آموزش افزودن پرسنل و تخصیص شیفت و محل کار در سامانه اتنسی
در این مرحله از راه‌اندازی نرم افزار حضور و غیاب، باید پرسنل را به سیستم اضافه کرده و برای هر فرد، شیفت کاری و محل کار مشخص کنیم. این اطلاعات، پایه‌ی عملکرد حضور و غیاب، گزارش‌گیری و ارتباط اپلیکیشن با سیستم هستند.
مرحله اول: ورود به بخش مدیریت پرسنل
وارد پنل اتنسی شوید:
لینک ورود به پنل
از منوی سمت راست، وارد بخش مدیریت > پرسنل شوید.
در بالای صفحه، دکمه‌ی پرسنل جدید را کلیک کنید.
📷 تصویر 1: لیست پرسنل موجود و دکمه‌ی افزودن
هنگام افزودن پرسنل و تخصیص شیفت، ابتدا باید محل کار تعریف شده باشد؛ برای راهنمایی کامل، آموزش تعریف محل کار در اتنسی را مطالعه کنید تا اطلاعات جغرافیایی و روش تردد را تنظیم کنید.
مرحله دوم: تکمیل اطلاعات پایه پرسنل
در پنجره‌ی “تعریف پرسنل جدید”، تب اول “اطلاعات پایه” است:
- نام و نام خانوادگی
- شماره همراه (با پیش‌کد +۹۸)
- کد ملی و آدرس (اختیاری)
- کد پرسنلی (شماره یکتا در سیستم)
- رمز عبور و تکرار رمز عبور
- زبان سامانه (فارسی یا انگلیسی)
📷 تصویر 2: فرم ورود اطلاعات پایه پرسنل
مرحله سوم: تعیین سمت و نقش سازمانی
از بخش‌های سمت و واحد سازمانی استفاده کنید:
سمت‌ها شامل:
- پرسنل
- مدیر ارشد
- مدیر واحد
- مسئول حضور و غیاب
- کاربر ساعت (بدون دسترسی مدیریتی)
واحد سازمانی:
- گروه اصلی
- یا واحد دلخواه شما (قابل تنظیم در مدیریت سازمان)
📷 تصویر 3: لیست سمت‌های قابل انتخاب
قبل از افزودن پرسنل و تخصیص شیفت، ابتدا شیفت‌ها را تعریف کنید؛ آموزش تعریف شیفت کاری (قدم سوم) را ببینید تا قوانین مرخصی و اضافه‌کاری را تنظیم نمایید.
مرحله چهارم: انتخاب شیفت و محل کار
در همین فرم:
از منوی کشویی شیفت فعلی، یکی از شیفت‌های تعریف‌شده را انتخاب کنید (ثابت یا ساعتی).
از بخش محل کارها می‌توانید یک یا چند محل‌کار را به این فرد اختصاص دهید.
سپس تاریخ شروع و پایان شیفت و تاریخ شروع کار را تعیین کنید.
📷 تصویر 4: انتخاب محل کار و شیفت برای پرسنل
مرحله پنجم: ثبت نهایی
در همین فرم:
دکمه‌ی ثبت را کلیک کنید.
پرسنل به لیست اضافه می‌شود و از این لحظه قادر به ورود در اپلیکیشن خواهد بود.
مقاله بعدی: نصب و راه‌اندازی اپلیکیشن موبایل برای پرسنل و مدیران
10 پاسخ
آیا می‌تونم برای یک پرسنل چند شیفت مختلف در هفته تعریف کنم؟ مثلاً دو روز صبح باشه و دو روز عصر؟
بله، در سامانه اتنسی این امکان وجود دارد. شما می‌تونید از طریق پنل مدیریت شیفت‌ها، چند الگوی شیفت مختلف تعریف کرده و برای هر پرسنل، برنامه‌ی هفتگی متنوعی ثبت کنید. فقط کافیه در زمان تخصیص شیفت به پرسنل، تاریخ شروع و پایان هر شیفت رو دقیق مشخص کنید تا در گزارش‌گیری‌ها نیز به درستی لحاظ بشه. اگر نیاز به راهنمایی بیشتری دارید، خوشحال می‌شیم کمکتون کنیم.
