تعاملات درون سازمانی قوی به پیشرفت و بهبود عملکرد سازمان کمک فراوانی میکند. سازمانها با روش‌هایی مانند استفاده از فناوری، ایجاد محیط کاری باز، برگزاری جلسات به شیوههای متفاوت و… سعی میکنند تعاملات درون سازمانی را تقویت کنند. در این مقاله از وب‌سایت حضور و غیاب با موبایل اتنسی این روش‌ها را به طور کامل معرفی می‌کنیم؛ تا پایان همراه ما باشید.
استفاده از فناوری برای تعاملات درون سازمانی
استفاده از فناوری برای تعاملات درون سازمانی نکته ای مهم است. استفاده از فناوری های به روز، ابزارهای ارتباطی کاربردی را در اختیار کارکنان برای افزایش تعاملات درون سازمانی قرار می دهد. به عنوان یک مدیر همواره باید در جستجوی راه های جدید برای افزایش تعاملات درون سازمانی بود و از فناوری و تکنولوژی استفاده کرد.
با استفاده از یک پلتفرم مناسب، فضایی آسان و آزاد برای به اشتراک گذاری نظرات، ایده ها و تفکرات افراد تیم کاری در دسترس همه قرار می گیرد. بهتر است پلتفرم انتخاب شده فضایی اشتراکی داشته باشد تا همه بتوانند در آن به مشارکت و تعامل بپردازند.
ایجاد محیط کاری باز
ایجاد یک محیط کاری باز و آزاد گام مهمی در راستای به وجود آوردن زمینه و جو مناسب حاکم بر محیط کاری برای پروش تعاملات درون سازمانی است. در اصل نخستین مسئله ای که برای افزایش تعاملات سازمانی لازم است، ایجاد فضا و شرایط مناسب برای بیان نظرات و انتقادات توسط همه ی کارکنان می باشد. فضای باز در محیط کاری موجب می شود افراد به راحتی خود را ابراز کرده و راهکارهای جدیدی ارائه نمایند.
مواردی که مدیران برای ایجاد محیط کاری باز باید رعایت کنند.
- برگزاری جلسات متعدد در زمانبندی مشخص
- ایجاد فضایی مناسب جهت تعامل و بیان این موضوع که همه ی اعضا می توانند، نظرات خود را به هرگونه که تمایل دارند بیان کنند.
- ارائه بازخورد و تشویق کارکنان بر مبنای عملکرد آنان
- جلساتی برای ارائه نظرات و پیشنهادات غیر منتظره و خاص برگزار کنید.
- راه های ارتباطی متفاوتی برای تعاملات سازمانی در نظر بگیرید.
تعاملات درون سازمانی را می‌توان با روش‌های ساده افزایش داد، اما برای دستیابی به سطح بالاتر، ۱۰ نکته برای ساختن محل کار رویائی را بررسی کنید تا تعامل را بخشی از فرهنگ سازمانی کنید.
برگزاری جلسات به شیوه های متفاوت
برگزاری جلسات به شیوه های متفاوت در اولین نگاه باعث می شود جلسات برای افراد با ویژگی های متفاوت، به گونه ای کارکرد مناسب تری داشته باشد. همچنین امتحان شیوه های متفاوت برگزاری جلسات از کسالت و خسته کننده بودن این جلسات می کاهد و باعث به وجود آمدن راه های تازه ای برای تعاملات درون سازمانی می شود.
تشویق تعاملات خارج از فضای کار
تشویق تعاملات خارج از فضای کار یکی از عوامل مهم برای گسترش تعاملات عمیق تر در فضای کاری در میان کارمندان است. با این روش، کار و زندگی خارج از فضای کاری با هم پیوند می خورد و ارتباطات و نظرات عمیق تر می گردد. در نتیجه این روش می تواند بسیار تاثیرگذار باشد که افراد و کارکنان خود را به کمی معاشرت در فضای خارج از محل کار و شرایطی صمیمی تر دعوت کنیم.
موفقیت‌ها و رویدادهای مهم را جشن بگیرید
جشن گرفتن موفقیت‌ها و رویدادهای مهم موجببهبود تعاملات کارکنان می شود. وقتی به کارکنان می‌گویید که کارشان را در یک پروژه خاص به‌خوبی انجام داده اند، ضمن تقویت رفتار مثبت، روحیه آن‌ها را نیز ارتقا می‌دهید. اما وقتی دستاوردهای یک تیم یا کل سازمان را جشن می‌گیرید، درواقع اهداف مشترک را تقویت می‌کنید.
از ارتباطات بیش از حد بپرهیزید
ارتباطات بیش از حد در میان کارکنان می تواند آسیب زننده باشد این نوع ارتباطات می تواند عواقب ناخوشایندی در فضای کاری ایجاد کند. بهتر است حد و حدود تعاملات در میزان کنترل شده ای باشد.
مشارکت نیروها در کارها
مشارکت نیروها در کارها راه مناسبی برای ایجاد تعاملات سازمانی متفاوت است. این روش به معنای واقعی تاثیر مهمی در تعاملات و مشارکت های کارکنان دارد و یک مزیت ویژه محسوب می شود.
به جای مخفی کردن جزئیات کار سازمان تا جای ممکن شرایط را با نیروها در میان گذاشته و از آن‌ها بخواهید برای بهبود، به شما کمک کنند.
