آیا استفاده از ساعت‌های ثبت تردد تنها راه محاسبه حضور و غیاب است؟

ثبت دقیق حضور و غیاب پرسنل و به دنبال آن، محاسبه صحیح ساعت کاری، از دغدغه‌های پایه‌ای مدیریت منابع انسانی در سازمان‌ها به شمار می‌رود. این فرآیند هنگام مواجهه با نیروهای دورکار، مأموریت‌های درون‌شهری یا شرکت‌های دارای شعب متعدد، پیچیدگی بیشتری پیدا می‌کند. در بسیاری از مجموعه‌ها، خرید دستگاه حضور و غیاب نخستین راهکار انتخابی است. هرچند دستگاه‌های کنترل تردد به نسبت روش‌های دستی دقت و سرعت بالاتری دارند، اما همچنان دارای محدودیت‌های ساختاری و عملیاتی متعددی برای سازمان‌های چند شعبه یا شرکت های دارای نیروی کار هیبرید است.

چالش‌های عملیاتی دستگاه‌های حضور و غیاب

سیستم‌های حضور و غیاب مبتنی بر فناوری‌های بیومتریک، از جمله اثر انگشت، تشخیص چهره و کارت‌های مغناطیسی، سال‌ها به‌عنوان راهکار اصلی ثبت تردد کارکنان مورد استفاده قرار گرفته‌اند. با این حال، محدودیت‌های این تجهیزات باعث شده است که برای سازمان‌های چندشعبه‌ای و دارای نیروی کار دورکار و میدانی پاسخگوی همه نیازها نیست و چالش‌های متعددی از جمله موارد زیر ایجاد می کنند:

• هزینه‌های نگهداری: هزینه خرید اولیه، کابل‌کشی، نصب و راه‌اندازی، تعمیرات و نگهداری دوره‌ای، تمدید پشتیبانی و سایر موارد پیش‌بینی نشده است.
• عدم انعطاف‌پذیری مکانی: این دستگاه‌ها به یک نقطه فیزیکی خاص (مانند ورودی شرکت) وابسته هستند و امکان جابجایی ندارند.
• آسیب‌پذیری در برابر قطعی زیرساخت: وابستگی مستقیم به جریان برق و شبکه داخلی سبب می‌شود سیستم در زمان قطعی این زیرساخت‌ها، کارایی خود را از دست بدهد.
• عدم پوشش نیروهای دورکار و میدانی: ثبت تردد پرسنل در مأموریت‌های ساعتی، پروژه‌های کارگاهی و نیروهای دورکار با این دستگاه‌ها امکان‌پذیر نیست.
• تأخیر در تجمیع داده‌ها: در سازمان‌های چندشعبه‌ای، یکپارچه‌سازی اطلاعاتِ دستگاه‌های مختلف فرآیندی زمان‌بر است و مانع از دسترسی لحظه‌ای به گزارش‌ها می‌شود. چرا که به دلیل محدودیت‌های دسترسی، باید داده‌ها به صورت فیزیکی (فلش مموری) که شعبه مرکز منتقل شود. این فرآیند علاوه بر زمان‌بر بودن، امکان از دست رفتن اطلاعات و خطا زیاد است.

مطالعه مقاله“مشکلات دستگاه حضور و غیاب چیست؟“ دید بیشتری نسبت به چالش‌های پیش روی سازمان‌ها در استفاده از سیستم حضور و غیاب مبتنی بر دستگاه به شما می‌دهد.

با گسترش مدل‌های کاری مانند دورکاری و فعالیت در چند شعبه، محدودیت‌های سیستم‌های حضور و غیاب مبتنی بر دستگاه بیشتر نمایان شده است. به همین دلیل، بسیاری از سازمان‌ها از سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین مبتنی بر موقعیت مکانی برای ثبت و مدیریت تردد کارکنان استفاده می‌کنند. هرچند که اپلیکیشن‌ حضور و غیاب آنلاین با حذف دستگاه حضور و غیاب، به یک راه‌کار اقتصادی برای کسب و کارهای کوچک تبدیل شده است.

