آیا از آخرین تغییرات قانون کار ۱۴۰۴ درباره حضور و غیاب کارکنان خود اطلاع دارید؟ یک ثبت اشتباه در ورود و خروج میتواند برای هر کسب‌وکاری جریمه و دردسر جدی ایجاد کند. در این مقاله از اتنسی، مهم‌ترین نکات ثبت قانونی حضور و غیاب را می‌آموزید تا همیشه آماده بازرسی‌ها و تغییرات جدید باشید. با ما همراه شوید!
حضور و غیاب در قانون کار چیست؟
یکی از پایه‌ای‌ترین مسئولیت‌های شما به‌عنوان کارفرما، ثبت منظم زمان ورود و خروج کارکنان است. این ثبت برای مدیریت منابع انسانی امری ضروری محسوب میشود. بر اساس ماده ۹۰ قانون کار، ثبت حضور و غیاب باید مستند، دقیق و قابل‌استناد در مراجع قانونی و بازرسی‌ها باشد.
رعایت این نکته از ابتدای همکاری باعث کاهش اختلافات و تضمین حقوق طرفین خواهد شد. در ادامه مهم‌ترین این قوانین را طبق آخرین تغییرات بیان می‌کنیم.
مهم‌ترین قوانین کار ۱۴۰۴ درباره حضور و غیاب
در سال ۱۴۰۴، مقررات حضور و غیاب کارکنان با هدف شفافیت و کاهش اختلافات حقوقی تغییر کرده است. شناخت دقیق این تغییرات، مسیر محاسبه حقوق و مزایا را برای کسب‌وکارها روشن‌تر و شفاف‌تر می‌کند.
ثبت ساعات کاری موظفی
طبق ماده ۵۱، ساعات کاری موظفی کارکنان عادی، روزانه حداکثر ۸ ساعت و هفتگی ۴۴ ساعت تعیین شده است. این مقدار باید به‌صورت دقیق در قرارداد و آییننامه داخلی شرکت ذکر و اجرا شود. برای مشاغل سخت، زیان‌آور یا زیرزمینی، این سقف به ۶ ساعت در روز و ۳۶ ساعت در هفته کاهش می‌یابد.
طبق قانون کار، ثبت دقیق حضور و غیاب الزامی است؛ برای رعایت این قوانین بدون اتلاف وقت، از روش‌هایی مانند تهیه لیست حضور و غیاب سریع استفاده کنید.
اضافهکاری با ضریب ۱.۴ برابر مزد پایه
بر اساس ماده ۵۹ قانون کار، اضافهکاری به کاری گفته میشود که خارج از ساعات موظفی انجام گیرد. محاسبه اضافهکاری باید با ضریب ۱.۴ برابر مزد عادی هر ساعت باشد. توجه داشته باشید درخواست اضافهکاری باید با رضایت و موافقت کتبی کارمند صورت گیرد.
طبق قانون، سقف مجاز اضافهکاری در شرایط عادی روزانه ۴ ساعت است و افزایش آن فقط در موارد خاص و با توافق کتبی مجاز است.
قوانین حضور و غیاب بر سابقه کار و بازنشستگی تأثیر می‌گذارند؛ برای جزئیات تغییرات اخیر، قانون جدید سن بازنشستگی تأمین اجتماعی (صفر تا ۱۰۰) را بررسی کنید تا محاسبات سابقه را بدانید.
تعطیل‌کاری با ضریب ۱.۴ برابر مزد پایه
اگر کارمند در روز تعطیل رسمی یا مناسبت خاص مشغول بکار شود، حقوق او با ضریب ۱.۴ مزد پایه محاسبه میشود. این مبلغ باید جداگانه در فیش حقوقی ثبت شود. حضور در روز تعطیل فقط با درخواست کتبی کارمند یا دستور رسمی کارفرما معتبر خواهد بود. رعایت این نکته نیز برای جلوگیری از اختلافات ضروری است.
انواع مرخصی و نحوه تأثیر آن بر حضور و غیاب
کارکنان شما ممکن است به دلایل مختلفی مرخصی بگیرند. قانون کار سه نوع اصلی مرخصی را تعریف می‌کند: استحقاقی، استعلاجی و بدون حقوق. مرخصی استحقاقی با حقوق و محدودیت سالانه است. استعلاجی نیاز به تأییدیه پزشکی دارد و مرخصی بدون حقوق، معمولاً با موافقت کارفرما و شرایط خاص ارائه میشود.
