اگر در یک سازمان بخشی از کارکنان هر روز به دفتر میآیند، گروهی چند روز در هفته دورکار هستند و تعدادی نیز کاملاً خارج از محل شرکت کار میکنند، دیگر نمیتوان برای همه یک روش یکسان برای ثبت تردد در نظر گرفت.
فرض کنید یک شرکت ۲۵ نفر نیرو دارد؛ ۱۵ نیروی حضوری و ثابت در محل، ۷ هیبرید و ۳ نفر کاملاً دورکار هستند. مدیر منابع انسانی باید بداند هر نیرو چه زمانی کار خود را شروع کردهاند، چه زمانی به پایان رساندهاند و ساعات کار قابل محاسبه آنها چقدر است؟
در یک سازمان کاملاً حضوری، پاسخ ساده است. کارمند ورود و خروج خود را با دستگاه حضور و غیاب ثبت میکند و سیستم با توجه به شیفت و قوانین سازمان، کارکرد او را محاسبه میکند. اما وقتی محل و مدل کار کارکنان متفاوت است، یک دستگاه ثابت دیگر پاسخگوی همه نیازها نیست.
در چنین شرایطی، مسئله فقط ثبت ورود و خروج نیست؛ باید از روش ثبت تردد متناسب با مدل کاری، محل انجام فعالیت و قوانین محاسبه کارکرد استفاده کرد. ممکن است یک کارمند با دستگاه بیومتریک، دیگری با اپلیکیشن حضور و غیاب موبایل و نیروی میدانی و ویزیتور در محل مشتری از روش ثبت تردد مبتنی بر موقعیت مکانی استفاده کند. اما در نهایت اطلاعات همه آنها باید در یک سیستم واحد برای محاسبه و گزارشگیری جمع شود.
چرا یک روش ثبت تردد برای همه کارکنان کافی نیست؟
تفاوت کارکنان حضوری، هیبرید، دورکار و میدانی فقط در محل کار آنها نیست. مسئلهای که سازمان هنگام ثبت تردد باید حل کند نیز در هر مدل متفاوت است. بنابراین راهکار منطقی این نیست که همه کارکنان را مجبور کنیم از یک روش یکسان استفاده کنند؛ بلکه باید روشهای متفاوت ثبت تردد را در یک سیستم یکپارچه مدیریت کرد.
| مدل کاری | محل انجام کار | روشهای رایج ثبت تردد | چالش اصلی |
| حضوری | دفتر، کارخانه، شعبه | دستگاه حضور و غیاب | ثبت دقیق ورود و خروج و جلوگیری از ثبت بهجای همکار |
| هیبرید | دفتر + خانه یا محل دیگر | دستگاه + موبایل / وب | یکپارچهسازی ترددهای ثبتشده در محلهای مختلف |
| دورکار | خانه یا محل مجاز | موبایل / وب + Location | اعتبارسنجی محل ثبت تردد |
| میدانی | مشتری، پروژه، شعبه و محلهای متغیر | موبایل + Location / GPS | ثبت زمان و محل فعالیت و در برخی موارد مسیر و ویزیت |
چه زمانی دستگاه حضور و غیاب بهترین گزینه است؟
وقتی کارمند هر روز در دفتر، کارخانه، انبار یا شعبه مشخصی فعالیت میکند، دستگاه حضور و غیاب همچنان یکی از روشهای مناسب ثبت تردد است. در این محیطها، محل کار ثابت است و سازمان بیشتر به دنبال ثبت دقیق زمان ورود و خروج و جلوگیری از ثبت تردد بهجای یکدیگر است. دستگاههای بیومتریک مانند اثرانگشت و تشخیص چهره میتوانند در چنین محیطهایی این نیاز را پوشش دهند.
اما استفاده از یک یک سیستم مدرن مثل سامانه حضور و غیاب آنلاین به معنی کنار گذاشتن سیستمهای قبلی نیست. در اپلیکیشن اتنسی امکان اتصال به دستگاههای حضور و غیاب بیومتریک فراهم شده است و ترددهای ثبتشده توسط دستگاه در سامانه ثبت و برای محاسبه کارکرد و گزارشگیری استفاده میشوند.
این موضوع برای سازمانهایی که پیش از این برای خرید دستگاه حضور و غیاب هزینه کردهاند اهمیت زیادی دارد. میتوان دستگاه را برای کارکنان حضوری نگه داشت و در کنار آن، روشهای موبایلی را برای کارکنان دورکار، هیبرید یا میدانی به کار گرفت؛ بدون اینکه اطلاعات تردد در چند سیستم جداگانه باقی بماند.
