هر دقیقه تأخیر یا ثبت اشتباه، برای کسب‌وکار شما هزینه دارد. روشهای قدیمی دیگر کافی نیستند و رقابت امروز، جایی برای خطا باقی نمی‌گذارد. آیا می‌دانید که با راهکارهای آنلاین رایگان، حضور و غیاب را دقیق و مطمئن مدیریت کنید؟ اگر امنیت داده، کاهش هزینه و کنترل بهتر را می‌خواهید، این مقاله از اتنسی را تا پایان بخوانید!
چرا حضور و غیاب آنلاین اهمیت دارد؟
بسیاری از کسب‌وکارها همچنان از شیوه‌های سنتی مثل کارت پانچ یا دفتر حضور و غیاب استفاده میکنند. این روش‌ها دقت کافی ندارند و موجب اختلال در نظم و برنامه‌ریزی سازمان میشوند. استفاده از سیستمهای آنلاین حضور و غیاب، دقت و سرعت گزارش‌دهی را افزایش میدهد.
این روش‌ها همچنین مدیریت منابع انسانی را ساده‌تر، حرفه‌ای‌تر و اثربخش‌تر میکند. در نهایت، انتخاب یک نرمافزار حضور و غیاب آنلاین، علاوه بر کاهش دغدغه‌های مدیریتی، به بهبود چشمگیر بهره‌وری سازمان منجر خواهد شد.
بهترین نرمافزارهای حضور و غیاب آنلاین رایگان
در بازار نرمافزارهای حضور و غیاب آنلاین، ابزارهای رایگان متنوعی وجود دارد که هرکدام مزایا و محدودیتهای خاص خود را دارند. برخی کاملاً رایگان‌اند؛ برخی دیگر با محدودیت‌هایی برای تست و شروع ارائه میشوند. نمونه‌هایی از این ابزارها در ادامه، بررسی شده‌اند.
Jibble
Jibble یک نرمافزار حضور و غیاب ابری است که بر سادگی و اتوماسیون تمرکز دارد. نسخه رایگان Jibble ثبت ورود و خروج با GPS و موبایل، مدیریت زمان و پروژه و گزارش‌های پایه را ارائه میدهد. قابلیت تایم‌لاین فعالیت، ردیابی پروژه و ثبت حضور راه دور، Jibble را برای تیمهای با پراکندگی مکانی مناسب میکند.
در نسخه رایگان این پلتفرم محدودیت کاربر وجود ندارد؛ اما امکانات حرفهای مثل مدیریت مرخصی یا گزارش پیشرفته فقط پولی است. Jibble گزینه‌ای مقرون‌به‌صرفه و منعطف برای استارتاپ‌ها و تیم‌هایی است که فقط ثبت دقیق حضور و زمان پروژه می‌خواهند.
اگر هنوز با اهمیت و مزیت‌های نرمافزارهای حضور و غیاب آشنا نشده‌اید، این مقاله را بخوانید: نرمافزار حضور و غیاب چگونه به کسب و کار شما کمک میکند؟
Clockify
Clockify نرمافزار جامعی است که در نسخه رایگان، هیچ محدودیتی در تعداد کاربران یا پروژه‌ها برای ثبت زمان ندارد. این نرمافزار ثبت دستی یا خودکار ساعات کاری، مدیریت پروژه‌ها و مشاهده تایم‌لاین فعالیت را لحظه‌ای ارائه میدهد.
شما با Clockify می‌توانید گزارش‌های پایه و جزئیات پروژه‌ها را به‌راحتی استخراج کنید. این ابزار برای شرکت‌هایی با پروژه‌های موازی یا تیمهای دورکار بسیار کاربردی است. امکانات پیشرفته مثل مدیریت شیفت فقط در پلن پولی فعال می‌شود، اما نسخه رایگان نیاز روزمره بیشتر تیم‌ها را پوشش میدهد.
