مدیریت پروژه 

هر ساله هزاران طرح و پروژه در زمینه های مختلف عمرانی، ساختمانی، تولیدی و… اجرا می شود. این پروژه ها برای به نتیجه رسیدن مطلوب به یک مدیریت قوی و کامل نیاز دارند. مدیریت پروژه  management Project شامل تمام اقداماتی است که در راستای رسیدن به یک هدف خاص انجام می شود و بر تمامی ابعاد پروژه از جمله هزینه­ها، پرسنل، نحوه انجام کار و کلیه جزئیات نظارت دارد.‌ بنابراین مدیر پروژه شخصی است که وظیفه کنترل و مدیریت اقدامات لازم برای دستیابی به دستاوردی خاص را دارد، لازمه انجام وظایف مدیریت داشتن دانش کافی و به روز در زمینه انجام طرح است. در این مقاله پیرامون مفاهیم مدیریت پروژه و چگونگی مدیریت موفق یک پروژه اطلاعات مفیدی ارائه خواهیم داد.

مدیریت پروژه چیست؟

برای توضیح و بررسی مدیریت پروژه لازم است در ابتدا تعریفی از پروژه داشته باشیم. در یک تعریف کلی می توان گفت هر طرحی که در یک زمان مشخص شروع و خاتمه پیدا می کند و منجر به دستاورد خاص و پیش بینی شده ای می گردد را پروژه می گویند. در واقع می توان گفت که مجموعه فعالیت های فردی و یا گروهی که با یک برنامه مشخص انجام شده و به نتیجه مشخص هم ختم می شود یک پروژه را می سازند.

اما مدیریت این پروژه ها شامل دانش، مهارت، ابزار و تجهیزاتی که برای انجام پروژه و به نتیجه رسیدن آن به کار گرفته می شو ند. مدیریت پروژه باید روشی را برای برنامه ریزی، نظارت، کنترل و انجام صحیح امور ارائه دهد تا در نهایت کل پروژه چیه نتیجه مطلوب منتهی شود‌. شخصی را که مسئولیت مدیریت پروژه را برعهده می گیرد، مدیر پروژه است و همواره نقش اصلی را در مدیریت پروژه و اجرایی کردن طرح ها دارد

مدیر موظف است برای اجرای کامل طرح امکانات و نیروی انسانی لازم را تامین نماید و برنامه کاری را به گونه ای تدوین کند که اهداف پروژه و سایر ذی نفعان به طور کامل مهیا شود. در واقع، یک مدیر موفق به گونه ای امور را کنترل می کند که در نهایت پروژه در زمان مقرر تحویل داده شده و کیفیت کار هم مطلوب و رضایت بخش باشد.

مبانی و مفاهیم مدیریت پروژه

برای انجام هر کاری باید ابتدا مفاهیم بنیادی آن را فرا گرفت. مدیریت پروژه هم از این قاعده مستثنی نیست به همین دلیل برای مدیریت یک پروژه باید ابتدا مبانی آن را بدانیم.

تعریف چارچوب  مشخص برای پروژه

اولین قدم برای مدیریت پروژه مشخص کردن چارچوب پروژه است. منظور این نیست که قبل از انجام کار تمام جزئیات آن را مشخص کنیم بلکه مقصود این است که یک برنامه ریزی مشخص و مدون برای انجام کار داشته باشیم. به طور مثال، زمان شروع طرح باید تعیین شود، مدت زمان لازم برای کامل شدن پروژه بررسی شود و بودجه لازم پیش بینی و تامین شود.

تعیین اهداف پروژه

از دیگر اصول و مبانی مدیریت پروژه، تعیین هدف طرح است زیرا بدون هدف تلاش هیچ معنا و مفهومی ندارد. برای داشتن یک برنامه ریزی دقیق و عملکرد مناسب در ابتدا باید هدف تعیین شده باشد. می توان یک هدف کلی را در نظر گرفت، سپس هدف را در بازه های زمانی مختلف تعیین کنیم و برای رسیدن به آن برنامه ریزی کنیم.

تامین ابزار و تجهیزات

قطعا برای انجام کار تجهیزات و ابزارهای مختلف مورد نیاز است. اصول مدیریت پروژه می گوید مدیر باید لیستی کامل از تمام ابزارآلات لازم برای انجام پروژه را تهیه کند. با توجه به این لیست می توان هزینه تامین آن ها را نیز برآورد کرد. از دیگر وظایف مدیریت پروژه تامین تجهیزات پروژه است که باید از راه های مختلف برای به ثمر رسیدن طرح فراهم شود.

الویت بندی کارها و تعیین وظیفه پرسنل

اولویت بندی امور باید به طور دقیق مشخص شود، یعنی امور اصلی و مهم ابتدا انجام شده و سپس بر اساس سایر اولویت ها بقیه امور به انجام برسد. وظایف و مسئولیت های هر شخص باید کاملا مشخص باشد و افراد با توجه به حیطه کاری خود به انجام امور محوله بپردازند.

