مدیریت حضور و غیاب کارکنان، ستون نظم و بهره‌وری هر سازمان است. دستگاه حضور و غیاب طراحی شده تا این فرایند را هوشمند کند، اما همیشه همه چیز طبق انتظار پیش نمی‌رود. اگر می‌خواهید مشکلات دستگاه حضور و غیاب را به‌درستی بشناسید و از آن‌ها خلاص شوید، این مقاله از را تا پایان بخوانید.
مشکلات دستگاه حضور و غیاب کارتی
با وجود ظاهر ساده و کاربردی دستگاههای حضور و غیاب کارتی، استفاده از آن‌ها همیشه بدون دردسر نیست. بسیاری از مدیران با این دستگاه‌ها چالش‌هایی دارند که در ظاهر ساده، اما در بلندمدت زمینه‌ساز مشکلات بزرگ است. در ادامه، سه مشکل رایج این دستگاه‌ها را بررسی می‌کنیم تا انتخاب یا مدیریت آگاهانه‌تری در سازمان خود داشته باشید.
۱- مفقودشدن یا آسیب‌دیدن کارتها
مفقودی یا خرابی کارتها یکی از رایجترین چالش‌های دستگاههای حضور و غیاب کارتی است. در صورت نبود کارت، پرسنل قادر به ثبت ورود و خروج نیستند و این موضوع دقت گزارش‌های تردد را کاهش می‌دهد.
همچنین، هزینههای دوره‌ای برای تعویض و نگهداری کارتها از سایر پیامدهای این مشکل است. با گذشت زمان و استفاده مداوم، بسیاری از کارتها آسیب می‌بینند؛ ازاین‌رو، به جایگزینی نیاز دارند که بار مالی و زمانی برای سازمان به همراه دارد.
برای آشنایی با این نوع دستگاه‌ها و دیگر انواع دستگاههای حضور و غیاب، مقاله معرفی و مقایسه دستگاههای حضور و غیاب را بخوانید.
۲- مشکلات فنی کارتخوان
بروز اختلال در شناسایی کارت، یکی دیگر از مشکلات دستگاه حضور و غیاب است. در برخی موارد، دستگاه کارتخوان دچار اختلال می‌شود و قادر به شناسایی کارت‌های ثبت‌شده نیست. این اختلال ممکن است به دلیل فرسودگی قطعات داخلی، آلودگی سنسور کارتخوان یا بروز مشکلات نرمافزاری باشد.
در چنین شرایطی، کنترل تردد کارکنان با تأخیر یا خطا مواجه می‌شود. همین موضوع باعث افزایش نگرانی و بی‌اعتمادی پرسنل درباره سیستم خواهد شد.
۳- امکان سوءاستفاده از کارتها
از رایجترین مشکلات دستگاه حضور و غیاب کارتی، سوءاستفاده از کارتها توسط کارکنان است. به این صورت که یک کارمند میتواند کارت همکار خود را به‌جای او ثبت کند. در این حالت، عملاً تردد غیرواقعی به سیستم وارد شود. این مسئله دقت و اعتبار اطلاعات حضور و غیاب را زیر سؤال می‌برد. پیامد نهایی آن نیز، افزایش فشار بر مدیریت و کاهش کارایی کلی سازمان است.
مشکلات دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی
دستگاههای اثر انگشتی به دلیل حذف کارت فیزیکی و امنیت بالاتر، محبوبیت زیادی در بین سازمان‌ها پیدا کرده‌اند. در استفاده روزمره، مسائل فنی یا بهداشتی ایجاد می‌شوند که عملکرد دستگاه و تجربه کاربران را تحت‌تأثیر قرار میدهند. در ادامه، نگاهی دقیق‌تر به این مشکلات می‌اندازیم تا بتوانید در انتخاب یا نگهداری این سیستم‌ها هوشمندانه‌تر عمل کنید.
بیشتر بدانید: صفر تا ۱۰۰ نحوه ثبت اثر انگشت در دستگاه حضور و غیاب
۱- شناسایی‌نشدن اثر انگشت
یکی از مهم‌ترین مشکلات دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی، عدم شناسایی اثر انگشت برخی کارکنان است. عوامل مختلفی مثل خشکی یا زخم روی پوست، آلودگی سنسور، یا حتی کیفیت پایین سنسور دستگاه باعث این مشکل می‌شود. نتیجه این اختلال، ثبت‌نشدن ورود و خروج و معطلی پرسنل خواهد بود.
۲- مشکلات بهداشتی و انتقال بیماری
استفاده مشترک چندین نفر از یک سنسور اثر انگشت میتواند نگرانی‌های بهداشتی ایجاد کند، به‌خصوص در محیط‌هایی با جمعیت بالا. در مواقع شیوع بیماری‌های واگیردار، لمس مکرر سنسور توسط پرسنل ریسک انتقال بیماری را افزایش می‌دهد.
