امروزه یکی از مسائل مهم در فضاهای کاری و یکی از مهم ترین دغدغه های مدیران، نحوه برخورد با کارمندان است. در یک شرکت و سازمان افراد بسیار زیادی مشغول به کار هستند که هر کدام دارای ویژگی ها و خصوصیات مخصوص به خود هستند. در چنین شرایطی یک مدیر حرفه ای باید به خوبی به این مسئله آگاه باشد که با هر کدام از پرسنل خود، با روحیات و ویژگی های متفاوت، چه برخورد و رفتاری داشته باشد و نسبت به اعمال او چه عکس العملی داشته باشد تا روند کاری خود را بالا برده و دچار پسرفت و شکست های مدیریتی در ارتباط موثر با کارکنان خود نشود. در این مقاله از نحوه برخورد با کارمندان توسط یک مدیر حرفه ای صحبت می کنیم.
اهمیت ارتباط موثر با کارمندان
ارتباط موثر با کارمندان، کلید اصلی موفقیت هر تیمی است. ارتباطی که بر پایه احترام متقابل، شفافیت و صداقت بنا شده باشد، نه تنها به افزایش انگیزه و رضایت شغلی کارمندان منجر میشود، بلکه باعث بهبود عملکرد تیم، افزایش خلاقیت و نوآوری و در نهایت دستیابی به اهداف سازمانی میشود. زمانی که کارمندان احساس کنند که نظراتشان شنیده میشود و در تصمیمگیریها مشارکت داده میشوند، احساس تعلق بیشتری به سازمان خواهند کرد و با انگیزهای مضاعف برای پیشبرد اهداف سازمان تلاش خواهند کرد.
ارتباط موثر، تنها به تبادل اطلاعات محدود نمیشود، بلکه شامل گوش دادن فعال، درک متقابل و ایجاد فضای امن برای بیان نظرات و ایدههای جدید است. مدیرانی که به ارتباط موثر با کارمندان خود اهمیت میدهند، نه تنها به عنوان یک رهبر، بلکه به عنوان یک مربی و راهنما عمل میکنند و با ایجاد روابط قوی و مبتنی بر اعتماد، محیطی کاری پویا و پر از انگیزه را برای تیم خود فراهم میکنند. در چنین محیطی، کارمندان احساس ارزشمندی میکنند و با تمام توان خود برای موفقیت تیم و سازمان تلاش خواهند کرد.
آیا مدیر و کارکنان باید با هم دوست باشند؟
این موضوع که مدیر و کارمندان رابطه ای دوستانه داشته باشند، به نحوی که یک رابطه صادقانه و صمیمانه بر اساس احترام و توجه متقابل وجود داشته باشد بسیار ارزشمند است. اما مدیریت درست این رابطه که بیشتر باید کاری و در حد و حدود زمان بندی محیط کار و مسائل غیرشخصی باشد بسیار مهم است. در رابطه بین مدیر و کارمندان در همان ابتدا مشخص کردن حد و مرز ها برای جلوگیری از سوتفاهمات و اشکالاتی که ممکن است در آینده پیش بیاید تعیین کننده و لازم می باشد.
به هر حال روابط دوستانه در محیط کاری چه در میان کارمندان و چه بین مدیر و کارمند موضوع پیچیده و مهمی است که همواره مسائلی را به همراه دارد. به طور کلی رعایت حدود و چارچوب ها و رفتار حرفه ای هر دو طرف می تواند این موضوع را به رابطه ای صحیح و کارآمد تبدیل کند.
نکاتی در رفتار با کارکنان
در ادامه این مقاله نکاتی که مدیران در رفتار با کارکنان باید رعایت کنند را ذکر می کنیم.
