سامانه اتنسی، ابزاری کارآمد برای مدیریت اطلاعات پرسنل در سازمان‌ها است. با استفاده از این سیستم حضور وغیاب، میتوان اطلاعات پایه پرسنل، اطلاعات کاربری، شیفت کاری، محل کار و سایر موارد مرتبط را به صورت دقیق و منظم ثبت و نگهداری نمود. در این مقاله، به آموزش جامع ثبت اطلاعات پرسنل در سامانه اتنسی می‌پردازیم.
چگونه پرسنل جدید را در اتنسی ثبت کنیم؟
برای ثبت اطلاعات پرسنل در اتنسی لازم است از طریق نسخه وب وارد اکانت خود شوید و سپس مراحل زیر را طی کنید:
- در نوار آبی رنگ سمت راست و بخش مدیریت گزینه “پرسنل” را انتخاب کنید.
- در صفحه باز شده دکمه “پرسنل جدید” را بزنید.
- در تب اطلاعات پایه که برای پرسنل جدید در دسترس است، ابتدا اطلاعات شخصی خواسته شده پرسنل که شامل نام، نام خانوادگی، تلفن همراه، کد ملی(اختیاری)، آدرس(اختیاری)، ایمیل (اختیاری) است را وارد کنید و در ادامه اطلاعات کاربری زیر را وارد کنید.
- کد پرسنلی: برای وارد کردن کد پرسنلی توجه داشته باشید که قبل از این کد از 0 استفاده نکنید. همچنین اگر از دستگاه حضور و غیاب برای ثبت تردد استفاده میکنید، کد پرسنلی دستگاه با کد پرسنلی اتنسی باید یکسان باشد.
- واحد سازمانی: در این بخش باید واحد سازمانی که پرسنل مورد نظر در آن مشغول به کار است را انتخاب کنید. واحدهای سازمانی باید توسط شما در سامانه تعریف شده باشد.
- سمت: در این بخش هر فرد سمت هر شخص طبق دسترسی‌هایی که به سامانه دارد، مشخص میشود. این سمت‌ها شامل موارد زیر میباشد:
اگر هنوز در اتنسی ثبت نام نکرده‌اید، این امکان هست که از نسخه رایگان این نرم‌افزار بهره‌مند شوید! برای آشنایی بیشتر با فرایند ثبت نام، مقاله قدم اول؛ ثبت نام شرکت در سامانه حضور و غیاب آنلاین اتنسی را بخوانید!
صاحب امتیاز: صاحب امتیاز شخصی است که همه‌ی دسترسی ها به نرم‌افزار را دارد و در واقع ادمین اصلی است. توجه داشته باشید که تنها یک نفر میتواند صاحب امتیاز باشد. در سامانه به صورت دیفالت صاحب امتیاز کسی است که در سامانه ثبت نام کرده است.
مدیر ارشد: این سمت مثل صاحب امتیاز دسترسی به مشاهده کارکرد پرسنل و ثبت و رد مجوزها را دارد. مدیر ارشد حتی اگر برای خودش مجوز ثبت کند خود به خود تایید میشود. تنها تفاوت ان با صاحب امتیاز این است که نمیتواند برای شخصی سمت انتخاب کند و یا واحد سازمانی تعریف کند، همچنین محدودیتی برای تعداد مدیر ارشد وجود ندارد.
مدیر واحد: مدیر واحد فقط به کارکرد پرسنل خود دسترسی دارد و مجوز آن ها را میتواند رد یا تائید کند و مجوز خود مدیر واحد را مدیر ارشد یا صاحب امتیاز باید تایید کند.
مسئول حضور غیاب: این سمت به کارکرد همه پرسنل دسترسی دارد. مسئول حضور و غیاب مجوز همه پرسنل را میتواند رد یا تائید کند ولی مجوز خودش را صاحب امتیاز یا مدیر ارشد باید تائید کنند.
- شیفت فعلی: در اینجا شیفت‌هایی که قبلا در سامانه ثبت کرده اید نمایش داده میشوند که از بین آن‌ها شیفت مورد نظر را برای شخص موردنظر انتخاب کنید.
- تاریخ شروع و پایان شیفت: بعد از وارد کردن تاریخ شروع شیفت پرسنل، سامانه به صورت اتوماتیک تاریخ پایان شیفت را برای 1 سال بعد انتخاب میکند که این تاریخ قابل ویرایش می باشد.