مدیریت تردد بر اساس لوکیشن (Gps)

توسعه تلفن‌های هوشمند و ارتقای دقت سیستم‌های موقعیت‌یابی، بستر مناسبی را برای تغییر روش‌های سنتی فراهم کرده است. مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر موقعیت مکانی، امکان مدیرت و ثبت دقیق تردد، بدون محدودیت سخت‌افزاری فراهم می‌سازد. در این سیستم، کارفرما فرآیندهای زیر را به صورت نرم‌افزاری مدیریت می‌کند:

• تعریف محدوده‌های جغرافیایی: کارفرما مکان‌های مدنظر که کارکنان مجاز به ثبت تردد هستند ( دفتر مرکزی، کارگاه‌ها یا موقعیت پروژه‌ها) را روی نقشه دیجیتال مشخص می‌کند. بنابراین کارکنان تنها با قرار گرفتن در این موقعیت‌ها تنها مجاز به ثبت تردد هستند.
• تعیین شعاع مجاز: برای هر موقعیت جغرافیایی، یک محدوده مجاز (مثلاً شعاع 3 متری) تعریف می‌شود تا از هرگونه تقلب و جعل در ثبت تردد جلوگیری شود.
• فعال‌سازی هوشمند ثبت تردد: پرسنل تنها زمانی قادر به ثبت ورود یا خروج هستند که موقعیت مکانی تلفن همراه آن‌ها در شعاع تعیین‌شده قرار گیرد. در بسیاری از موارد امکان استفاده از یک روش اعتبار سنج مثل امکان ثبت تردد تنها با اتصال به wifi مجموعه فراهم شده است.

این روش علاوه بر حذف کامل هزینه‌های سخت‌افزاری، بستری کارآمد برای سنجش حضور نیروهای شناور و پروژه‌ای ایجاد می‌کند. هرچند در صورت نیاز امکان همگام سازی سامانه حضور و غیاب آنلاین با دستگاه حضور و غیاب وجود دارد. در این صورت ممکن است کارگاه یا یکی از شعب مجهز به دستگاه حضور و غیاب است و پرسنل از طریق دستگاه ثبت تردد کرده که در لحظه بر روی سامانه آنلاین قرار می‌گیرد و با داده سایر شعب تجمیع می‌شود.

پذیرش چالش‌های سیستم‌های سنتی، بسیاری از سازمان‌ها را به سمت بازنگری در ابزارهای مدیریتی خود سوق می‌دهد. حذف سخت‌افزارهای پرهزینه و جایگزینی آن‌ها با راهکارهای مبتنی بر شبکه و نرم‌افزار، گامی اساسی در جهت هوشمندسازی فرآیندهای منابع انسانی است. در میان ابزارهای موجود، پلتفرم‌های ابری توانسته‌اند با تکیه بر زیرساخت‌های نوین، پاسخگوی نیازهای عملیاتی کسب‌وکارها باشند.

ویژگی‌های شاخص نرم‌افزار حضور و غیاب اتنسی

نرم‌افزار اتنسی نمونه‌ای از سیستم‌های مدیریت تردد ابری است که بر پایه فناوری موقعیت مکانی طراحی شده است. ساختار این نرم‌افزار بر اساس نیازهای نظارتی سازمان‌ها توسعه یافته و ویژگی‌های زیر را در اختیار مدیریت قرار می‌دهد:

• حذف تجهیزات فیزیکی: فرآیند راه‌اندازی سیستم بدون نیاز به خرید و نصب هیچ‌گونه دستگاه حضور و غیاب انجام می‌شود.
• تنوع در تعریف دسترسی‌ها: امکان ثبت و تعریف بی‌نهایت محدوده جغرافیایی متناسب با ساختار کاری هر کارمند وجود دارد.
• الگوریتم‌های ضد تقلب: سیستم به ابزارهای هوشمند شناسایی لوکیشن‌های جعلی (Fake GPS) مجهز است و مانع از ثبت ترددهای غیرواقعی می‌شود.
• پردازش ابری و آنلاین: داده‌های ورود و خروج پرسنل به صورت لحظه‌ای در بستر کلود پردازش می‌شوند و گزارش‌های مدیریتی را به‌روز نگه می‌دارند.

روند جهانی و داخلی در هوشمندسازی حضور و غیاب

آمارهای بین‌المللی موسسه MarketsandMarkets نشان می‌دهند که بازار سیستم‌های مدیریت تردد تا سال ۲۰۲۸، نرخ رشد سالانه مرکب (CAGR) فراتر از ۱۰ درصد را تجربه خواهد کرد. دلیل اصلی این روند، تمایل سازمان‌ها به جایگزینی ابزارهای سخت‌افزاری با راهکارهای مبتنی بر کلود و جی‌پی‌اس است. در بازار داخلی نیز شواهد نشان‌دهنده تغییر رویکرد بیش از ۳۵ درصد از مجموعه‌ها به سمت استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب آنلاین است.

مقایسه ساختاری سیستم حضور و غیاب مبتنی بر دستگاه و  لوکیشن

جدول زیر تفاوت‌های کلیدی این دو رویکرد را در شاخص‌های اصلی نشان می‌دهد:

سوالات متداول