توجه به لحن و بیان
در برقرای ارتباط با دیگران، تنها کلماتی که بیان می شوند مهم نیستند، بلکه نحوه بیان هر حرفی و لحن فرد گوینده بسیار مهم است. چگونگی بیان و لحن بیان اثرات بسیار بیشتری نسبت به خود کلمات دارد. مدیران نباید با لحن نامناسب با کارمندان صحبت کنند، زیرا لحن بیان و حس درون آن به سادگی قابل تشخیص است و همه متوجه حس های پنهان درون آن میشوند.
مهارت های محاوره ای
در هنگام برقراری ارتباط با کارمندان بهتر است که فضایی برای تعامل ایجاد کنید. به عنوان مثال تلاش کنید از کلماتی که بحث را منحرف می کنند استفاده نکنید؛ همچنین از تکنیک های حرکتی مانند بلند شدن از جای خود در پایان مکالمه، دست دادن و تشکر، دست بر شانه زدن در مواقعی که امکان پذیر باشد و بسیاری از موارد دیگر استفاده کنید. مدیران باید مهارت های محاوره ای را تمرین کنند تا تغییرات چشمگیری در نحوه رفتار و برخورد با کارکنان داشته باشند.
قطع نکردن صحبت کارمندان
مدیران باید به خوبی به به سخنان کارکنان خود گوش دهند و سخنان آن ها را جز هنگامی که بحث از مسیر اصلی آن خارج می شود، قطع نکنند. کارفرما نباید جملات کارکنان خود را تکمیل کند و با صبر و حوصله اجازه بیان مسائلشان را بدهد.
قطعی ندانستن نظرات خود
کارفرما نباید نظرات خود را اموری قطعی و حتمی بداند، زیرا هم ممکن است خود او نیز به عنوان مدیر مجموعه اشتباهاتی داشته باشد، هم با این کار حس ناکافی بودن و دیکتاتوری بودن محیط کار را به کارمندان القا میکند. پس بهتر است همواره نسبی بودن مسائل و این موضوع که این امر ممکن است تنها نظر شخصی مدیر باشد در هنگام بیان آن ها لحاظ شود. کارمندان همواره باید به صحبت درباره مسائل تشویق شوند و نظرات موثر و فکرشده آنان مورد استفاده قرار گیرند.
کنترل داشتن روی امور
در برخورد با کارکنان بهتر است که حس کنترل شدن به صورت مستقیم به آن ها القا نشود، همیشه تمام انسان ها از این موضوع که زیرنظر بوده و تمام رفتارشان تحت کنترل است احساس ناخوشایندی دارند. بعضی از انواع کنترل ها از جمله کنترل ساعت رفت و برگشت با نرم افزار حضور و غیاب آنلاین، برای کارمندان عادی تلقی میشود. اما کار گذاشتن دوربین در تمامی اتاقها و راهروها از نظر هیچ کارمندی خوشایند نیست و به آن ها احساس عدم امنیت می دهد.
تحلیل شخصیتی کارکنان
برای موفقیت در مدیریت و داشتن مجموعه ای رو به پیشرفت، باید درک درستی از شخصیت کارمندان داشت. در اصل یک مدیر علاوه بر شناخت شخصیت افراد، باید نحوه برخورد و راه های ارتباطی با شخصیت های مختلف را بداند. آنچه واضح و مشخص است، این موضوع است که تمامی افراد جهان دارای خصوصیات اخلاقی متفاوت و مختلفی هستند و نحوه برخورد با این افراد با یکدیگر تفاوت های بسیاری دارد. به طور کلی میتوان گفت گروهی از افراد منظم یا نامنظم هستند، گروهی احساسی یا منطقی، دسته ای دیگر درون گرا یا برون گرا و گروهی دیگر کلی نگر یا جزئی نگر هستند.
یک مدیر مسئول و موفق باید درک درستی از تیپ شخصیتی کارکنان خود داشته باشد تا بتواند در شرایط خاص درست ترین نحوه برخورد را داشته باشد و تصمیمات درستی اتخاذ کند. امروزه در اکثر سازمانها و مراکز در زمان استخدام تست شخصیتی از افراد انجام میشود تا با خصوصیات اخلاقی و شخصیتی افراد آگاه شده و اطلاعات مورد نیاز را در اختیار مدیران قرار دهند.