- رمز عبور:پرسنل جهت ورود به اپلیکیشن موبایل نیاز به نام کاربری و رمز عبور دارند، نام کاربری شماره همراه آن ها می باشد و رمز عبور، مقداری است که در اینجا برایشان تعریف می کنید.
- محل کار:در این قسمت می توانید محل کار مرتبط به پرسنل خود که قبلا در سامانه تعریف کرده اید را انتخاب کنید و به آن انتساب دهید.
قبل از ثبت پرسنل، ابتدا باید اتنسی را روی دستگاه خود نصب کنید. برای این منظور، مقاله نحوه نصب اتنسی با نرم افزار مایکت موبایل مطالعه کنید.
چگونه میتوانیم اطلاعات پرسنل ثبت شده را ببینیم و ویرایش کنیم؟
برای ویرایش اطلاعات پرسنل، باید از تب های دیگر بخش مدیریت پرسنل که بعد از ثبت در دسترس قرار میگیرد استفاده کنید:
• تب تاریخچه شیفت: در این بخش میتوانید تاریخ و نوع شیفت پرسنل را ویرایش کنید. همچنین با کلیک بر روی افزودن بازه شیفت میتوانید شیفت جدید برای آن‌ها تعریف کنید.
• تب استفاده از موبایل: در این قسمت تعداد و مدل تلفن همراه هایی که پرسنل در ان لاگین کرده اند را نشان می دهد که در صورت تایید مجاز میشوند. پرسنل می توانند با استفاده از تلفن همراه همکاران خود اقدام به ثبت تردد و تقلب نمایند که در این قسمت تلفن همراه را به عنوان تلفن غیرمجاز نشان میدهد.
• تب تغییر رمز عبور: در صورتی بخواهید رمز عبور پرسنل خود را تغییر دهید از این قسمت می توانید این کار را انجام دهید.
نکات مهم در ثبت پرسنل
اگر پرسنلی را برای بار اول ثبت نام می کنید تنها تب اطلاعات پایه برای شما در دسترس است.
زمانی که پرسنل را به صورت کامل تعریف کردید، یک پیامک حاوی نام کاربری، رمز عبور و لینک اپلیکیشن برای آن ها پیامک می شود.
اگر هنگام ثبت پرسنل به شما ارور این شماره قبلا در سامانه اتنسی ثبت شده است، شماره پرسنل به همراه توضیحات را در تیکت برای پشتیبانی ارسال کنید تا مشکل برطرف شود.
هر پرسنل می تواند یک یا چند محل کار داشته باشد.
جمع‌بندی
ثبت اطلاعات پرسنل در سامانه اتنسی، فرایندی ساده است. با طی مراحل مشخص شده در این مقاله، میتوان اطلاعات کاملی از پرسنل، از جمله اطلاعات شخصی، کاربری، شیفت کاری و محل کار را در سامانه ثبت نمود. همچنین، امکانات جانبی مانند افزودن بازه شیفت جدید، مدیریت استفاده از موبایل و تغییر رمز عبور، به مدیریت بهتر و دقیق‌تر اطلاعات پرسنل کمک می‌نماید.
10 پاسخ
اگر پرسنلی دارای چند شیفت در طول ماه باشد (مثلاً شیفت چرخشی یا پاره‌وقت در چند محل کار) آیا سامانه اتنسی اجازه مدیریت دقیق این نوع سناریوها را میدهد؟ مثلاً میتوان دو شیفت همزمان اما در روزهای مختلف برای یک فرد تعریف کرد؟
بله، سامانه اتنسی این قابلیت را دارد که برای هر پرسنل چند بازه زمانی شیفت متفاوت ثبت کنید. در تب «تاریخچه شیفت» پس از ثبت پرسنل، میتوانید چند بازه شیفت تعریف کنید که هر بازه مربوط به روزها و ساعت‌های دلخواه شما باشد. اگر پرسنل در دو محل کار یا در دو نوبت مختلف کار میکند، فقط کافیست برای هر بازه، شیفت موردنظر را جداگانه ثبت کنید. سیستم این حالت را به‌خوبی پوشش میدهد.