در هر مرحله از کار باید ارزیابی پروژه صورت بگیرد تا میزان پیشرفت کار مشخص شود. سرعت پروژه نیز باید با توجه به فوریت طرح و توانایی پرسنل تنظیم شود. در برخی از مواقع به دلیل نیاز  یکی از مهمترین اصول مدیریت پروژه مدیریت و بررسی ریسک ها است. ریسک های احتمالی باید مورد  بررسی همه جانبه قرار بگیرد و سپس تصمیم گیری نهایی اخد شود.

رویکردهای مدیریت پروژه

برای مدیریت پروژه روش ها و رویکردهای مختلفی وجود دارد که با توجه به برنامه مدیر طراحی و اجرا می شوند. برخی مدیران از رویکرد مشارکتی استفاده می کنند به این معنی که مدیریت بخشی از امور را خود به عهده می گیرند و بخشی دیگر را به مدیران و یا سایر کارمنان می سپارند. همان طور که از نام این روش مشخص است هدایت و کنترل مجموعه به صورت مشارکتی انجام می شود.

برخی دیگر از مدیران طرح را به صورت انحصاری مدیریت می کنند. در واقع مدیریت و برنامه ریزی کل امور در تمام بخش ها به عهده خود مدیر پروژه است. در این شرایط مدیران ممکن است با دیگر اعضای تیم مشورت کرده و بهترین تصمیم را اخذ نمایند، اما در نهایت تصمیم گیرنده اصلی و مسئول آن مدیر پروژه است.

امروزه برای تمام رشته ها نرم افزارهای تخصصی برای طراحی و تا حدودی اجرا طرح ها در دسترس قرار گرفته اند. یکی دیگر از رویکردهای مدیریت پروژه استفاده از این نرم افزارها است. نکته ای که در مورد این نرم افزارها وجود دارد این است که انجام محاسبات به طور کاملا دقیق انجام می پذیرد اما ممکن است از این طریق نتوان کلیه موارد مورد نظر را بررسی کرد.

چگونه یک مدیر پروژه موفق باشیم

قطعا هر پروژه موفق را یک مدیر موفق هدایت و راهنمایی نموده است. برای اینکه یک مدیر موفق بود باید به

نکات بسیاری توجه کرد. در این قسمت ویژگی های یک مدیر پروژه موفق را برمی شمریم.

افزایش ارتباطات کارامد

در اجرای یک پروژه که گاها چند صد نفر در آن همکاری می کنند ایجاد یک ارتباط موثر و کارآمد از اهمیت ویژه ای برخوردار است. در شرایطی طرح موفق می شود که اعضای آن ارتباط خوبی با یکدیگر داشته باشند، با یکدیگر مشورت کنند، به همدیگر اعتماد داشته باشند و به پیشرفت مجموعه کمک کنند.

یک مدیر پروژه موفق می داند که باید این ارتباط سالمی را بین کارکنان ایجاد کرده و باعث بالا بردن مشارکت ان ها با همدیگر شود.

مدیریت گردش کار

یک مدیر موفق همواره سعی می کند به تمامی امور کنترل داشته باشد. استخدام افراد کارآزموده و با تجربه، توانایی برخورد  و حل مشکلات، آموزش کارکنان و… جز موارد مورد توجه مدیران موفق است.

توانایی تصمیم گیری در لحظه

گاهی در انجام پروژه ها شرایطی اضطراری پیش می آید که نیاز به تصمیم گیری سریع و پذیرش ریسک دارد . مدیر موفق کسی است که در این لحظه توانایی آنالیز شرایط و اخذ بهترین تصمیم را داشته باشد.

ارتقا توانایی و مهارت

یک مدیر کارامد می داند که برای پیشبرد اهداف خود و پروژه باید به افزایش مهارت ها و توانایی های پرسنل خود کمک کند. ایجاد برنامه های مختلف اموزشی و سایر روش ها سبب بالا بردن سطح توانایی کمی و کیفی کارکنان می شود. ناگفته نماند خود مدیر همه باید همواره در جهت افزایش اطلاعات به روز و مهارت های خود کوشش نماید.

سخن پایانی

مدیران پروژه در واقع رهبران هر مجموعه هستند که باید با برنامه ریزی دقیق و بررسی همه جانبه امور طرح را به بهترین شکل ممکن با کمترین هزینه و در کمترین زمان به اتمام برسانند. یک مدیر پروژه برای اینکه وظایف و مسئولیت های خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهد باید توان برنامه ریزی بالایی داشته باشد. همچنین باید توانایی هدایت تیم را دارا باشد، مدیر باید بتواند ریسک تصمیمات خود را به عهده بگیرد، تصمیمات مهم را اخذ نماید.