نحوه برخورد با کارمندان ناراضی
نارضایتی کارمندان یکی از چالشهای رایج در محیطهای کاری است که میتواند بر بهرهوری، انگیزه و در نهایت موفقیت سازمان تأثیر منفی بگذارد. یک مدیر حرفهای باید به عنوان رهبر تیم، توانایی تشخیص و مدیریت این نارضایتیها را داشته باشد. در ادامه، راهکارهایی برای برخورد مؤثر با کارمندان ناراضی ارائه میشود:
- ایجاد فضای امن برای بیان نارضایتیها: اولین گام برای مدیریت نارضایتی، ایجاد فضایی امن و اعتمادآمیز برای کارمندان است تا بتوانند آزادانه نظرات، انتقادات و نگرانیهای خود را بیان کنند. این فضا میتواند از طریق جلسات یکبهیک، نظرسنجیهای ناشناس یا صندوق پیشنهادات ایجاد شود.
- گوش دادن موثر به مشکلات: هنگامی که کارمندی نارضایتی خود را ابراز میکند، مدیر باید با دقت و بدون قضاوت به صحبتهای او گوش دهد. این کار نشان میدهد که به نظر کارمند اهمیت داده میشود و به او کمک میکند تا احساس کند شنیده شده است.
- همدلی و درک: درک احساسات و دیدگاههای کارمند، گام مهمی در حل مشکل است. مدیر باید تلاش کند تا خود را به جای کارمند قرار داده و علت نارضایتی او را درک کند.
- شناسایی ریشههای مشکل: پس از گوش دادن به صحبتهای کارمند، مدیر باید به دنبال ریشههای اصلی نارضایتی بگردد تا ببیند مشکل مربوط به وظایف محوله، روابط کاری، شرایط کاری یا عوامل دیگری است.
- ارائه راهکارهای عملی: پس از شناسایی مشکل، مدیر باید به دنبال راهکارهای عملی و قابل اجرا برای حل آن باشد. این راهکارها باید با همکاری کارمند و با توجه به منابع موجود در سازمان تعیین شوند.
- تعیین مسئولیتها: برای هر راهکاری که ارائه میشود، باید مسئولیت اجرای آن به شخص مشخصی واگذار شود و زمانبندی مشخصی برای آن تعیین گردد.
- پیگیری مستمر: مدیر باید به طور مرتب پیشرفت کار و اجرای راهکارها را پیگیری کند و اطمینان حاصل کند که مشکل به طور کامل حل شده است.
- قدردانی و تشویق: پس از حل مشکل، مدیر باید از کارمند به خاطر همکاری و مشارکتش قدردانی کند. این کار باعث افزایش انگیزه و بهبود روابط کاری میشود.
- پیشگیری از تکرار مشکل: برای جلوگیری از تکرار مشکلات مشابه، مدیر باید به دنبال راهکارهایی برای بهبود سیستمها و فرآیندهای کاری باشد.
- آموزش مهارتهای ارتباطی: آموزش مهارتهای ارتباطی به مدیران و کارمندان میتواند به بهبود روابط بینفردی و کاهش نارضایتیها کمک کند.
راهکارهایی برای افزایش انگیزه در کارمندان
انگیزه، نیروی محرکهای است که کارکنان را به سوی اهداف سازمان سوق میدهد و به بهبود عملکرد و افزایش بهرهوری کمک میکند. یک مدیر حرفهای با شناخت عوامل موثر بر انگیزه کارکنان و اعمال راهکارهای مناسب، میتواند محیطی پویا و انگیزشی در سازمان ایجاد کند. در ادامه، برخی از راهکارهای موثر برای افزایش انگیزه کارکنان توسط مدیران ارائه شده است:
ایجاد چشمانداز روشن و مشترک
یک چشمانداز روشن و مشترک، به کارکنان نشان میدهد که تلاشهای آنها در جهت تحقق چه هدفی است و چه نقشی در موفقیت سازمان ایفا میکنند. با تعریف اهداف مشخص و قابل اندازهگیری، مدیران میتوانند به کارکنان انگیزه دهند تا با تلاش بیشتر به این اهداف دست یابند.