تمامی این مرخصی‌ها باید در سیستم حضور و غیاب به‌صورت دقیق ثبت شوند. عدم ثبت میتواند باعث ایجاد اختلاف در محاسبه حقوق یا بیمه شود. مرخصی استحقاقی معوق نباید از ۹ روز فراتر رود و فقط با توافق طرفین به سال بعد منتقل میشود.
برای اطلاعات بیشتر درباره مدیریت مرخصی کارکنان با استفاده از سامانه‌های حضور و غیاب، این مقاله را بخوانید: مدیریت مرخصی کارکنان با سامانه حضور و غیاب؛ چرا و چگونه؟
تأخیر و غیبت کارکنان از منظر قانون کار
تأخیر و غیبت بدون مجوز، یکی از مهم‌ترین موارد اختلافی بین کارکنان و کارفرماست. قانون کار، هرگونه غیبت غیرموجه یا تأخیر تکرارشونده را نقض انضباط کاری تلقی می‌کند. شما باید تأخیرها را بادقت ثبت کنید. تکرار تأخیر یا غیبت، مشمول اقداماتی مانند اخطار کتبی، کسر حقوق یا تذکر رسمی خواهد بود.
در صورت غیبت بیش از ۱۰ روز در سال یا سه روز متوالی، امکان فسخ قانونی قرارداد برای کارفرما فراهم است.
قوانین حضور و غیاب در قانون کار پایه‌ای برای محاسبات بیمه هستند؛ برای جزئیات بیشتر در اینباره مقاله راهنمای جامع حضور و غیاب در بیمه بیکاری را بخوانید!
الزامات قانونی ثبت ورود و خروج کارکنان
هرگونه ثبت ساعت کاری، تنها زمانی در مراجع قانونی مؤثر است که مستند، دقیق و مطابق با ضوابط وزارت کار باشد. الزامات اصلی که باید برای ثبت حضور و غیاب کارکنان، رعایت کنید، به شرح زیر است:
- ثبت دقیق ساعت ورود، خروج، مرخصی، تأخیر و اضافه‌کار کارکنان؛
- نگهداری سوابق حداقل تا یک سال برای بازرسی‌های احتمالی؛
- استفاده از ابزارهایی که اطلاعات را تاریخدار، غیرقابل‌ویرایش و گزارشپذیر ثبت میکنند؛
- مطابقت فرم‌ها یا سیستم‌ها با آییننامه داخلی شرکت و قوانین وزارت کار؛
- دردسترس‌بودن گزارش‌ها برای بازرسان اداره کار یا مراجع حل اختلاف.
اگر این نکات رعایت نشود، مسئولیت قانونی اثبات ادعاها بر عهده شما خواهد بود. بنابراین، انتخاب یک راهکار مطمئن برای ثبت این اطلاعات، صرفاً توصیه نیست، بلکه یک ضرورت است.
قوانین حضور و غیاب در قانون کار بر سابقه بیمه تأثیر می‌گذارند؛ برای محاسبه هزینه‌های شخصی، به هزینه بیمه تأمین اجتماعی آزاد (راهنمای جامع) مراجعه کنید تا جزئیات پرداخت اختیاری را بدانید.
مجازات‌های قانونی عدم ثبت صحیح حضور و غیاب
به‌طورکلی، بی‌توجهی به موضوع ثبت حضور و غیاب میتواند به پیامدهای حقوقی، مالی و حتی صنفی منجر شود. اگر هنگام بازرسی یا رسیدگی به شکایات، مستندات معتبر ارائه نکنید، احتمال صدور رأی به نفع کارگر افزایش می‌یابد. مهم‌ترین تبعات و جریمههای قانونی شامل موارد زیر است:
- محکومیت در مراجع حل اختلاف: ارائه‌ندادن گزارش دقیق حضور و غیاب باعث میشود در شکایات حقوقی، احتمال محکومیت شما بالا برود.
- پرداخت معوقات حقوقی و بیمه‌ای: اگر ساعات کاری، مرخصی یا اضافهکاری به‌درستی ثبت نشده باشد، ممکن است به پرداخت معوقات و جرائم بیمه‌ای ملزم شوید.
- جریمه از سوی بازرسی کار: اداره کار در صورت مشاهده تخلف، برای کسب‌وکار جریمه مالی صادر می‌کند.