سلام وقت بخیر. ما چند نیروی پروژه‌ای داریم که فقط برای مدت کوتاهی با شرکت همکاری می‌کنن. آیا امکان داره ورود و خروج فقط در یک بازه محدود ثبت بشه و بعد از اون پرسنل غیرفعال بشن؟ یعنی نیازی به حذف نیرو نباشه ولی همزمان ترددی هم ثبت نکنن؟
سلام و وقت شما بخیر. بله، در سامانه اتنسی شما می‌تونید با تعیین تاریخ شروع و پایان شیفت، بازه فعال بودن پرسنل رو مشخص کنید. وقتی بازه به پایان برسه، دیگه دسترسی به ثبت تردد براشون فراهم نیست، ولی اطلاعات شخصی و سوابقشون توی سیستم باقی می‌مونه. بنابراین نیازی به حذف کامل نیرو نیست و در صورت نیاز میشه مجدداً برای اون فرد شیفت فعال‌سازی کرد. این قابلیت برای پروژه‌های موقت یا همکاری‌های پاره‌وقت خیلی کاربردی هست.
آیا میشود برای پرسنلی که در دوره‌های زمانی متفاوت نقش‌های مختلفی داشته، سمت‌های مختلف را به تفکیک تاریخ ثبت کرد؟
بله، شما در سامانه اتنسی میتوانید گردش سمت پرسنل را به‌صورت دقیق مدیریت کنید. اگر فردی در یک بازه مثلاً مدیر واحد بوده و بعد به مسئول حضور و غیاب ارتقاء یافته، کافی است در تب “اطلاعات کاربری” سمت فعلی را ویرایش کنید و با کمک بخش “تاریخچه تغییرات” این موارد را برای آرشیو نگهداری نمایید. در حال حاضر برای ثبت تاریخ‌دار سمت‌ها به‌صورت مستقیم قابلیتی نیست اما از طریق گزارش‌ها و ثبت‌های ادواری میتوانید این مورد را دقیق پیگیری کنید و در نسخه‌های آینده نیز این قابلیت به‌صورت رسمی اضافه خواهد شد.
سلام خسته نباشید. ما تعداد زیادی نیرو داریم که بعضی‌هاشون تو چندین پروژه مختلف کار می‌کنن. آیا اتنسی می‌تونه کارکرد این پرسنل رو به تفکیک محل کار نشون بده؟ یعنی بدونیم مثلاً فلانی این ماه تو کدوم پروژه چند ساعت کار کرده؟
سلام و درود بر شما. بله، اتنسی دقیقاً برای چنین سناریوهایی طراحی شده. وقتی برای هر پرسنل چند محل کار تعریف میکنید و شیفت‌های مربوطه رو به همون محل نسبت می‌دید، بعدش می‌تونید با کمک گزارش‌های تحلیلی، کارکرد افراد رو به تفکیک محل کار و تاریخ، ساعت‌کاری و حتی تأخیر مشاهده کنید. برای اینکه نتایج دقیق‌تری بگیرید، توصیه می‌کنیم نام‌گذاری محل‌های کاری رو استاندارد و قابل تفکیک انجام بدید. در صورت نیاز، تیم پشتیبانی‌مون هم کنار شماست تا ساختار گزارش‌گیری رو تنظیم کنید.
آیا امکان تعیین سطوح مختلف دسترسی برای یک پرسنل در چند واحد سازمانی به صورت همزمان وجود دارد؟ مثلاً یک کارمند که هم در واحد مالی و هم در واحد منابع انسانی فعالیت دارد.
سلام و وقت‌بخیر. بسیار سؤال خوبی مطرح کردید. در حال حاضر با توجه به ساختار سامانه اتنسی، هر پرسنل در لحظه میتواند یک سمت مشخص با دسترسی منحصر به‌فرد و حضور در یک واحد سازمانی اصلی داشته باشد. با این حال، میتوانید با تعریف دو نقش متفاوت برای همان کارمند (مثلاً به عنوان کاربر عادی در یک واحد و مدیر واحد در واحد دیگر) و اختصاص دو اکانت مجزا، این سناریو را مدیریت کنید. همچنین قابلیت‌های پیشرفته‌تر در خصوص مدیریت چند نقش همزمان برای یک پرسنل در برنامه توسعه سامانه قرار دارد. پیشنهاد می‌کنیم برای راه‌اندازی دقیق‌تر این ساختار با تیم پشتیبانی در ارتباط باشید.