توجه به بازده و ارزیابی عملکرد نیروی انسانی در مدیریت یک سازمان بسیار مهم و اساسی است و این امر تنها با نوع دقیقی از برنامه ریزی و استفاده از روش های مدیریت به روز قابل اجرا است. در این مقاله به توضیح مدیریت عملکرد در سازمان ها و شرکت ها و ادارات می پردازیم و به سوال مدیریت عملکرد چیست پاسخ می دهیم.
تعریف مدیریت عملکرد
مدیریت عملکرد به معنی ارزیابی مداوم کارکنان و بررسی دستاورد های آنان همراه با ارائه بازخورد به هر کدام به طور پیوسته است، در این شرایط انتظارات به طور دقیق و شفاف به کارمندان منتقل می شود.
مراحل مدیریت عملکرد
- هدف گذاری و برنامه ریزی: در این مرحله اهداف و انتظارات و هر چه که باید توسط کارمند انجام و رعایت شود و برنامه ریزی های کاری و هدف گذاری ها برای فرد مشخص و تبیین می شود و درباره ی مسیر حرکت که در راستای اهداف و برنامه ریزی های کلی است توافق می شود.
- هدایت و حمایت در طی دوره: در این مرحله عملکرد کارمند توسط مدیر مورد توجه و بررسی قرار می گیرد و متناسب با آن فرد مورد تشویق و یا راهنمایی موثر قرار می گیرد. در صورت وجود انحراف و یا اشتباه در مسیر کاری به او تذکر داده می شود و آموزش های لازم برای بهبود عملکرد به کارمند داده می شود. در این مرحله نیاز است بازخورد های زیاد در فاصله ی زمانی مشخص به کارمندان داده شود.
- ارزیابی عملکرد در پایان دوره: در پایان یک دوره مشخص وظیفه ی مدیران است که به تحلیل و بررسی عملکرد کارمندان و مقایسه آن با خواسته ها و برنامه های تعیین شده در ابتدای دوره بپردازند و آن ها را بر همین مبنا رتبه بندی کنند.
- مرور و بازنگری: در این مرحله مدیر و کارمند در یک جلسه به بررسی عملکرد و مسیر کاری می پردازند و برنامه ای برای بهبود عملکرد تدوین می کنند.
اهداف مدیریت عملکرد
مدیریت عملکرد کارکنان سه هدف راهبردی، اداری و توسعه ای را دنبال می کند.
اهداف راهبردی
سازمان با روش های مدیریت عملکرد زمینه را برای تحقق اهداف راهبردی خود در کسب و کار فراهم خواهد کرد. مدیریت عملکرد فرایندی است که با بیان انتظارات سازمان از کارکنان آغاز می‌شود و با اندازه‌گیری عملکرد آن ها پایان می‌یابد. بنابراین مدیریت عملکرد تنها زمانی به اهداف کاربردی خود دست می‌یابد که اندازه‌گیری‌ها واقعی باشند و به طور درست انجام شده باشند و اهداف و بازخوردها به شکل درستی برای کارکنان بیان شده باشند.
اهداف اداری
راهکارهایی که یک سازمان برای ابلاغ اطلاعات و تصمیمات خود به کارکنان ارائه می دهد اهداف اداری را شامل می شوند. این تصمیم‌ها می‌تواند در مورد موضوعاتی چون حضور و غیاب، حقوق، برنامه‌های مربوط به کارکنان، مزایای رفاهی، خاتمه قرارداد، استخدام نیروهای جدید و قطع همکاری با نیروهای فعلی باشد. اطلاعاتی که طی فرایند مدیریت عملکرد و بر اساس اهداف اداری جمع‌آوری می‌شوند، نقش مهمی در آینده سازمان و کارکنان خواهند داشت.
اهداف توسعه ای
اهداف توسعه‌ای به این معنی است که اجرای فرایند مدیریت عملکرد در سازمان، زمینه‌ساز توسعه دانش و مهارت کارکنان خواهد شد. اگر ارزیابی و ارائه بازخورد به شکل درستی باشد به پیشرفت کارکنان کمک می کند و راهکارهای لازم را به آنها ارائه می‌دهد. نکته مهم در تحقق اهداف توسعه‌ای این است که کارکنانی که به اهداف مورد انتظار دست یافته‌اند، می‌توانند فراتر از اهداف عمل کنند و به جایگاه و ارزش بالاتری برسند.
اهداف توسعه‌ای عنصر مهمی در شرح شغلی کارکنان به شمار می‌رود.در سازمان‌هایی که مدیریت عملکرد به درستی در آن ها اجرا می شود کارکنان پیشرو و نواور در اولویت قرار می گیرند و مسیر پیشرفت و توجه برای آن ها هموار است.
