آموزش تعریف شیفت در سامانه اتنسی

مدیریت دقیق ساعات کار و شیفت‌های پرسنل یکی از ارکان اصلی هر سازمان به شمار می‌آید. نرم‌افزار حضور غیاب اتنسی با ارائه قابلیت تعریف انواع شیفت‌های کاری، از جمله شیفت‌های ثابت، چرخشی و تعطیل کاری، ابزاری قدرتمند برای برنامه‌ریزی نیروی انسانی در اختیار مدیران می‌گذارد. در این بخش، به‌صورت جامع به نحوه تعریف شیفت‌های مختلف در این نرم‌افزار می‌پردازیم.

مفاهیم مربوط به شیفت

پیش از بررسی نحوه تعریف شیفت‌های کاری در سامانه اتنسی، ضروری است برخی اصطلاحات مرتبط را مرور کنیم. شیفت کاری به برنامه‌ای منظم گفته می‌شود که طی آن کارمندان در ساعات مختلفی از شبانه‌روز به فعالیت می‌پردازند. این برنامه‌ها می‌توانند شامل شیفت‌های ثابت هشت‌ساعته، شیفت‌های چرخشی و شیفت‌های ویژه مانند شیفت‌های شبانه باشند.

شیفت‌های ثابت

شیفت‌های ثابت به‌سادگی و به‌صورت مستقیم در سامانه اتنسی قابل تعریف هستند. این نوع شیفت‌ها معمولاً شامل ساعات کاری مشخصی مانند ۹ صبح تا ۵ بعدازظهر هستند و برای مشاغلی با ساعات کاری منظم مناسب‌اند.

شیفت‌های گذر از نیمه‌شب

شیفت‌های شبانه یا شیفت‌هایی که از ساعت ۲۲ تا ۶ صبح ادامه دارند، از نظر حقوق و مزایا قوانین خاص خود را دارند. این نوع شیفت‌ها معمولاً در مشاغلی مانند بیمارستان‌ها، آتش‌نشانی و مراکز درمانی شبانه‌روزی رایج هستند. قانون کار تعیین می‌کند که شیفت‌های شبانه باید به‌صورت چرخشی بین کارمندان توزیع شوند تا فشار کاری بین کارکنان به‌طور عادلانه تقسیم شود.

شیفت‌های چرخشی

شیفت‌های چرخشی یکی از رایج‌ترین انواع شیفت‌های کاری هستند که در آن‌ها کارمندان به‌صورت دوره‌ای در شیفت‌های مختلف مشغول به کار می‌شوند. این نوع شیفت‌ها معمولاً در کارخانجات تولیدی بزرگ استفاده می‌شوند. شیفت‌های چرخشی می‌توانند به‌صورت ۲۴-۲۴، ۴۸-۲۴ و یا در دوره‌های مختلف تنظیم شوند.

شیفت ساعتی

شیفت ساعتی یک نوع شیفت پیش‌فرض در سامانه اتنسی است که قابلیت ویرایش ندارد. این شیفت صرفاً کل ساعات حضور کارمند در طول روز را نشان می‌دهد و برای محاسبه مواردی مانند اضافه‌کاری، مرخصی و مأموریت کاربرد ندارد. حقوق کارمندان در این شیفت بر اساس ساعات کارکرد آن‌ها محاسبه می‌شود.

برای تعریف شیفت، ابتدا باید قدم اول؛ ثبت‌نام شرکت در اتنسی را تکمیل کنید تا دسترسی کامل به سامانه داشته باشید.

چگونه در اتنسی شیفت تعریف کنیم؟

راهنمای تعریف شیفت ثابت در اتنسی

برای تعریف شیفت ثابت در اتنسی، ابتدا از طریق نسخه وب وارد حساب کاربری خود شوید و سپس مراحل زیر را دنبال کنید:

1. در نوار آبی‌رنگ سمت راست، به بخش مدیریت رفته و گزینه شیفت را انتخاب کنید.
2. روی دکمه شیفت جدید کلیک کنید.
3. در صفحه باز شده و در تب اطلاعات پایه، اطلاعات خواسته‌شده را وارد کنید:

