با توجه به نیازهای مختلف کارکنان و برنامههای کاری، سامانههایی برای مدیریت و ثبت اطلاعات مرتبط با مرخصی طراحی شدهاند. سامانه “اتنسی” یکی از این ابزارهاست که با قابلیتهای گسترده خود، امکان مشاهده و مدیریت مانده مرخصی را بهسادگی فراهم میکند.
در این سامانه، مدیران میتوانند اطلاعاتی چون میزان مرخصیهای اهدا شده، استفاده شده و باقیمانده را بر اساس سطح دسترسی خود بهدقت مشاهده کنند. علاوه بر این، امکان اعمال تغییرات در میزان مرخصی به شکل اعطا یا کسر، بهصورت دقیق و با وارد کردن اطلاعات مورد نیاز در اختیار مدیران قرار داده شده است.
چگونه میتوان در اتنسی مانده مرخصی کارکنان را مشاهده کرد؟
در اتنسی مدیران میتوانند میزان کل مرخصی های پرسنل، میزان مرخصی های استفاده شده و در آخر میزان مرخصی باقی مانده را با توجه به سطح دسترسی خود مشاهده کنند. برای این کار لازم است وارد نسخه وب اتنسی شوید و مراحل زیر را طی کنید:
1.در نوار آبی رنگ سمت راست گزینه مانده مرخصی را انتخاب کنید و در صفحه باز شده هر یک از فیلتر های موردنظر را اعمال کنید:
- واحد سازمانی: اگر قصد دارید ببینید پرسنل یک واحد سازمانی خاص، چه میزان مرخصی دارند، واحد سازمانی مورد نظر را در این بخش انتخاب کنید.
- پرسنل: اگر اطلاعات مرخصی پرسنل خاصی مدنظر شماست، از بخش پرسنل نام شخص موردنظر را انتخاب کنید و به راحتی تمام اطلاعات مربوط به وی را مشاهده کنید.
- شیفت: در بخش شیفت، یکی از شیفتهایی که قبلا در اتنسی تعریف کردهاید را وارد کنید تا اطلاعات مربوط به مرخصی کارکنان شیفت مورد نظر نمایش داده شود.
- سال: در این بخش سال مورد نظر را انتخاب کنید تا تمام اطلاعات مرخصی مربوط به سال مورد نظر را مشاهده کنید.
- خروجی: پس از اعمال فیلترهای مورد نظر، میتوانید از نتایج خروجی تهیه کنید.
مدیران چگونه میتوانند در اتنسی از مرخصیهای کارکنان کم کنند یا به آن اضافه کنند؟
کارفرما میتواند به عنوان تشویقی به کارکنان خود مرخصی اضافی اعطا کند یا به هر دلیلی از مرخصیهای وی کم کند. برای این کار لازم است در بخش انده مرخصی مراحل زیر طی شود:
1.دکمه اعطا/کسر مانده مرخصی را بزنید.
2.در صفحه باز شده بسته به اینکه میخواهید مرخصی اضافه یا کم کنید گزینه اعطا یا کسر را انتخاب کنید.
3.نام پرسنلی که قصد تغییر در میزان مرخصی وی دارید را وارد کنید.
4.مقدار اعطا به مانده مرخصی یا مقدار کسر از مانده مرخصی را بر حسب دقیقه وارد کنید.
5.تاریخ مورد نظر را وارد کنید.
6.در صورت نیاز در بخش توضیحات دلیل اعطا یا کسر مرخصی را توضیح دهید.
7.در پایان دکمه اعطا یا کسر را کلیک کنید.
جمعبندی
در نهایت، سامانه اتنسی با فراهم کردن امکان مشاهده و مدیریت مانده مرخصیها، ابزاری کارآمد برای مدیران و پرسنل محسوب میشود. از طریق این سامانه، نهتنها مدیران میتوانند میزان مرخصیهای باقیمانده و استفادهشده را بهدقت بررسی کنند، بلکه امکان اعطا یا کسر مرخصیهای اضافی نیز بهسادگی فراهم شده است. این قابلیتها به مدیران اجازه میدهد که بهطور منظم و منصفانه مرخصیهای کارکنان را تنظیم کنند و از هرگونه ابهام و اشتباه در مدیریت این بخش جلوگیری نمایند.