- خطر تعلیق فعالیت یا توقیف مجوزها: در صورت تکرار تخلف یا وجود شکایت‌های متعدد، احتمال دارد برخی مجوزهای قانونی لغو یا کسب‌وکار تعلیق شود.
- آسیب به اعتبار حقوقی و صنفی برند: بی‌نظمی در مدیریت منابع انسانی میتواند وجهه قانونی و حرفه‌ای شما را خدشه‌دار کند.
در نتیجه، استفاده از سامانه‌های دقیق و قانونی از این عواقب جلوگیری می‌کند؛ همچنین قدرت دفاع شما در رسیدگی‌های قانونی را افزایش می‌دهد.
اتنسی یکی از بهترین سامانه‌ها برای ثبت دقیق حضور و غیاب پرسنل است. برای پیاده‌سازی و جلوگیری از مجازات‌های قانونی، آموزش افزودن پرسنل و تخصیص شیفت و محل کار در سامانه اتنسی را بخوانید.
نقش نرم‌افزارهای حضور و غیاب در رعایت قانون
نرمافزار حضور و غیاب چگونه به کسب‌وکار شما کمک می‌کند؟ نرم‌افزارهای حضور و غیاب با ثبت خودکار اطلاعات، به شما کمک میکنند الزامات قانونی را به‌سادگی رعایت کنید. از مزایای مهم این ابزارها میتوان به گزارش‌دهی دقیق، شفافیت در محاسبه حقوق و کاهش خطاهای ناشی از ثبت دستی اشاره کرد.
همچنین، استفاده از نرمافزارها امکان ذخیره‌سازی امن اطلاعات را فراهم می‌کند. در مواقع اختلاف یا بازرسی، فرایند رسیدگی ساده‌تر و سریع‌تر خواهد بود. در نهایت، این سیستم‌ها ضمن کاهش هزینه‌های عملیاتی، امنیت حقوقی کسب‌وکار شما را افزایش میدهند.
تفاوت ثبت حضور و غیاب دستی و دیجیتال
به‌طورکلی استفاده از روش دیجیتال برای ثبت حضور و غیاب، راه‌حل مناسب‌تر و معتبرتری است. در این روش، اطلاعات با دقت بیشتری ثبت می‌شوند و حفظ و نگهداری آن‌ها، ایمن‌تر است. در جدول زیر، تفاوت دو روش ثبت حضور و غیاب دستی و دیجیتال را به طور دقیق بیان می‌کنیم.
| ویژگی‌ها | ثبت دستی حضور و غیاب | ثبت دیجیتال حضور و غیاب |
| دقت ثبت اطلاعات | پایین (خطای انسانی بالا) | بالا (ثبت خودکار بدون خطا) |
| سرعت و سهولت گزارش‌گیری | زمان‌بر و پیچیده | سریع و لحظه‌ای |
| قابلیت استناد قانونی | ضعیف (امکان تقلب و دست‌کاری) | قوی (ثبت خودکار و تاریخدار) |
| امنیت و نگهداری اطلاعات | کم (ریسک گم‌شدن یا خرابی مستندات کاغذی) | بالا (نگهداری امن و دیجیتال داده‌ها) |
| مدیریت و کنترل بر داده‌ها | محدود و دشوار | آسان و جامع (نظارت لحظه‌ای و دقیق) |
| هزینه‌های عملیاتی | پایین‌تر در کوتاه‌مدت، ولی هزینه‌های جانبی در بلندمدت | سرمایه‌گذاری اولیه بیشتر، اما مقرون‌به‌صرفه در بلندمدت |
برای انتخاب ابزار مناسب، می‌توانید به مقاله معرفی ۷ بهترین نرمافزار حضور و غیاب داخلی مراجعه کنید.
کلام پایانی؛ راهکاری مطمئن برای ثبت حضور و غیاب
اگر می‌خواهید درگیر بازرسی‌های ناگهانی یا شکایات کارمندان نشوید، باید حضور و غیاب را جدی بگیرید. قانون کار، صریح و بدون ابهام است. بی‌توجهی به ثبت ساعات کاری، میتواند به‌راحتی علیه شما استفاده شود.
پیشنهاد ما استفاده از نرمافزار اتنسی است. با این ابزار حرفه‌ای، دیگر نگران خطای انسانی یا بازرسی‌های ناگهانی نخواهید بود. همین حالا اتنسی را امتحان کنید تا از دردسرهای قانونی حضور و غیاب برای همیشه رهایی یابید.