اطلاعات موردنیاز برای تعریف شیفت

• نام شیفت: نامی مانند “شیفت روزانه” برای شیفت خود تعیین کنید.
• شناوری: مدت‌زمانی که کارمند می‌تواند با تأخیر در شیفت حاضر شود و در انتهای شیفت با اضافه‌کاری جبران کند. برای مثال، اگر مقدار شناوری 30 دقیقه باشد و شیفت از ساعت 8 تا 12 تعیین شود، در صورتی که پرسنل ساعت 8:30 حضور یابد، باید تا 12:30 در محل کار بماند. مقدار شناوری را به دقیقه وارد کنید.
• سقف اضافه‌کاری: این گزینه برای سازمان‌هایی مناسب است که میزان مشخصی برای اضافه‌کاری کارمندان در نظر دارند. برای مثال، اگر سقف اضافه‌کاری 20 ساعت در ماه باشد، در صورت حضور بیشتر از این مقدار، زمان اضافی محاسبه نخواهد شد. مقدار سقف اضافه‌کاری باید به دقیقه در هر روز وارد شود.
• تلورانس: بازه زمانی که در صورت تأخیر، تأخیر کارمند نادیده گرفته می‌شود. مقدار تلورانس را به دقیقه وارد کنید.
• سهمیه مرخصی روزانه: میزان مرخصی که تنها به اعضای این شیفت تعلق می‌گیرد. طبق قانون اداره کار، این مقدار 36 دقیقه در روز است. مقدار موردنظر را بر حسب دقیقه وارد کنید.
• تعیین روز و ساعت شیفت: روزهایی که پرسنل موظف به حضور در محل کار هستند را تعیین کرده و ساعات مربوطه را مشخص کنید.
• تبعیت از تعطیلات رسمی: اگر کارکنان در تعطیلات رسمی، تعطیل هستند، تیک این گزینه را فعال کنید.

پس از تکمیل اطلاعات، روی گزینه ثبت کلیک کنید تا شیفت موردنظر ذخیره شود.

نکات مهم در ثبت شیفت در اتنسی

1. تعریف شیفت‌های پیچیده:
   • برای شیفت‌های چرخشی یا شیفت‌هایی که از نیمه‌شب عبور می‌کنند، نیاز به هماهنگی با تیم پشتیبانی اتنسی وجود دارد.
2. مشاهده پرسنل مرتبط با شیفت:
   • در تب “مشمولین فعلی”، لیست پرسنلی که به شیفت موردنظر اختصاص داده شده‌اند، نمایش داده می‌شود.
   • این بخش تنها در صورتی نمایش داده می‌شود که اطلاعات پرسنل در منوی مربوطه به‌طور کامل ثبت شده باشد.
3. تفاوت اضافه‌کار و مازاد حضور:
   • اضافه‌کار: زمانی محاسبه می‌شود که کارکنان بیش از سقف ساعت کاری عادی (۸ ساعت در روز) مشغول به کار باشند.
   • مازاد حضور: شامل ساعاتی می‌شود که بیش از سقف اضافه‌کار تعیین‌شده باشد و معمولاً مشمول پرداخت دستمزد نمی‌شود.
4. حداقل پرداخت مرخصی سالانه:
   • در همه سازمان‌ها و کشورها، کارگران مطابق قانون کار در هر ماه ۲.۵ روز مرخصی دارند.
   • این مقدار در سال به ۱۹۲ ساعت (۲۶ روز) می‌رسد که به آن مرخصی استحقاقی گفته می‌شود.
   • علاوه بر این، چهار جمعه در هر ماه نیز به این مرخصی اضافه می‌شود.

با رعایت این نکات، می‌توان به‌درستی شیفت‌های کاری را در اتنسی مدیریت و ثبت کرد.

جمع‌بندی

در این آموزش، به‌طور جامع با مفهوم شیفت کاری، انواع مختلف شیفت‌ها و نحوه تعریف و پیکربندی آن‌ها در سامانه اتنسی آشنا شدیم.

با استفاده از ابزارهای قدرتمند اتنسی، کاربران می‌توانند:
✅ شیفت‌های ثابت، چرخشی و شیفت‌های عبور از نیمه‌شب را به‌راحتی تعریف و به پرسنل اختصاص دهند.
✅ تنظیمات پیشرفته‌ای مانند شناوری شیفت، سقف اضافه‌کاری، تلورانس ورود و خروج، و سهمیه مرخصی را برای هر شیفت تعیین کنند.
✅ گزارش‌های دقیق از حضور و غیاب پرسنل را مشاهده کرده و مدیریت کارآمدتری بر روی شیفت‌بندی سازمان داشته باشند.

با رعایت نکات مطرح‌شده، امکان ثبت و مدیریت بهینه شیفت‌های کاری در اتنسی فراهم خواهد شد. 🚀

سوالات متداول