TimeCamp
TimeCamp راهکاری ساده برای حضور و غیاب و ردیابی زمان است. در نسخه رایگان، امکان ثبت ورود و خروج، مدیریت چند پروژه هم‌زمان و مشاهده فعالیت کاربران وجود دارد. ثبت ساعات کاری با اپ موبایل، دسکتاپ یا وب انجام می‌شود و برای تعداد نامحدود کاربر و پروژه محدودیتی ندارد.
گزارش‌های پایه و تایم‌لاین پروژه‌ها به شفافیت عملکرد تیم کمک میکند. امکاناتی مانند مدیریت مرخصی، نقش‌های مدیریتی و خروجی اکسل فقط در نسخه پولی فعال است. بااین‌حال، نسخه رایگان TimeCamp برای ثبت سریع حضور و گزارش‌گیری روزانه گزینه‌ای مطمئن و مقرون‌به‌صرفه محسوب می‌شود.
Google Forms و Google Sheets
Google Forms و Google Sheets، گزینه‌ای رایگان و بسیار ساده برای ثبت حضور و غیاب هستند. این ابزار به شما اجازه میدهد فرم‌های سفارشی ثبت ورود و خروج پرسنل را طراحی کنید. اطلاعات ثبت‌شده بهصورت خودکار و آنی در Google Sheets ذخیره می‌شود.
قابلیت استفاده از توابع، فیلتر و گزارش‌گیری ابتدایی فراهم است. این ابزارها نیاز به نصب هیچ نرم‌افزاری ندارند و با هر دستگاهی در دسترس هستند.Google Forms و Google Sheets برای تیمهای کوچکی مناسب است که فقط ثبت تردد ساده و ذخیره‌سازی ابری نیاز دارند.
برای آشنایی و انتخاب بهترین راهکار جهت حضور و غیاب کارکنان این مقاله را بخوانید: بهترین راه برای حضور و غیاب هوشمند کارکنان چیست؟ (نکات مهم، چالش‌ها و…)
Zoho People
Zoho People پلتفرمی ابری برای مدیریت منابع انسانی است. نسخه رایگان آن فقط برای تیمهای کوچک و کاربران محدود فعال می‌شود. این ابزار امکان ثبت حضور و خروج، مدیریت اطلاعات پرسنلی و تولید گزارش‌های ساده را فراهم میکند.
برای تعریف شیفت، گزارش تحلیلی یا اتصال به حقوق و دستمزد، لازم است نسخه پولی Zoho People را تهیه کنید. این نرمافزار مناسب شرکت‌هایی است که علاوه بر حضور و غیاب، به مدیریت اطلاعات منابع انسانی هم نیاز دارند.
بیشتر بدانید: “محاسبه حقوق و دستمزد با نرمافزار حضور و غیاب”+ جدول حقوق ۱۴۰۴
Time Doctor
Time Doctor ابزاری حرفهای برای ردیابی زمان، مدیریت پروژه و پایش عملکرد است؛ ویژه تیم‌هایی با تمرکز بر بهره‌وری. این ابزار ثبت ورود و خروج، امکاناتی مثل تعیین وظیفه، ثبت فعالیت روزانه و مشاهده تایم‌لاین را در اختیارتان می‌گذارد.
بااین‌حال، Time Doctor نسخه کاملاً رایگان ندارد و صرفاً یک دوره آزمایشی ۱۴ روزه برای استفاده و ارزیابی امکانات فراهم است. برای ادامه استفاده یا دریافت گزارش پیشرفته و امکانات مدیریتی، نیاز است به پلن پولی نرمافزار ارتقا دهید.
Deputy
Deputy Deputy یک سامانه ابری حضور و غیاب و برنامه‌ریزی شیفت محسوب می‌شود. این سامانه، ویژه شرکت‌های دارای نیروی کار چرخشی طراحی شده است. در Deputy Deputy ، امکان ثبت حضور، زمان‌بندی شیفت‌ها و مدیریت مقدماتی تیم فراهم شده است.
این نرمافزار نسخه رایگان دائمی ندارد و فقط یک آزمایش رایگان ۳۱ روزه ارائه میدهد. برای استفاده بلندمدت یا دریافت امکانات پیشرفته مثل گزارش تحلیلی و کاربر بیشتر، باید به نسخه پولی ارتقا دهید.
