حضور و غیاب مدارس فرآیندی است که در طی سالیان طولانی به منظور نظم بخشی به امور تحصیلی دانش آموزان انجام می شود. ثبت ورود و خروج و نظارت بر حضور و غیاب دانش آموزان برای چارچوب دهی و نظم بخشی به فعالیت های آموزشی آنان الزامی است. اما روش حضور و غیاب در مدارس نیز به مرور زمان دچار تحول شده و حضور و غیاب کاغذی جای خود را به حضور و غیاب هوشمند داده است. استفاده از انواع دستگاه های حضور و غیاب در مدارس برای ثبت دقیق حضور و غیاب دانش آموزان، امکان نظارت صد درصدی بر عملکرد دانش آموزان و کنترل تردد در مدارس را فراهم آورده است. برای آشنایی بیشتر با شیوه های حضور و غیاب در مدارس و سامانه هوشمند آن در ادامه با ما همراه باشید.
مزایای استفاده از سامانه هوشمند حضور و غیاب
قوانین تعیین شده در هر محیطی برای مدیریت موفق و نیز جلوگیری از هرج و مرج الزامی است. قانون ورود و خروج به موقع از کلاس های درس و مدرسه یکی از مهم ترین قوانین برای حفظ امنیت و انظباط در مدارس است. اصلی ترین دلیل حضور و غیاب دانش اموزان نظم بخشی به فعالیت های آموزشی مدارس است. حضور به موقع دانش آموزان در کلاس های درس نقش مهمی در کنترل ازدحام در مدرسه و نظم دهی به آموزش دانش آموزان دارد.
در فرآیند حضور و غیاب مدیران و مسئولان مدرسه می توانند به راحتی فعالیت های آموزشی و پژوهشی دانش آموزان را برنامه ریزی و هماهنگ کنند. همچنین حضور به موقع دانش آموزان در کلاس های درس در ارتقا دانش و مهارت های آنان و در نهایت ارتقا سطح علمی مدرسه نقش دارد. فرآیند حضور و غیاب علاوه بر کمک به مسئولان مدرسه برای کنترل و مدیریت بهتر مدرسه، باعث تشویق دانش آموزان برای حضور به موقع در کلاس های درس می شود. حفظ امنیت دانش آموزان در مدرسه و اطلاع رسانی وضعیت حضور در کلاس ها و عملکرد دانش آموزان به والدین از دیگر اهداف حضور و غیاب در مدارس هستند.
نرم افزار حضور و غیاب مدارس
سامانه حضور و غیاب هوشمند در مدارس به طور معمول از دستگاه و نرم افزار حضور ونیمباز هوشمند تشکیل شده است. دستگاه های حضور و غیاب انواع متنوعی دارند که هر یک دارای سیستم عملکرد ویژه ای هستند. متداول ترین دستگاه های حضور و غیاب مدارس دستگاه های کارتی و اثر انگشتی هستند. به وسیله این دستگاه ضابطان مدرسه به راحتی می توانند ساعت حضور و غیاب دقیق دانش آموزان را ثبت و بایگانی کنند و در صورت لزوم گزارش ورود و خروج دانش آموزان را برای والدین آن ها ارسال کنند. استفاده از دستگاه حضور و غیاب به جای دفاتر سنتی حضور و غیاب مزایای فراوانی دارد. از جمله این مزایا می توان به عدم بروز خطای سهوی در ثبت تردد، عدم نیاز به دفاتر کاغذی، کاهش ریسک از بین رفتن اطلاعات حضور و غیاب مدرسه و … اشاره کرد.
نرم افزار حضور و غیاب مدارس چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟
قطعا تمامی مدارس و مراکز آموزشی جهت کنترل تردد دانش آموزان و پرسنل خود در جستجوی بهترین سامانه نرم افزار حضور و غیاب هستند. زیرا انتخاب یک سیستم نامناسب می تواند موجب عدم رضایت مدیران و والدین و تاثیر منفی بر ذهن آن ها در مورد هوشمند سازی مدارس می گردد.
یکی از ویژگی هایی که یک نرم افزار حضور و غیاب مدارس مناسب باید داشته باشد توانایی کافی در کنترل دقیق تردد و ارسال پیامک اطلاع رسانی به والدین دانش آموزان است. سرعت این نرم افزارها باید در حدی بالا باشد که موجب ایجاد ترافیک و یا هنگ شدن آن نگردد، به عبارتی به خوبی بتواند به حجم انبوه دانش آموزان جوابگو باشد.
علاوه بر کنترل ورود و خروج دانش آموزان، تردد معلمان و به موقع حضور یافتن آن ها سر کلاس نیز مهم است. این نرم افزار باید بتواند به طور یکپارچه تردد پرسنل و دانش آموزان را ثبت نماید و بتواند به خوبی ورود و خروج های پرسنل و دانش آموزان را تفکیک نماید.
سیستم پیام کوتاه همه امکانات لازم به منظور نظرسنجی، اطلاع رسانی، مسابقه و … را به خوبی ارائه می دهد. این سیستم با ترکیب شدن با دیگر بخش های سامانه به طور یکسپارچه موجب تسهیل نمودن خیلی از امور می گردد. به بیانی دیگر می توان گفت یک سامانه مناسب حضور و غیاب مدارس باید دارای امکان اتصال به سامانه پیام کوتاه باشد.
