بخش منابع انسانی هر سازمان همواره وظیفه بالابردن کیفیت عملکرد کارکنان در تمامی سطوح را دارد و با نظارت کامل در تمام زمینه ها و تحلیل و بررسی راه های بهبود عملکرد و نقاط ضعف و قوت هر بخش به این هدف دست می یابد. یکی از این موارد که حتما باید مورد بررسی و نظارت قرار بگیرد، زمان ورود و خروج کارکنان به محل کار است. در این مقاله به بررسی ابزارهای مدیریت تردد منابع انسانی می پردازیم.
انواع ابزارهای مدیریت تردد منابع انسانی
سامانه حضور و غیاب راهکاری است که برای ثبت و ضبط زمان تردد کارمندان یک موسسه استفاده می شود و شما می توانید به کمک آن حضور و غیاب کارمندان خود را بررسی کنید.
کنترل تردد پرسنل در بسیاری از سازمان‌ها با دستگاه حضور و غیاب انجام می‌شود که انواع متفاوتی دارد. اکثر این دستگاه‌ها با شناسایی اثر انگشت افراد را تشخیص داده و ترددشان را ثبت می کنند.
دستگاه های مدیریت تردد منابع انسانی
دستگاه های کنترل تردد انواع متفاوتی داشته و هر کدام مشخصات متنوعی دارند. بنابراین بهتر است که سیستم سخت‌افزاری دستگاه مورد نظر خود را مشخص کنید. انواع متنوع دستگاه های حضوروغیاب عبارتند از: اثر انگشت، تشخیص چهره و تایید هویت با کارت که هر کدام سطح متفاوتی از امنیت را دارند.
نرم افزار مدیریت تردد منابع انسانی
دستگاه های کنترل ورود و خروج از دو بخش نرم افزاری و سخت افزاری تشکیل می‌شوند. بخش سخت افزاری این سیستم همان دستگاهی است که کنترل زمان وارد و خارج شدن کارکنان در آن ثبت می شود، و بخش نرم افزاری نیز وظیفه ثبت اطلاعات، تهیه گزارش‌های مربوط به ساعات رفت و آمد، میزان زمان تأخیر، غیبت و اضافه کاری، ارسال اطلاعات به نرم افزارهای حسابداری و محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان را بر عهده دارد.
نرم افزار کنترل تردد به دو دسته نرم افزارهای تحت وب و نرم افزارهای تحت ویندوز تقسیم‌بندی می‌شوند که شما می‌توانید با توجه به نیازهایتان از هرکدام از آن‌ها استفاده کنید.
ویژگی نرم افزار مدیریت تردد منابع انسانی
نرم افزار های ورود و خروج اطلاعات کامل و دقیق درباره ساعات ورود و خروج کارمندانتان را در دسترس مدیران قرار می دهند. همچنین امکان ثبت اطلاعات به صورت دستی در این نرم افزارها نیز وجود دارد. این قابلیت زمانی اهمیت پیدا می‌کند که به دلایل مختلفی مانند قطعی برق امکان استفاده از دستگاه کنترل ورود و خروج وجود نداشته باشد.
امکان ثبت مأموریت‌ها و مرخصی‌های کارمندان یکی دیگر از ویژگی‌های بسیار مهمی است که این نوع نرم افزارها در اختیار مدیران قرار می‌دهند. همچنین شما می‌توانید تقویم‌های کاری یا شیفت‌های چرخشی را در نرم افزار کنترل ورود و خروج تعریف کنید تا ساعات ورود و خروج کارمندان بر اساس آن‌ها معین شود. این اطلاعات کمک مهمی در محاسبه دستمزد کارکنان می کند.