حضور و غیاب نیروی هیبرید چگونه انجام میشود؟
در مدل هیبرید، کارمند بخشی از زمان کاری خود را در محل سازمان و بخشی را خارج از محل اصلی شرکت، مانند خانه یا فضای کار اشتراکی، انجام میدهد. مسئله اصلی در چنین سازمانهایی، یکپارچهسازی دادههای ثبتشده در محیطهای مختلف و محاسبه کارکرد است.
اگر برای روزهای حضور و دورکاری دو سیستم جداگانه استفاده شود، مدیر منابع انسانی باید دادهها را در پایان دوره با یکدیگر تطبیق دهد. این کار باعث افزایش خطا و پیچیدگی گزارشگیری میشود. راهکار بهتر، استفاده از یک سیستم واحد با چند روش ثبت تردد است.
در سامانه حضور و غیاب اتنسی، کارکنان میتوانند در روزهای حضور در دفتر از دستگاه حضور و غیاب استفاده کنند و در روزهای دورکاری، تردد خود را از طریق اپلیکیشن موبایل ثبت کنند. در نتیجه، هرچند روش ثبت تردد متفاوت است، اما گزارش کارکرد برای مدیر یکپارچه باقی میماند.
حضور و غیاب نیروی دورکار بدون دستگاه چگونه انجام میشود؟
برای نیروی کاملاً دورکار، استفاده از دستگاه حضور و غیاب دفتر راهکار مناسبی نیست؛ چون محل انجام کار او خارج از سازمان است. در این شرایط، اپلیکیشن حضور و غیاب میتواند به ابزار ثبت ورود و خروج تبدیل شود. اما مهمترین چالش کارفرمایان این است که، چگونه مطمئن شویم تردد از محل مجاز ثبت شده است؟
روشهای ثبت تردد مبتنی بر موقعیت مکانی، GPS Tracking و Geofencing پاسخ مطمئن برای این مسئله است.
GPS Tracking چیست؟
در GPS Tracking، موقعیت مکانی فرد میتواند در طول زمان ثبت شود. در نتیجه، سیستم در صورت طراحی برای این هدف میتواند مسیر حرکت و نقاط مختلف حضور فرد را نیز ثبت کند. این روش بیشتر برای نیروهای میدانی، ویزیتورها، نیروهای خدماتی یا موقعیتهایی کاربرد دارد که دانستن مسیر حرکت اهمیت دارد. اما برای حضور و غیاب یک کارمند دورکار، لزوماً نیازی به ردیابی مداوم موقعیت او نیست.
Location-based Punch چیست؟
در Location-based Punch، موقعیت کارمند هنگام ثبت ورود یا خروج دریافت میشود.
برای مثال:
ساعت ۸:۵۸ → ثبت ورود → موقعیت مکانی کارمند در همان لحظه ثبت میشود.
در این روش، سازمان میداند تردد در چه مکانی ثبت شده است؛ اما لزوماً نمیداند فرد در تمام طول روز در چه مسیری حرکت کرده است.
Geofencing چیست؟
در Geofencing، یک محدوده جغرافیایی مجازی برای محل کار تعریف میشود. برای مثال، سازمان میتواند یک محدوده مشخص برای خانه کارمند دورکار تعریف کند. هنگام ثبت تردد، سیستم بررسی میکند که آیا کارمند داخل محدوده مجاز قرار دارد یا خیر. بسته به تنظیمات سیستم، اگر در صورت حضور فرد خارج از محدوده، میتوان ثبت تردد را محدود کرد، هشدار داد یا تردد را با وضعیت مشخص ثبت کرد. نکته مهم این است که Geofencing لزوماً به معنی ردیابی دائمی کارمند نیست. در یک سیستم حضور و غیاب میتوان موقعیت را فقط هنگام ثبت تردد بررسی کرد؛ در حالی که GPS Tracking میتواند برای ردیابی موقعیت در طول زمان استفاده شود.
| روش | چه چیزی ثبت میشود؟ | کاربرد معمول |
| Location-based Punch | موقعیت هنگام ورود/خروج | دورکار و برخی کارکنان میدانی |
| Geofencing | مجاز بودن ثبت تردد در یک محدوده | خانه، دفتر، پروژه و شعبه |
| GPS Tracking | موقعیت در طول زمان | نیروی میدانی، ویزیتور و برخی خدمات سیار |
این تفاوت از نظر حریم خصوصی نیز مهم است؛ زیرا ثبت محل تردد با ردیابی مداوم موقعیت یکسان نیست.