آیا می‌تونم برای پرسنل تازه‌وارد، شیفت آزمایشی با ساعت کاری محدود تعریف کنم که بعداً تغییر کنه؟
بله، در اتنسی شما می‌تونید شیفت‌های کوتاه‌مدت یا اصطلاحاً آزمایشی تعریف کنید. در بخش مدیریت شیفت‌ها یک شیفت ساعتی با محدودیت روز یا ساعت دلخواه بسازید و هنگام افزودن پرسنل، همون شیفت رو موقتاً براش اختصاص بدید. بعداً، با رفتن به پروفایل فرد در پنل مدیریت، می‌تونید شیفت جدید یا دائمی رو برای ادامه کارش ثبت کنید. این گزینه برای دوره‌های آزمایشی یا کارآموزی بسیار کاربردیه.
من یه سوال دارم… اگه یکی از پرسنل بعد از مدتی شماره همراه یا محل کارش عوض بشه، چطور باید اطلاعاتش رو تو سامانه اتنسی تغییر بدم؟ لازمه دوباره حذف و از ابتدا ثبتش کنم؟
سلام. خیر، اصلاً نیازی به حذف و ثبت مجدد نیست. برای اصلاح اطلاعات پرسنل، فقط کافیه وارد پنل اتنسی بشید، از مسیر مدیریت > پرسنل، روی اسم اون فرد کلیک کنید تا وارد پروفایلش بشید. در این صفحه می‌تونید شماره همراه جدید، محل کار، شیفت یا هر داده دیگه‌ای رو ویرایش کنید و با زدن دکمه‌ی “ثبت تغییرات”، اطلاعات جدید ذخیره می‌شن. این کار باعث میشه تاریخچه پرسنل حفظ بشه و هیچ گزارشی از بین نره. هر تغییری هم، در سامانه قابل پیگیری خواهد بود.
آیا می‌تونم پرسنلی رو تعریف کنم که در چند محل کار متفاوت به شکل چرخشی کار می‌کنه؟ مثلاً هفته‌ای دو روز در کارخانه و بقیه روزها در دفتر مرکزی؟
سلام و ممنون از سؤال خوب‌تون. بله، در سامانه اتنسی این امکان وجود داره. هنگام تعریف یا ویرایش اطلاعات یک پرسنل، شما می‌تونید چند محل کار رو همزمان به اون اختصاص بدید. چیزی که مهمه، دقت در تنظیم شیفت‌ها برای هر محل کار هست. یعنی برای روزهایی که پرسنل در کارخانه حضور داره، شیفت مرتبط با اون محل رو ثبت کنید و برای روزهای دفتر مرکزی از شیفت مرتبط استفاده کنید. این کار هم در گزارش‌گیری دقیق اثر می‌ذاره و هم باعث میشه ورود و خروج‌ها به‌درستی تحلیل بشن. اگر خواستید برای چرخش خودکار بین محل‌ها هم برنامه‌ریزی کنید، می‌تونیم در تنظیم الگوهای زمانی کمکتون کنیم.
من چند نیروی پاره‌وقت دارم که فقط در بعضی ماه‌ها فعال هستن. آیا لازمه برای ماه‌هایی که کار نمی‌کنن حضورشون رو غیرفعال کنم یا خود سامانه عدم حضور رو تشخیص میده؟
سلام و ممنون بابت سؤالتون. بله، اگر پرسنلی دارید که فقط در بعضی ماه‌ها فعالیت می‌کنه و در بقیه‌ی دوره‌ها غیرفعاله، بهترین کار اینه که از طریق پنل مدیریت > پرسنل، بازه‌ی زمانی مشخصی برای شیفت‌های اون فرد تعریف کنید. یعنی برای ماه‌هایی که فعال نیست، شیفتی ثبت نکنید یا تاریخ پایان شیفتش رو محدود کنید. سامانه به‌صورت خودکار در گزارش‌گیری‌ها فقط براساس بازه‌های موجود پردازش می‌کنه. به این ترتیب هم نیازی به حذف یا غیرفعال‌سازی کل کاربر نیست و هم عملکرد گزارش‌ها دقیق‌تر خواهد بود. اگر خواستید می‌تونیم مرحله‌به‌مرحله راهنمایی‌تون کنیم.