اتنسی (Atency)
اتنسی یک سامانه حضور و غیاب ایرانی است. این نرمافزار به کسب‌وکارها امکان ثبت تردد، مرخصی، اضافهکاری و مأموریت را بهصورت آنلاین از طریق اپلیکیشن یا پنل تحت وب میدهد. نسخه دمو رایگان یکماهه اتنسی برای تیمهای کوچک (تا ۷ نفر) طراحی شده است. این امر به مدیران فرصت ارزیابی کامل امکانات را میدهد.
امکانات کلیدی اتنسی عبارت‌اند از:
- ثبت تردد، مرخصی و مأموریت آنلاین؛
- تعریف و مدیریت انواع شیفت کاری؛
- گزارش‌گیری PDF و اکسل؛
- مدیریت درخواست‌ها (مرخصی، اضافهکاری، مأموریت)؛
- اعلان و نوتیفیکیشن داخلی؛
- ذخیره‌سازی ابری امن و ضد تقلب؛
- پشتیبانی از دستگاه بیومتریک و ثبت آفلاین؛
- تعیین چند شعبه برای پرسنل؛
- سطوح دسترسی و گروه‌بندی کاربران؛
- پشتیبانی تلفنی و راهنمای هوشمند.
اتنسی مدیریت منابع انسانی شرکت‌ها را با امنیت، سادگی و محیط کاربرپسند، دیجیتال و کارآمد کرده است. نسخه رایگان این نرمافزار، گزینه‌ای مناسب برای شروع دیجیتال‌سازی فرایند حضور و غیاب محسوب می‌شود.
یکی از ویژگی‌های ممتاز اتنسی، سازگاری آن با بسیاری از دستگاههای حضور و غیاب است. برای آشنایی بیشتر با این ویژگی به صفحه دستگاه حضور و غیاب مراجعه کنید.
در ادامه این بخش، جدول مقایسه‌ای ابزارهای معرفی‌شده را مشاهده می‌کنید:
| نام ابزار | نوع ابزار | نسخه رایگان | محدودیت کاربران | ثبت شیفت و مرخصی | گزارش‌گیری | نسخه موبایل | پشتیبانی |
| Jibble | نرمافزار خارجی | دارد (با محدودیت) | ندارد | فقط پولی | پایه رایگان | دارد | پولی |
| Clockify | نرمافزار خارجی | دارد (کامل‌تر) | ندارد | فقط پولی | پایه رایگان | دارد | پایه |
| TimeCamp | نرمافزار خارجی | دارد (پایه) | ندارد | فقط پولی | پایه رایگان | دارد | پایه |
| Zoho People | نرمافزار خارجی | دارد (محدود) | دارد (۵ کاربر رایگان) | فقط پولی | ساده رایگان | دارد | پایه |
| Time Doctor | نرمافزار خارجی | آزمایشی ۱۴ روزه | فقط طی دوره آزمایشی | فقط پولی | پایه رایگان | دارد | پایه |
| Deputy | نرمافزار خارجی | آزمایشی ۳۱ روزه | محدود (دوره آزمایشی) | فعال | گزارش پایه | دارد | پایه |
| اکسل/Google Sheets | ابزار ساده آنلاین | کاملاً رایگان | بستگی به Google | ندارد | ساده | تحت وب/موبایل | ندارد |
| اتنسی (Atency) | نرمافزار ایرانی | دمو یکماهه | ۷ نفر در دمو | فعال | گزارش پایه | دارد | پایه/پولی |
چک‌لیست انتخاب بهترین نرمافزار حضور و غیاب آنلاین رایگان
انتخاب یک نرمافزار مناسب، نیازمند توجه به شرایط و اهداف سازمان شماست. با پاسخ به سؤالات زیر، می‌توانید بهترین گزینه را متناسب با نیازهای واقعی مجموعه‌تان پیدا کنید:
- چه تعداد کارمند دارید؟ آیا نرمافزار انتخابی شما، محدودیت تعداد کاربر را پوشش میدهد؟
- چه امکاناتی برای شما ضروری است؟ آیا فقط ثبت ورود و خروج می‌خواهید یا به مدیریت مرخصی، مأموریت و گزارش تحلیلی نیاز دارید؟