حضور و غیاب نیروی میدانی و ویزیتور چگونه انجام میشود؟
برای ویزیتور یا نیروی میدانی، مسئله از دورکاری نیز پیچیدهتر است. این افراد ممکن است در طول یک روز در چندین محل مختلف فعالیت کنند. فرض کنید یک ویزیتور روز کاری خود را از خانه شروع میکند، سپس به مشتری اول، دوم و سوم مراجعه میکند و در پایان روز به خانه بازمیگردد. در چنین شرایطی، سیستم ممکن است علاوه بر زمان شروع و پایان کار، نیاز به ثبت اطلاعات دیگری از جمله موارد زیر باشد:
- زمان شروع کار
- محل ثبت تردد
- محل هر ویزیت
- زمان حضور در محل مشتری
- زمان پایان کار
- و در برخی سناریوها، مسیر جابهجایی
بسته به نیاز سازمان، ممکن است یک راهکار صرفاً برای ثبت ساعت ورود و خروج کافی نبوده و قابلیتهای مبتنی بر Location برای مدیریت نیروی میدانی اهمیت بیشتری پیدا کنند.
راهکار ثبت تردد سازمانهای چند شعبه و پروژه محور
تفاوت محل کار فقط به دورکاری محدود نمیشود. بعضی سازمانها دارای شعب متعدد، پروژههای موقت، کارگاهها، نمایشگاهها یا محلهای کاری مختلف هستند. در این شرایط، ممکن است یک کارمند امروز در دفتر مرکزی و روز بعد در یک شعبه یا پروژه فعالیت کند. بنابراین علاوه بر نوع نیروی کار، نیاز به مدیریت محل ثبت تردد نیز هست.
برای مثال:
- کارمند شعبه → ثبت تردد در شعبه
- نیروی پروژه → ثبت تردد در محل پروژه
- نیروی هیبرید → ثبت تردد در خانه یا دفتر
- نیروی میدانی → ثبت تردد در محل مشتری
اتنسی امکان تعریف محلهای کاری متعدد از جمله دفاتر، شعب، کارگاهها، نمایشگاهها و پروژههای موقت را فراهم میکند. این قابلیت برای تیمهایی که محل کار ثابت ندارند اهمیت بیشتری پیدا میکند.
ثبت تردد چگونه به محاسبه کارکرد تبدیل میشود؟
میزان دقیق کارکرد، مبنای اصلی محاسبه حقوق و دستمزد است. ثبت ورود و خروج بهتنهایی کارکرد را مشخص نمیکند. برای محاسبه کارکرد علاوه بر ساعت ورود و خروج، نوع شیفت کاری، زمان استراحت و قوانین مربوط به تاخیر، تعجیل، اضافه کار و کسر کار هم اهمیت دارد. بهطور ساده، فرایند به شکل زیر است:
ثبت تردد → تطبیق با شیفت → محاسبه زمان حضور → کسر استراحت → محاسبه کارکرد → محاسبه اضافهکار/تأخیر/تعجیل
بنابراین یک سیستم حضور و غیاب مناسب باید علاوه بر ثبت تردد، بتواند دادههای ثبتشده را بر اساس قوانین کاری سازمان تحلیل کند. برای مثال، باید بتواند مشخص کند:
- ساعات کارکرد چقدر است؟
- آیا فرد تأخیر داشته است؟
- آیا زودتر محل کار را ترک کرده است؟
- آیا اضافهکار داشته است؟
- چه میزان از زمان کار به استراحت اختصاص داشته است؟
- آیا فرد در آن بازه مرخصی یا مأموریت داشته است؟
- تردد با کدام شیفت تطبیق دارد؟
در اتنسی امکان تعریف انواع شیفت از جمله شیفتهای ثابت، آزاد و چرخشی وجود دارد و میتوان شرایطی مانند شناوری و تلورانس را نیز در محاسبات در نظر گرفت. در نتیجه، هدف سیستم فقط ذخیره زمان ورود و خروج نیست؛ بلکه تبدیل دادههای تردد به ساعات کار قابل محاسبه و گزارشهای منابع انسانی است.