ویژگی های سیستم مدیریت عملکرد
یک سیستم مدیریت عملکرد که به درستی کار می کند شامل ویژگی های زیر می شود:
- برای کارکنان وظایف و انتظارات شغلی به درستی بیان می شود.
- سطح بهره وری و کیفیت عملکرد را به صورت فردی و گروهی افزایش می دهد.
- از طریق ارائه بازخورد، توانایی کارکنان را تقویت می کند.
- ارتباطات را بهبود می بخشد.
- شرایط مناسبی را برای تصمیم گیری در مورد منابع انسانی ایجاد می کند.
مزایای مدیریت عملکرد
مدیریت عملکرد درست هنگام بررسی عملکرد کارکنان خواستار پیشرفت مداوم در همه زمان‌هاست. سیستم مدیریت عملکرد هنگامی که با دقت اجرا شود، به بهبود در عملکرد و نرخ بهره وری منجر خواهد شد؛ علاوه بر این، شاهد بهبود ارتباطات، کاهش میزان استرس در رابطه با عملکرد ضعیف و تیم‌های پویاتری خواهید بود.
اگر افراد متوجه شوند که انتظار می‌رود در شغلشان رشد کنند، برای دستیابی به اهداف شغلی خود به فکرد پیشرفت و بازدهی بالاتر می افتند و به بهترین نحو ممکن وظایف خود را انجام می دهند. با وجود سیستم مدیریت عملکرد خوب، سازمان شما می‌تواند نرخ استعفای کارکنان را کاهش دهد، تولید را بهبود بخشد و نسبت سود را افزایش دهد.
راهکار هایی برای تقویت مدیریت عملکرد
- برنامه ریزی: در مرحله برنامه‌ریزی است که برای کارمندان مشخص می شود که چگونه وظایف شغلی آن ها در دستیابی به اهداف سازمانی کمک می‌کند. مرحله برنامه‌ریزی زمان خوبی برای نشان‌دادن قدردانی است. شما می‌توانید درباره پیشرفت‌هایی که در هریک از کارمندان مشاهده کرده‌اید و اینکه این پیشرفت‌ها چه منافعی برای کل شرکت داشته است، بحث کنید.
- عمل کردن: مدیریت عملکرد تنها نباید شامل بررسی نموداری کار ها و برنامه ها باشد بلکه به شکل درستش می‌تواند درمورد مشارکت فعالانه در کارها و پروژه‌های روزمره باشد تا کارمندان را از راه‌های مختلفی که می‌توانند در جایگاه خود کارآمدتر و سازنده‌تر شوند، راهنمایی کند.
- بازبینی کردن: در این مرحله مدیریت عملکرد شامل جلسه با کارمند و مرور چیزی است که در آخرین ارزیابی انجام شده است. می‌توان کارمند را به‌‌دلیل نمره‌های عملکردی بالا تحسین و تشویق کرد و درباره چگونگی بهبود نمرات پایینش به او بازخورد دلگرم‌کننده‌ای را ارائه داد و او را در جهت رفع مشکلات و بهبود شرایط قرار داد.
مشکلات موجود در راه مدیریت عملکرد کارکنان
برای به اجرا در آوردن برنامه مدیریت عملکرد مشکلاتی نیز بر سر راه وجود دارد که مدیران را دچار شک و تردید می کند که چند نمونه از آن ها را بیان می کنیم:
- درگیری: یکی از نگرانی های مدیران به وجود آمدن درگیری میان کارکنان بر اثر ارائه بازخورد و رتبه بندی شدن آن ها است.
- خطای انسانی: ممکن است در ارزیابی کارکنان خطاهایی غیر قابل پیش بینی رخ بدهد و این خطاها در پایان منجر به نارضایتی کارکنان از کل فرایند می‌شود.
- هزینه: ارزیابی دقیق و بررسی، ارائه برنامه های آموزشی و کنترل و جلسات پی در پی برای هر سازمان هزینه هایی را به وجود می آورد که موجب صرف نظر برخی مدیران از این پروسه می شود.
نتیجه گیری
توجه به عملکرد و روند کاری کارکنان در هر سازمان و برنامه ریزی و تبیین خواسته ها برای آن ها همواره موجب رشد و پیشرفت فردی و جمعی می شود و راه های رسیدن به شرایط مطلوب را باز می کند. ما در این مقاله به بررسی مدیریت عملکرد و نقش آن در سازمان ها پرداختیم، امیدواریم مطالب مفیدی به شما ارائه کرده باشیم.