- امنیت اطلاعات برایتان چقدر مهم است؟ آیا نرمافزار از رمزگذاری و ذخیره امن دادهها پشتیبانی میکند؟
- آیا بودجه فعلی‌تان با نسخه رایگان هماهنگ است؟ یا به امکانات حرفه‌ای‌تر و پلن پولی نیاز دارید؟
- در صورت رشد کسب‌وکار، آیا نرمافزار قابلیت ارتقا دارد؟ به‌راحتی می‌توانید امکانات جدید یا کاربران بیشتر اضافه کنید؟
- پشتیبانی و آموزش نرمافزار چگونه است؟ آیا راهنما و تیم پشتیبانی مناسب و در دسترس دارید؟
- آیا نرمافزار با سیستمهای مالی یا منابع انسانی فعلی شما یکپارچه می‌شود یا قابلیت اتصال به آنها را دارد؟
- آیا امکان شخصیسازی فرم‌ها، گزارش‌ها یا فرایندهای حضور و غیاب وجود دارد؟
- آیا نرمافزار قابلیت تهیه نسخه پشتیبان خودکار و بازیابی اطلاعات را دارد؟
- آیا اطلاعات کاربران روی سرورهای داخلی ایران نگه‌داری می‌شود یا خارج از کشور؟
- آیا تجربه کاربری (UX) نرمافزار به‌اندازه‌ای ساده و روان است که همه اعضا بدون آموزش خاص بتوانند با آن کار کنند؟
این سؤالات را برای هر گزینه بررسی کنید تا انتخابتان واقعاً مطابق با نیاز امروز و آینده سازمان باشد.
اگر موفقیت سازمان خود را در خرید نرم افزار حضور و غیاب می‌بینید، این مقاله را بخوانید: راهنمای جامع خرید نرمافزار حضور و غیاب (۵ ویژگی ضروری + ۷ نکته مهم!)
ریسک‌ها و نکات مهم استفاده از ابزارهای رایگان حضور و غیاب آنلاین
انتخاب نرمافزارهای رایگان حضور و غیاب آنلاین در ابتدا هوشمندانه و اقتصادی به نظر می‌رسد. درصورتی‌که، استفاده بلندمدت از این ابزارها همیشه بدون ریسک نیست. آگاهی از محدودیتها و خطرات احتمالی، به شما کمک میکند تصمیمی آگاهانه و آینده‌نگرانه بگیرید. در ادامه، چالش‌های این موضوع بررسی شده است.
۱. امنیت و حفاظت از دادهها
بزرگ‌ترین دغدغه در نرمافزارهای رایگان، امنیت اطلاعات پرسنلی و سازمانی است. برخی سرویس‌ها، به‌خصوص ابزارهای خارجی، دادهها را خارج از کشور ذخیره میکنند یا امنیت رمزنگاری مناسبی ندارند. نبود قرارداد رسمی یا پشتیبانی قانونی برای کسبوکارهای ایرانی، احتمال سوءاستفاده یا ازدست‌رفتن اطلاعات را افزایش میدهد.
۲. محدودیت در پشتیبانی و خدمات پس از نصب
بیشتر ابزارهای رایگان یا فریمیم، پشتیبانی آنی و اختصاصی ارائه نمی‌دهند. اگر به مشکل فنی برخورد کنید یا داده‌های شما دچار اختلال شود، حل مسئله می‌تواند زمان‌بر و پرهزینه باشد. به‌علاوه، در نسخه رایگان معمولاً خبری از آموزش تخصصی، مستندات جامع یا راهنمایی اختصاصی نیست.
۳. محدودیت در امکانات و توسعه‌پذیری
به‌طورکلی، امکانات نسخه رایگان محدود است. بسیاری از قابلیت‌های مهم مثل مدیریت شیفت یا تعریف نقش‌های مدیریتی، تنها با پرداخت هزینه و ارتقا به نسخه پولی فعال میشوند. اگر تیم شما رشد کند یا به امکانات جدید نیاز داشته باشید، ناچار به ارتقا یا مهاجرت خواهید شد.