اتنسی چگونه تردد کارکنان با مدلهای مختلف را یکپارچه میکند؟
در یک سازمان ترکیبی میتوان روش ثبت را بر اساس نوع کارمند تعریف کرد:
کارمند حضوری → دستگاه حضور و غیاب
کارمند هیبرید → دستگاه در روزهای حضور + موبایل در روزهای دورکاری
کارمند دورکار → موبایل + ثبت تردد مبتنی بر موقعیت مکانی
نیروی میدانی → موبایل + موقعیت مکانی متناسب با نیاز سازمان
اتنسی علاوه بر ثبت تردد از طریق اپلیکیشن موبایل، امکان اتصال به دستگاههای حضور و غیاب بیومتریک را نیز فراهم میکند. در نتیجه سازمان میتواند بدون ایجاد یک سیستم جداگانه برای هر گروه، دادههای تردد کارکنان را در یک محیط مدیریتی جمعآوری و مدیریت کند.
این اطلاعات میتوانند در کنار امکاناتی مانند مدیریت شیفت، مرخصی، مأموریت، اضافهکار و گزارش کارکرد مورد استفاده قرار گیرند. مزیت اصلی این رویکرد، یکسانکردن روش ثبت تردد برای همه کارکنان نیست؛ بلکه یکپارچهکردن نتیجه روشهای مختلف ثبت تردد است.
کدام روش ثبت تردد برای سازمان شما مناسبتر است؟
برای انتخاب روش مناسب، این پنج سؤال را از خودتان بپرسید:
- آیا بخشی از کارکنان هر روز در یک محل ثابت کار میکنند و دستگاه حضور و غیاب دارید؟
- آیا بخشی از کارکنان چند روز در هفته در دفتر و چند روز در خانه کار میکنند؟
- آیا نیروی کاملاً دورکار دارید؟
- آیا کارکنان در شعب، پروژهها یا محلهای کاری مختلف فعالیت میکنند؟
- آیا علاوه بر ثبت ورود و خروج، محاسبه دقیق شیفت، اضافهکار، مرخصی و مأموریت برایتان اهمیت دارد؟
اگر پاسخ چند مورد از این سؤالها “بله” است، احتمالاً مسئله شما دیگر با یک دستگاه حضور و غیاب سنتی حل نمیشود. به یک سیستم حضور و غیاب ترکیبی نیاز دارید که بتواند چند روش ثبت تردد را متناسب با نوع نیروی کار مدیریت کند. در نتیجه، قبل از انتخاب سیستم حضور و غیاب، بهتر است به جای پرسیدن “کدام دستگاه حضور و غیاب بهتر است؟”، ابتدا این سؤال را مطرح کنید که “کارکنان ما کجا و با چه مدل کاری فعالیت میکنند و چگونه باید ساعات کار آنها را ثبت و محاسبه کنیم؟“
پاسخ این سؤال مشخص میکند که به دستگاه، موبایل، ثبت تردد مبتنی بر موقعیت مکانی، Geofencing یا ترکیبی از این روشها نیاز دارید.
| نحوه کار | راهکار مناسبتر |
| هر روز در دفتر یا کارخانه حضور دارد | دستگاه حضور و غیاب |
| بخشی از هفته در دفتر و بخشی در خانه است | دستگاه + اپلیکیشن موبایل |
| کاملاً دورکار است | موبایل یا وب + Location در صورت نیاز |
| در محل مشتری فعالیت میکند | موبایل + Location |
| در چند شعبه یا پروژه فعالیت میکند | موبایل / Location / روشهای متناسب با محل |
| شیفتهای پیچیده دارد | ثبت تردد + مدیریت شیفت و قوانین کارکرد |
نکته مهم این است که روش ثبت تردد میتواند متفاوت باشد، اما اطلاعات تردد و کارکرد باید در یک سیستم یکپارچه مدیریت شود. اتنسی با ترکیب روشهای مختلف ثبت تردد و امکانات مدیریت کارکرد، میتواند برای سازمانهایی که ساختار نیروی انسانی متنوعی دارند، یک راهکار یکپارچه برای مدیریت حضور و غیاب فراهم کند.
اگر ساختار نیروی انسانی سازمان شما ترکیبی است، میتوانید امکانات اتنسی را بررسی کنید و ببینید کدام روش ثبت تردد با مدل کاری کارکنان شما سازگارتر است.