شناخت و قدردانی از کارکنان
هر فردی دوست دارد که به خاطر تلاشها و دستاوردهایش شناخته و قدردانی شود. مدیران میتوانند با برگزاری جلسات قدردانی، اهدای پاداشهای غیرمادی مانند تقدیرنامه، یا حتی پاداشهای مالی، به کارکنان نشان دهند که ارزش آنها را قائل هستند.
ایجاد فرصتهای یادگیری و رشد
کارکنانی که احساس میکنند فرصتهای یادگیری و رشد در سازمان دارند، انگیزه بیشتری برای یادگیری مهارتهای جدید و ارتقای خود نشان میدهند. مدیران میتوانند با ارائه دورههای آموزشی، کارگاهها و فرصتهای ارتقای شغلی، به کارکنان کمک کنند تا پتانسیلهای خود را شکوفا کنند.
ایجاد محیط کاری مثبت و حمایتی
یک محیط کاری مثبت و حمایتی، جایی است که کارکنان احساس امنیت، اعتماد و احترام میکنند. مدیران میتوانند با ایجاد روابط قوی با کارکنان، گوش دادن فعال به نظرات آنها و حل و فصل منصفانه مشکلات، به ایجاد چنین محیطی کمک کنند.
ایجاد تعادل بین کار و زندگی شخصی
کارکنانی که تعادل بین کار و زندگی شخصی خود را حفظ میکنند، کمتر دچار استرس و خستگی میشوند و در نتیجه، انگیزه بیشتری برای کار دارند. مدیران نباید کارکنان را تا حدی تحت فشار قرار دهند که آنها از زندگی روزمره خود غافل شوند. همچنین میتوانند با تشویق کارکنان به استفاده از مرخصیهای استحقاقی و ایجاد محیطی منعطف، به آنها کمک کنند تا این تعادل را برقرار کنند.
ایجاد احساس مشارکت
وقتی کارکنان احساس کنند که در تصمیمگیریهای سازمان مشارکت دارند، انگیزه بیشتری برای تلاش خواهند داشت. مدیران میتوانند با برگزاری جلسات گروهی، گرفتن نظرات کارکنان و در نظر گرفتن آنها در تصمیمگیریها، به ایجاد این احساس مشارکت کمک کنند.
سخن پایانی
برخورد با کارکنان در یک مجموعه توسط مدیران مسئله ای مهم و قابل توجه است و باید در نظر داشت که شرایط کاری، وظایف و ویژگی های شخصیتی هر فرد مسیر جداگانه ای برای انتخاب نحوه برخورد با کارمندان را نشان می دهد. در این مقاله از نحوه برخورد با کارمندان توسط یک مدیر حرفه ای صحبت کردیم، امیدواریم از این مقاله استفاده برده باشید.
سوالات متداول
مهمترین ویژگی یک مدیر حرفهای از نظر برخورد با کارمندان چیست؟
احترام متقابل، ایجاد حس تعلق، گوش دادن فعال، انصاف، و شفافیت از مهمترین ویژگیها هستند.
چگونه میتوان اعتماد کارمندان را جلب کرد؟
با عمل به وعدهها، شفافیت در تصمیمگیری، حمایت از کارمندان، و ایجاد محیطی امن برای اشتراکگذاری ایدهها.
چگونه میتوان یک محیط کاری مثبت ایجاد کرد؟
با تشویق همکاری، احترام متقابل، جشن گرفتن موفقیتها، و ایجاد فضایی شاد و پرانرژی.