۴. پایدار نبودن سرویس و احتمال قطع خدمات
تجربه نشان داده بسیاری از نرمافزارهای رایگان پس از مدتی سیاستهای خود را تغییر میدهند. برخی سرویس‌ها پس از جذب تعداد بالای کاربر، بخش عمده‌ای از امکانات رایگان را محدود یا پولی میکنند. حتی ممکن است ارائه خدمات به کاربران ایرانی به دلیل تحریم یا سیاستهای داخلی شرکت قطع شود.
۵. هزینه‌های پنهان و مهاجرت دشوار
ابزار رایگان در ابتدا هزینه‌ای ندارد. اما در صورت ارتقا یا مهاجرت، ممکن است با هزینه‌های پنهان مواجه شوید. انتقال داده، آموزش مجدد پرسنل و سفارشی‌سازی از جمله این هزینه‌هاست. گاهی انتقال اطلاعات از یک سیستم رایگان به نرمافزار دیگر به‌سادگی امکان‌پذیر نیست و داده‌های حیاتی سازمان آسیب می‌بینند.
۶. کمبود قابلیت شخصیسازی و انطباق با نیاز بومی
نرمافزارهای رایگان، به‌خصوص خارجی‌ها، اغلب امکانات سفارشی‌سازی محدودی دارند. به طور معمول، این ابزارها با قوانین کار و نیازهای بومی ایران سازگار نیستند. این موضوع می‌تواند مدیریت منابع انسانی را با چالش جدی مواجه کند.
پیش از انتخاب ابزار رایگان، حتماً همه ریسک‌ها و محدودیتهای آن را بسنجید. اگر رشد کسب‌وکار یا امنیت اطلاعات پرسنلی برایتان مهم است، ابزارهای دارای دمو رایگان و امکانات حرفهای را انتخاب کنید. قبل از ورود اطلاعات سازمان، شرایط پشتیبانی و قوانین امنیت دادهها را بررسی کنید تا بعدها دچار مشکل نشوید.
تصمیم نهایی؛ ابزار رایگان یا راهکار حرفهای؟
در انتخاب نرمافزار حضور و غیاب آنلاین عجله نکنید. هر ابزار رایگان، محدودیت و ریسک‌های خاص خودش را دارد. رایگان بودن همیشه به معنای کم‌هزینه‌ترین انتخاب نیست. بررسی دقیق امکانات و پشتیبانی، از هدررفت زمان و منابع شما جلوگیری خواهد کرد.
اتنسی امکان تست عملی و مقایسه واقعی را فراهم کرده است. قبل از هر تصمیم، نسخه دمو را امتحان کنید تا با اطمینان انتخاب کنید. انتخاب درست، مسیر کسب‌وکار شما را تعیین خواهد کرد.
2 پاسخ
ما یک تیم کوچک تا ۱۰ نفر در یک شرکت استارتاپی هستیم. آیا ارزش دارد از همان ابتدا از ابزار حرفه‌ای‌تر مثل اتنسی استفاده کنیم، یا اینکه از Google Sheets و Google Forms شروع کنیم؟
سلام و ممنون از سوال هوشمندانه‌تون… استفاده از ابزارهایی مثل Google Sheets برای شروع کار ایرادی نداره، اما در همون ابتدای مسیر اگر دید بلندمدت دارید، بهتره از سیستمی استفاده کنید که بتونه با تیم شما رشد کنه. اتنسی نسخه دمو رایگان تا ۷ نفر داره، پس شما می‌تونید بدون صرف هزینه، نحوه کار رو امتحان و مزایایی مثل امنیت داده، گزارش‌گیری خودکار و مدیریت مرخصی رو از همون ابتدا تجربه کنید. این موضوع می‌تونه در آینده، هزینه و زمان شما رو در مهاجرت به یک ابزار جدید کاهش بده.