نرم افزار کنترل ورود و خروج تحت وب
برای استفاده از این نوع نرم افزار باید به اینترنت دسترسی داشته باشید. این ویژگی امکانات زیادی را در اختیار شما قرار می‌دهد و این ویژگی را دارد که تنها با دسترسی به اینترنت می توان به تمام اطلاعات تردد کارکنان دسترسی داشت و یک گزارش روزانه کامل در این زمینه دریافت می شود. همچنین نرم افزار های تحت وب از ایمنی بالایی برخوردارند و نگرانی برای اطلاعات ذخیره شده در آن ها وجود ندارد؛ نرم افزار های تحت وب این امکان را دارند که سطح دسترسی‌های متفاوتی برای افراد مختلف تعیین شود. برخی ویژگی های نرم افزار کنترل تردد تحت وب به شرح زیر است:
- کاهش اتلاف وقت
- دسترسی به اطلاعات نرم افزار در هر زمان و مکانی
- نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان
- افزایش راندمان کاری کارمندان
- امنیت بالا و امکان انتقال اطلاعات به نرم افزارهای مالی
- دسترسی آسان به گزارش‌های مورد نیاز
هر مجموعه و سازمانی برای این که بتواند نظارت کافی بر ساعات ورود و خروج کارمندانش داشته باشد، نیاز به نرم افزار کنترل ورود و خروج دارد.
نرم افزارهای کنترل ورود و خروج تحت ویندوز
برای کنترل ورود و خروج دو نوع انتخاب برای تهیه نرم افزار وجود دارد، یکی از آن ها نرم افزار تحت وب و نوع دیگر آن نرم افزار تحت ویندوز است. نرم افزار کنترل ورود و خروج تحت ویندوز نیز قابلیت‌های مختلفی را در اختیار شما قرار می‌دهد.
به عنوان مثال امکان ثبت شیفت‌های کاری، تعیین میزان مرخصی‌ها و مأموریت‌های کاری، امکان گزارش‌گیری، قابلیت نصب بر روی چندین کامپیوتر، قابلیت اتصال به چندین دستگاه به صورت همزمان و … در نرم افزارهای تحت ویندوز وجود دارد. یکی دیگر از نکات مهمی که در هنگام خرید نرم افزارهای کنترل تردد تحت ویندوز باید به آن توجه داشته باشید، قابلیت انتقال داده‌های موجود در این نرم افزارها به نرم افزارهای حسابداری است زیرا یکی از مهمترین دلایل استفاده از نرم افزار حضور غیاب محاسبه دقیق و بدون خطای حقوق و دستمزد کارکنان است.
تفاوت دستگاه ها و اپلیکیشن حضور و غیاب، برای شرکت ها و سازمان ها
دستگاه های کنترل حضور و غیاب با وجود قیمت بالایی که دارند به دلیل اینکه در یک مکان ثابت در محل کار نصب می شوند تنها امکان ثبت ورود و خروج کارکنان به محل کار و مکان مشخصی را دارند، ولی اپلیکیشن های حضور و غیاب امکان ثبت موقعیت مکانی فرد را دارند و این مزیت را ایجاد می کنند که در خارج از محل کار و در صورت حضور کارکنان در ماموریت امکان ثبت تردد آن ها وجود داشته باشد.
دلایل عدم موفقیت سازمان ها و شرکت ها در اجرای برنامه های مدیریت تردد
در صورت استفاده نکردن از ابزار های به روز و کنترل سنتی و سختگیرانه تردد کارکنان، حس اعتماد و امنیت از افراد داخل سازمان گرفته می شود و در مقابل این نظارت مقاومت ایجاد می شود. در حالیکه با استفاده از نرم افزارها و ابزار موجود بسیار راحت و در شرایط مطمئن و دوستانه نظارت بر روی تردد پرسنل انجام می گیرد.
نتیجه گیری
برای کنترل عملکرد کارکنان از لحاظ کمی وظیفه مدیریت منابع انسانی است که راه مناسبی برای کنترل تردد این افراد و ساعت ورود و خروج و حضور و غیاب آن ها بیابد. در حال حاضر ابزار های متنوعی برای رسیدن به این هدف وجود دارد که امکان انتخاب فراوانی در اختیار مدیران منابع انسانی قرار می دهد. ابتدایی ترین روش ثبت دستی این اطلاعات است که اصلا توصیه نمی شود و کاربردی نخواهد بود.
روش دیگر که در حال حاضر بهترین انتخاب می باشد، استفاده از نرم افزار های حضور و غیاب در مدل ها و با امکانات متنوع است که مجموعه ما نرم افزار حضوروغیاب اتنسی را با امکانات متنوع به شما پیشنهاد می کند.