۳- اختلالات فنی سنسور و نرمافزار
دستگاههای حضور و غیاب اثر انگشتی گاهی با اختلالات فنی در سنسور یا نرمافزار مواجه می‌شوند. این اختلالات ممکن است باعث کندی عملکرد دستگاه، ثبت‌نشدن اطلاعات یا حتی ازکارافتادن کامل سیستم شوند. بروز این مشکلات میتواند فرایند ثبت حضور و غیاب را متوقف و مدیریت نیروی انسانی را با چالش مواجه کند.
برای یافتن بهترین راهکار برای حضور و غیاب کارکنان این مقاله را بخوانید: بهترین راه برای حضور و غیاب هوشمند کارکنان چیست؟ (نکات مهم، چالش‌ها و…)
مشکلات دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
فناوری تشخیص چهره در ابتدا پیشرفته و سریع به نظر می‌رسد، اما در اجرا با محدودیت‌ها و چالش‌هایی مواجه است. در این بخش با سه چالش اصلی این فناوری آشنا می‌شوید. آگاهی از آن‌ها پیش از تصمیم‌گیری میتواند از هزینههای فنی، امنیتی و مدیریتی آینده جلوگیری کند.
۱- خطا در شناسایی چهره
یکی از مشکلات رایج دستگاههای حضور و غیاب تشخیص چهره، خطا در شناسایی چهره افراد است. به طور معمول، این خطا در شرایط نوری نامناسب، تغییر زاویه صورت یا حتی تغییرات جزئی در ظاهر کاربر رخ می‌دهد. این اتفاق ممکن است موجب ثبت ناقص تردد کارکنان شود و فرایند ورود و خروج را با تأخیر روبه‌رو کند.
۲- مشکلات امنیتی و امکان تقلب
با وجود فناوری پیشرفته دستگاههای تشخیص چهره، همچنان امکان بروز مشکلات امنیتی وجود دارد. برخی افراد با استفاده از عکس، ویدئو یا ماسک چهره می‌توانند سیستم را فریب دهند و تردد غیرواقعی ثبت کنند. این موضوع نه‌تنها امنیت حضور و غیاب را زیر سؤال می‌برد، بلکه مدیریت منابع انسانی را نیز دچار چالش می‌کند.
۳- تأثیر ماسک و تغییرات چهره
استفاده از ماسک، عینک، یا حتی تغییرات ظاهری مثل آرایش و ریش، میتواند عملکرد دستگاههای تشخیص چهره را مختل کند. این تغییرات گاهی باعث عدم شناسایی صحیح پرسنل و ثبت‌نشدن ورود یا خروج آن‌ها می‌شود. این موضوع کاربران را ناچار به تکرار ثبت می‌کند. در نهایت باعث اتلاف زمان می‌شود.
۹ مشکل مشترک بین دستگاههای حضور و غیاب
برخی از مشکلات دستگاه حضور و غیاب در اغلب سازمان‌ها، صرف‌نظر از نوع دستگاه، مشترک‌اند. این مشکلات بیشتر به زیرساخت، ارتباطات و نگهداری دستگاه‌ها مرتبط هستند و بی‌توجهی به آن‌ها بهره‌وری را کاهش میدهند. از جمله متداول‌ترین مشکلات مشترک میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- قطع ارتباط با شبکه یا سرور: اختلال در اتصال اینترنت یا شبکه داخلی میتواند باعث عدم ثبت اطلاعات یا تأخیر در انتقال داده‌ها شود.
- مشکلات برق و منبع تغذیه: نوسانات برق یا نبود UPS مناسب، عملکرد دستگاه‌ها را مختل می‌کند و به خاموش‌شدن ناگهانی آن‌ها منجر می‌شود.
- سازگاری با نرمافزار: گاهی دستگاه‌ها با نرمافزار حضور و غیاب هماهنگی لازم را ندارند. این موضوع باعث خطا در ثبت اطلاعات یا گزارش‌گیری می‌شود.
- هزینههای نگهداری و پشتیبانی: صرف‌نظر از نوع دستگاه، نیاز به سرویس دوره‌ای و پشتیبانی فنی وجود دارد که میتواند هزینه‌بر باشد.
- عدم دقت در ثبت زمان واقعی تردد: برخی دستگاه‌ها ساعت دقیقی ندارند یا تردد را با تأخیر ثبت می‌کنند که موجب کاهش دقت گزارش‌ها می‌شود.
- ظرفیت محدود ذخیره‌سازی اطلاعات: در دستگاه‌هایی با حافظه محدود، پر شدن ظرفیت باعث توقف ثبت تردد جدید تا زمان تخلیه اطلاعات می‌شود.