کمک به کارمندان برای شناخت خود
کارمندانی که خودشان و قوت و ضعف‌هایشان را میشناسند، سریعتر رشد میکنند، ارتباط بهتری با دیگران برقرار میکنند و حمایتگرهای خوبی برای گروهشان هستند. این خودآگاهی به تیم کمک میکند که اتصال عمیق‌تری داشته باشند و از چالش‌ها سریعتر عبور کنند.
شرح دقیقی از وظایف ارائه دهید
یکی از نکات مهم ارتباطی در راستای بهبود تعامل کارکنان، ارائه توضیحات کامل، دقیق و درست درباره کارها و وظایف محوله به آن‌هاست. همه کارکنان باید درباره وظایفشان به‌خوبی توجیه شوند و بدانند که چه کاری را کِی و چطور باید انجام دهند؟ علاوه بر این توصیه میشود به کارکنان توضیح دهید که آنچه انجام می‌دهند، چطور به کل مجموعه در دستیابی به اهدافش کمک میکند؟
سخن پایانی
تعاملات درون سازمانی می تواند بسیار مفید و راهگشا برای هر سازمان و شرکت باشد. بهبود تعامل کارکنان، کلید موفقیت یک سازمان است که مستقیما روی رضایت شغلی و میزان بهرهوری نیروی انسانی تأثیر می‌گذارد.
مدیران و رهبران باید ضمن اتخاذ راهکارهای مناسب، بکوشند تا فرهنگی برای سازمان ایجاد کنند که از عنصر تعامل به بهترین شکل ممکن پشتیبانی کند.
8 پاسخ
اگر یکی از اعضای تیم تمایلی به تعامل با سایرین نداشته باشد و بیشتر گوشه‌گیر باشد، چطور می‌توان بدون فشار، او را تشویق به مشارکت بیشتر کرد؟
این سوال بسیار مهمیه… بهترین راه، ایجاد ارتباط یک‌به‌یک و شناخت علایق و دغدغه‌های آن فرد است. احتمالا او دلایل شخصی دارد که باید شنیده شود، نه سرزنش. سپس با برگزاری جلسات کوچک‌تر یا دادن فرصت‌هایی برای اشتراک نظر به شکل غیرمستقیم (مثلا از طریق فرم‌های آنلاین یا صندوق پیشنهادات دیجیتال) می‌توان مسیر را برای تعامل او هموار کرد. به یاد داشته باشید: اجبار جواب نمی‌دهد، اما حمایت بله!
چطور میشه تعاملات مؤثر بین واحدهای مختلف سازمان (مثل منابع انسانی، مالی و فروش) رو تقویت کرد؟ چون خیلی وقتا این واحدها جدا جدا کار می‌کنن و هدف‌های متفاوت دارن.
سؤال بسیار بجا و دقیقیه؛ یکی از چالشهای رایج بین بخش‌های مختلف سازمان همین جزیره‌ای بودن عملکردهاست. برای حل این موضوع، تعریف پروژه‌های بین‌واحدی که نیاز به همکاری چند بخش داشته باشه، می‌تونه راهگشا باشه. همچنین، استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه مشترک و برگزار کردن جلسه‌های هم‌اندیشی بین مدیران و رابطین این واحدها بسیار مفید خواهد بود. پلتفرم‌هایی مثل اتنسی همچنین می‌تونن بستری برای اشتراک‌گذاری اطلاعات بین واحدها ایجاد کنن تا چشم‌انداز سازمانی مشترک بهتر شکل بگیره.
بعضی وقت‌ها کارکنان با وجود پلتفرمهای اشتراک‌گذاری نظرات، باز هم تمایلی به مشارکت ندارند. چطور می‌تونیم این فضا رو واقعاً برای مشارکت فعال و داوطلبانه ترغیب‌کننده کنیم؟
سلام و ممنون بابت سوالتون. صرفاً فراهم کردن ابزار کافی نیست. باید فرهنگ مشارکت رو هم تقویت کنیم. کارمندان وقتی به شکل واقعی حس کنند که حرف‌هاشون شنیده میشه و اثر داره، بیشتر تمایل به ابراز نظر پیدا می‌کنن. سعی کنید نظرات خوب رو به اجرا بذارید و بعد به تیم اطلاع بدین که “این ایده اجرا شد چون از فلان همکار بهمون پیشنهاد داده شد”. این باعث میشه اعتماد شکل بگیره و اون سکوت تبدیل به کنش بشه.
ما در تیم‌مون چند نفر آدم درون‌گرا داریم که در جلسات گروهی معمولاً ساکت می‌مونن. چطور میشه فضای جلسات رو طوری طراحی کرد که اون‌ها هم راحت‌تر بتونن مشارکت کنن؟
سؤال بسیار خوبی مطرح کردید چون اکثر تیم‌ها با چنین ترکیبی مواجه‌اند. برای افراد درون‌گرا، مشارکت در جمع‌های شلوغ گاهی می‌تونه استرس‌زا باشه. پیشنهاد ما اینه که جلسات رو با فرمت‌های متنوع‌تری اجرا کنین؛ مثل جلسات مبتنی بر نوشتار (مثلاً قبل از جلسه ازشون بخواین نظرشون رو توی یک فایل یا گوگل‌فرم بنویسن) یا استفاده از ابزارهایی مثل whiteboard دیجیتال که همه بتونن به صورت ناشناس یا غیرمستقیم نظر بدن. این به‌شدت احساس امنیت رو بالا می‌بره و باعث مشارکت واقعی‌تری میشه. موفق باشید!