون محدوده برای ما ارزشمنده تعریف میکنیم به صورتی که مختصات وسط محدوده رو توی نقشه انتخاب میکنیم و بعد شعاعی از اون نقطه که محدوده ما توی اون قرار داره مشخص میکنیم که از این به بعد ورود و خروج کاربر توی اون محدوده با خوداظهاری خود کاربر قابل ثبته و زمانی که فرد در این محدوده شناسایی میشه امکان ثبت ورود یا خروج داره.

 برای هر کاربر توانایی تعریف بی‌نهایت محدوده وجود داره که هر محدوده قابلیت گزارش‌گیری به صورت مجزا هم داره و میشه ورود و خروج‌های ثبت شده در یک روز یا یک بازه‌ی زمانی رو مشاهده کرد. البته باید به این نکته توجه داشت که برای دقّت بهتر در ثبت تردد در روش استفاده از موقعیت‌ مکانی، اتصال به اینترنت میتونه خیلی کمک بکنه.

مزیّت دیگه‌ی استفاده از موقعیت مکانی برای ثبت ورود و خروج امکان گزارش‌گیری لحظه‌ایه که به کمک نرم‌افزار حضور و غیاب آنلاین میشه بدون مشکل از حاضر و یا غايب بودن کارمندان در محدوده‌های تعریف شده مطلع شد و دیگه مثل بعضی از ساعت‌های ثبت تردد نیست که راه‌اندازی این ویژگی مشکلاتی داشته باشه. در حال حاضر امّا گوشی‌های هوشمند با استفاده از موقعیت‌ مکانی، امکان ثبت ورود و خروج در هر مکان و زمانی رو فراهم میکنن.

 نکته‌ی مهم دیگه توی استفاده از موقعیت ‌مکانی شناسایی زمان‌هاییه که از موقعیت ‌مکانی جعلی استفاده میشه که این مورد هم کاملا پوشش داده شده و زمانی که کاربر به هر دلیلی موقعیت ‌مکانی غیر از موقعیتی که در حال حاضر واقعا در اون حضور داره داشته باشه امکان ثبت ورود و خروج از کاربر گرفته میشه تا زمانی که موقعیت فرد واقعی بشه.   

اتنسی یک راهکار هوشمندانه

در حال حاضر بسیاری از شرکت ها ثبت تردد کارمندان خود را با استفاده از ساعت‌های ثبت ورود و خروج انجام میدن و با نرم‌افزارهای حضور و غیاب آفلاین کارکرد اون ها رو محاسبه میکنن ولی با روند روز افزون فراگیر شدن سرویس‌های مبتنی بر موقعیت مکانی و نرم‌افزار‌های حضور و غیاب آنلاین در کنار گسترش فرهنگ استفاده از این سرویس‌ها و مزایایی مانند هزینه کم و در دسترس بودن دائمی و امکان تعریف هر نقطه در جهان به عنوان محدوده ثبت ورود و خروج، به زودی شاهد سرازیر شدن شرکت‌هایی هستیم که از قابلیت موقعیت مکانی گوشی‌های هوشمند به منظور ثبت ورود و خروج و از نرم‌افزار‌های حضور و غیاب آنلاین برای محاسبه کارکرد کارمندان خود استفاده میکنن.