آیا می توان حضور غیاب پرسنل مدارس را نیز با سیستم کنترل تردد دانش آموزان انجام داد؟
بله، همانطور که اشاره شد یکی از مهم ترین ویژگی های سامانه حضور و غیاب مدارس، امکان کنترل تردد جداگانه پرسنل مدرسه و دانش آموزان است. در واقع به کمک نرم افزار حضور و غیاب مدارس، می توان ساعات رفت و آمد اساتید مدرسه و دانش آموزان را به صورت دقیق و جداگانه ثبت نمود. همچنین می توان تاخیر حضور دانش آموزان و یا خروج زودهنگام آن ها را نیز ثبت نمود. این سیستم موجب برقراری نظم هرچه بیشتر در مدرسه و برگزاری به موقع کلاس ها می گردد.
انتخاب سامانه حضور و غیاب مناسب برای هوشمند سازی مدارس
اگر بخواهید یک سیستم حضور و غیاب هوشمند مدارس را انتخاب نمایید، احتمالا با چالش های بسیاری هنگام انتخاب مواجه خواهید شد. در هنگام انتخاب این دستگاه ها نه تنها باید کیفیت و کارایی دستگاه را مورد ارزیابی قراردهید بلکه باید به تعداد اعضا توجه کنید. زیرا سامانه حضور و غیاب یک دستگاه با کاربرد عمومی نیست و باید برای هر مرکز آموزشی و مدرسه ای متناسب با خصوصیات آن انتخاب شود. از جمله مواردی که در هنگام انتخاب دستگاه حضور و غیاب مدارس باید به آن توجه داشته باشید می توان به موارد زیر اشاره نمود.
· انتخاب نوع و ظرفیت دستگاه
دستگاه انتخابی برای ثبت تردد در مدارس باید متناسب با تعداد اعضا باشد. در واقع ، دستگاه های حضور و غیاب مختلف دارای ظرفیت های خاصی هستند و بر اساس ظرفیت تعریف شده کنترل تردد دانش آموزان را انجام می دهند. همچنین انواع مختلف سامانه حضور و غیاب وجود دارد که این فرآیند را از طریق تشخیص چهره، اثر انگشت، تشخیص کف دست و یا ارائه کارت مخصوص انجام می دهند. از بهترین سیستم های حضور و غیاب برای استفاده در مدارس می توان به سیستم اثر انگشتی اشاره نمود که دقت بالایی داشته و کار با آن بسیار راحت است. دستگاه های حضور و غیاب چند منظوره نیز مانند تشخیص چهره و اثر انگشت همزمان نیز می توانند گزینه مناسبی برای استفاده در مدارس باشند. البته میزان بودجه هم در انتخاب نوع دستگاه حضور و غیاب مناسب برای مدارس موثر است، مدیران و مسئولین مدرسه می توانند با توجه به تعداد اعضای مدرسه و نیز میزان بودجه مد نطرخود بهترین گزینه را انتخاب کنند.
· امکان اتصال به موبایل
یکی دیگر از مواردی که می تواند کارآمدی سیستم حضور و غیاب را تعیین کند امکان اتصال آن به سیستم های سخت افزاری و نرم افزاری دیگر مانند موبایل برای گزارش دهی به والدین و مدیران مدارس است. بهتر است دستگاه حضور و غیاب مورد استفاده در مدارس امکان اتصال به دستگاه موبایل را داشته باشد تا اطلاع رسانی و گزارش دهی به والدین به راحتی انجام شود.
· امکان استفاده آسان در حضور و غیاب مدرسه
از دیگر مواردی که در هنگام خرید باید به آن توجه داشته باشید کاربرپسند بودن و کاربری آسان دستگاه است. زیرا این دستگاه معمولا توسط دانش آموزان یا معلمان مورد استفاده قرار می گیرد و کار با آن نباید خیلی پیچیده و وقت گیر باشد. استفاده از دستگاه هایی که کار با آن ها سخت و وقت گیر است امکان بروز خطا در کنترل تردد دانش آموزان و نیز ازدحام جمعیت در پیرامون دستگاه را افزایش می دهد.
سخن پایانی
استفاده از سامانه حضور و غیاب مدارس می تواند گامی موثر در راستای کمک به افزایش کیفیت آموزش در مدارس باشد. در صورتی که دانش آموزان و معملمان به موقع در مدارس حضور یابند نه تنها نظم و تعادل در مدرسه ایجاد می شود، بلکه پیشرفت علمی دانش آموزان را نیز به دنبال خواهد داشت. علاوه بر این هوشمند سازی حضور و غیاب در مدارس موجب صرفه جویی در زمان و کاهش نیاز به منابع انسانی شده و بهره وری مدارس افزایش می یابد. بنابراین مدارسی که می خواهند عملکرد بهتر و پیشرفت بیشتری داشته باشند نباید از سامانه حضور و غیاب غافل شوند و باید مجموعه خود را هوشمند سازند.