- مشکلات در بهروزرسانی سیستم‌عامل یا Firmware: عدم دریافت به‌موقع آپدیت‌ها میتواند باعث ناسازگاری، کاهش امنیت یا بروز خطاهای سیستمی در دستگاه شود.
- عدم هماهنگی با سیستم‌های منابع انسانی: در صورت ناهماهنگی با نرمافزارهای HR، اطلاعات تردد باید به‌صورت دستی وارد شود. این کار احتمال خطا و اتلاف زمان را بالا می‌برد.
- آسیبپذیری در برابر عوامل محیطی: در محیطهای صنعتی یا نیمه‌باز، دستگاه‌هایی بدون استانداردهای حفاظتی در برابر رطوبت، گردوغبار یا دما آسیب‌پذیر هستند.
با رفع به‌موقع این مشکلات، عمر دستگاه‌ها افزایش می‌یابد و اختلالات ثبت حضور و غیاب پرسنل به حداقل می‌رساند. همچنین استفاده از نرمافزارهای جامع و پشتیبانی حرفهای، بسیاری از چالش‌های رایج را به‌سادگی برطرف خواهد کرد.
راهکارهای کاهش مشکلات دستگاه حضور و غیاب
برای پیشگیری از بروز مشکلات دستگاه حضور و غیاب و افزایش کارایی دستگاههای حضور و غیاب، باید به برخی نکات کلیدی توجه کرد. این اقدامات باعث کاهش خطاها، افزایش رضایت پرسنل و جلوگیری از اختلال در روند ثبت تردد می‌شود. راهکارهای عملی عبارت‌اند از:
- آموزش کاربران: برگزاری آموزش‌های دوره‌ای برای کارکنان که یکی از اقدامات مدیریت منابع انسانی است، به منظور کار صحیح با دستگاه و جلوگیری از بروز اشتباهات رایج.
- نگهداری و سرویس منظم: انجام سرویس‌های دوره‌ای، پاک‌سازی سنسورها و بررسی سلامت سختافزار به‌صورت منظم.
- انتخاب نرمافزار و سختافزار مطمئن: تهیه دستگاه‌ها و نرم‌افزارهایی که پشتیبانی قوی و سازگاری با نیاز سازمان داشته باشند.
- بهروزرسانی مداوم نرمافزار: نصب آخرین نسخه‌های نرمافزاری و دریافت آپدیت‌ها برای کاهش خطاها و افزایش امنیت سیستم.
- استفاده از تجهیزات پشتیبان: تهیه UPS و منابع تغذیه مطمئن برای جلوگیری از خاموشی ناگهانی و اختلال در عملکرد دستگاه‌ها.
اجرای این راهکارها، بخش عمده‌ای از چالش‌های متداول دستگاههای حضور و غیاب را برطرف می‌کند؛ دقت ثبت تردد کارکنان را نیز به طور چشمگیری افزایش می‌دهد.
یک انتخاب مطمئن برای مدیریت حضور و غیاب
مدیریت مؤثر حضور و غیاب، بدون آگاهی از مشکلات دستگاه حضور و غیاب ممکن نیست. راهکار انتخابی باید قابل‌اعتماد، یکپارچه و تخصصی باشد. همچنین، نیازهای روزمره و واقعی کسب‌وکار شما را به‌درستی پوشش دهد.
نرمافزار اتنسی با امکانات پیشرفته، طراحی کاربرمحور و پشتیبانی حرفهای، تجربه‌ای دقیق و بدون دردسر در ثبت تردد پرسنل فراهم می‌کند. اگر به دنبال نظمی هوشمندانه و عملکردی شفاف هستید، همین حالا اتنسی را انتخاب و تحول در مدیریت منابع انسانی را آغاز کنید.
2 پاسخ
ما هنوز از دستگاههای کارتی استفاده می‌کنیم. آیا ارتقا به نسخه بیومتریک (مثلاً اثر انگشتی یا چهره‌ای) واقعاً ارزش هزینه رو داره یا نه؟
سلام دوست عزیز. سؤال خیلی کاربردی‌ایه، مخصوصاً برای تصمیم‌گیران مالی سازمان‌ها. اگر تعداد پرسنلتون زیاده یا بحث امنیت و دقت تردد براتون مهمه، قطعاً ارتقا به دستگاههای بیومتریک توجیه‌پذیره. به‌خصوص برای جلوگیری از سوءاستفاده‌هایی مثل زدن کارت همکار توسط دیگری. البته نسخه‌های جدید بیومتریک، مثل دستگاههای ترکیبی (تشخیص چهره + اثر انگشت)، همدستی بالاتری دارن و هزینه شما از طریق کاهش خطا و صرفه‌جویی در منابع انسانی در طول زمان جبران میشه.