8 پاسخ
اگر ما از دورکاری یا مدل کار ترکیبی استفاده می‌کنیم، ثبت حضور و غیاب چطور باید انجام شود تا مطابق قانون کار باشد؟
سلام، سؤال بسیار خوبی پرسیدید… با توجه به رواج مدل‌های کاری ترکیبی و دورکاری، طبق آخرین تفسیرهای قانون کار ۱۴۰۴، ثبت حضور و غیاب حتی در این شرایط هم الزامی است. شما می‌توانید از نرم‌افزارهای حضور و غیاب مجهز به ثبت ورود و خروج از راه دور (مانند استفاده از IP ثابت یا جی‌پی‌اس) بهره ببرید که ورود/خروج افراد را در هر موقعیت جغرافیایی ثبت و گزارش می‌کند. مهم این است که هر ساعت کاری، حتی خارج از محل شرکت هم مستند و قابل پیگیری باشد.
ما یک تیم شیفتی داریم که ورود و خروج‌شون تو ساعات مختلف شبانه‌روز انجام میشه. آیا الزام قانونی خاصی برای ثبت حضور این کارکنان شیفت شب وجود داره یا همون استاندارد ثبت کافیه؟
سلام و ممنون بابت سؤالتون… مبنای قانونی ثبت حضور و غیاب، صرفاً محدود به ساعات اداری نیست. در مورد کارکنان شیفت شب، طبق ماده ۵۸ قانون کار که مربوط به مشاغل نوبت‌کاری (شیفتی) است، ثبت ساعت ورود و خروج در تمامی نوبت‌ها الزامی است. نکته مهم اینکه برای شیفت‌های شب که ممکن است ساعت کاری از یک روز به روز بعدی منتقل شود (مثلاً ۱۰ شب تا ۶ صبح)، باید نرمافزار شما توانایی ثبت عبور از مرز روز تقویمی را داشته باشد تا گزارش‌ها دچار خطا نشوند. سامانه‌هایی مانند اتنسی این ویژگی را پشتیبانی میکنند.
سلام، برای حضور و غیاب کارکنانی که پروژه‌ای و غیرثابت کار می‌کنن (مثلاً فریلنسرهایی که به صورت ساعتی همکاری دارن)، هم قانون الزام حضور و غیاب اعمال میشه؟ ما چطور ثبت حضورشون رو قانونی کنیم؟
سلام و ممنون بابت سؤالتون… بله، اگرچه کارکنان پاره‌وقت یا پروژه‌ای معمولاً تابع قراردادهای خاص هستند، اما طبق قانون کار، به‌محض انعقاد رابطه استخدامی (ولو پاره‌وقت)، شما به‌عنوان کارفرما موظف به ثبت سوابق ورود، خروج و میزان کارکرد هستید. توصیه می‌کنیم از سیستم‌هایی استفاده کنید که امکان ثبت ساعت به روش تایم‌شیت و لوکیشن‌محور رو فراهم کنه. نرم‌افزارهایی مثل اتنسی این امکان رو دارند و می‌تونید برای هر پروژه، تعداد ساعت مجاز و نرخ پرداخت رو مشخص و ثبت قانونی انجام بدید.
اگر یکی از کارکنان ما در حین اضافهکاری، بدون اطلاع قبلی ترک محل کار کند، ثبت این وضعیت باید چگونه انجام شود؟ و آیا باز هم حق اضافهکاری به او تعلق می‌گیرد؟
سلام و سپاس از توجه شما. ترک ناگهانی محل کار در حین اضافهکاری، اگر بدون مجوز، اطلاع‌رسانی یا دلیل موجه باشد، مصداق “نقص تعهد کاری” محسوب میشود. در چنین شرایطی، شما موظفید مدت زمانی که واقعاً کارمند در محل کار حضور فعال داشته، ثبت و مابقی را در گزارش حضور و غیاب به‌عنوان “ناتمام‌ماندن اضافهکاری” مشخص کنید. این عدم‌کفایت میتواند دلیلی برای عدم پرداخت حق اضافه‌کار کامل یا حتی تذکر انضباطی باشد. توصیه میشود ثبت دیجیتال ورود و خروج در لحظه، امکان مستندسازی چنین رفتارهایی را برای شما فراهم می‌سازد تا در صورت بروز اختلاف قابل دفاع باشید.